Інвентаризація грошових коштів в каси

.3 Інвентаризація  грошових коштів в каси

Інвентаризація це спосіб виявлення фактичної наявності  і зрівняння його з даними бухгалтерського  обліку. Інвентаризація є необхідним доповненням до документації господарських  операцій.

Відповідно до п. 4 Положення №637 інвентаризація кас проводиться з метою контролю за збереженням готівкових грошових коштів за збереження готівкових коштів на підприємствах [1].

Згідно з п. 2 ст. 10 Закону про бух облік об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власником підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим відповідно до законодавства. Перелік таких обов'язкових підстав для проведення інвентаризації активів та зобов'язань підприємства, у тому числі готівкових коштів у касі, установлено п. 3 Інструкції №69.

Так, інвентаризація обов'язково проводиться, зокрема:

- при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;

- за рішенням судово-слідчих органів;

- у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

- перед складанням річної бухгалтерської звітності;

- при зміні матеріально відповідальної особи (на день приймання-передачі справ);

- при встановленні фактів розкрадань або зловживань (на день установлення таких фактів) тощо [9].

Для проведення інвентаризації каси на підприємстві призначається спеціальна інвентаризаційна комісія. Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

- своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про грошові кошти і документи, цінні папери та заборгованості в розрахунках;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку [1].

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою  участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентаризації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги  тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі  або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів - підлягає стягненню з касира. Акт інвентаризації грошових коштів у касі наведено нижче.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена  комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів  інвентаризації недійсними.

Перед початком інвентаризації комісії  необхідно отримати від особи, відповідальної за збереження грошових коштів, останній касовий звіт, в якому визначено  залишок грошових коштів на день інвентаризації. До звіту має бути додано всі прибуткові та видаткові касові документи. Касир має додати розписку про те, що всі документи здано до бухгалтерії, усі грошові кошти, котрі надійшли, повністю оприбутковано, а ті, які вибули, - списано за видатками.

Інвентаризація каси проводиться  в такій послідовності:

- підраховується фактична  наявність у касі готівкових  грошових коштів, грошових документів, цінних паперів;

- перевіряється правильність  оприбуткування та списання готівкових  грошових коштів, а також оформлення  грошових документів;

- оформлюється Акт  про результати інвентаризації наявних коштів. Інвентаризаційна комісія визначає фактичну наявність грошових коштів та інших цінностей шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів, цінних паперів, чекових книжок та грошових документів, що знаходяться в касі підприємства. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою.

Основними документами, що підлягають вивченню при проведенні інвентаризації, є:

- касова книга (типова  форма №КО-4);

- прибуткові касові  ордери (типова форма №КО-1) та видаткові касові ордери (типова форма №КО-2);

- Журнал реєстрації  прибуткових та видаткових касових  документів;

- Реєстр депонованої  заробітної плати;

- Книга обліку прийнятих  і виданих касиром грошей.

У разі ведення касової  книги в електронному вигляді слід звернути увагу на правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками  грошових коштів і інших цінностей, що знаходяться у касі, з даними бухгалтерського обліку регулюються в наступному порядку:

- грошові кошти та  інші цінності, які виявлені в  надлишку, підлягають оприбуткуванню  та зарахуванню відповідно на  збільшення доходу підприємства  з подальшим встановленням причин  виникнення надлишків і винних  у цьому осіб;

- недостачі грошових коштів і інших цінностей, які виявлені при інвентаризації каси, стягуються з матеріально-відповідальних осіб, а за умов, коли винні не встановлені або у стягненні винних осіб відмовлено судом, зараховуються до витрат підприємства.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків, яка здійснюється за результатами проведення інвентаризації грошових коштів та інших цінностей, що знаходяться у касі підприємства, представлено у таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Кореспонденція бухгалтерських рахунків за результатами інвентаризації каси

№ п/п	Зміст господарської  операції	Дебет	Кредит
1.	Виявлено надлишки грошових коштів в результаті інвентаризації	30 «Каса»	719 «Інші доходи від  операційної діяльності»
2.	Відображено суму нестачі  грошових коштів у касі, яку не відшкодовує матеріально-відповідальна особа	947 «Нестачі і витрати  від псування цінностей»	30 «Каса»
3.	Відображено суму, яка  підлягає відшкодуванню винною особою	375 «Розрахунки за відшкодуванням  заданих збитків»	30 «Каса»
4.	Внесено до каси суму недостачі грошових коштів матеріально-відповідальною особою	30 «Каса»	375 «Розрахунки за відшкодуванням  заданих збитків»
5	Оприбуткування надлишку у касу і внесення в дохід підприємства	301	74

Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, фінансові органи та установи банків.

У випадку відсутності касира по поважних причинах (хворобі), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Після закінчення інвентаризації описи  підписуються всіма членами комісії. Один примірник опису залишається  у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії. У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках.

Таким чином значення інвентаризації полягає в тому, що вона забезпечує достовірність облікових даних; дає можливість перевірити роботу матеріально  відповідальних осіб; у ході інвентаризації перевіряються умови збереження, санітарні норми, правила; є засобом контролю за раціональним використанням грошових коштів; інвентаризація розрахунків з дебіторами сприяє зміцненню фінансового стану підприємства.