Облік медикаментів і перев’язувальних засобів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Доповідь на тему:

«Облік медикаментів і перев’язувальних засобів»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Львів 2011

 

Класифікація лікувальних  засобів

Значну питому вагу щодо видатків медичних закладів становить  код 1132 «Медикаменти та перев’язувальні  засоби». Облік зазначеної категорії запасів регулюється Інструкцією з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок коштів Державного бюджету СРСР, затвердженою Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 2.06.87 № 747.

Відповідно до зазначеного  документа у складі лікувальних  засобів виокремлюють:

• медикаменти, до складу яких належать лікувальні засоби, сироватка, вакцини, лікувальна рослинна сировина, лікувальна мінеральна вода, дизенфекційні засоби тощо;
• перев’язувальні матеріали — марля, бинти, вата, компресна клейонка та папір тощо;
• допоміжні матеріали — папір вощений, пергаментний і фільтрувальний, паперові коробки й мішечки, капсули й облатки, ковпачки, пробки, нитки, сигнатури, етикетки, гумові обхвати, смоли тощо;
• тара, яка являє собою склянки й банки місткістю понад 5000 мл, бутлі, бідони, ящики та інші предмети;
• зворотну тару — предмети, вартість яких не включено до ціни придбаних медикаментів (продані в оплачених рахунках окремо).

У складі медикаментів виокремлюють ті, що підлягають предметно-кількісному  обліку та обліку в сумовому виразі. Відповідно до Переліку лікувальних засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затвердженого Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 30.06.94 № 117, до зазначеної категорії медикаментів відносять:

• наркотичні лікарські засоби;
• психотропні лікарські препарати;
• отруйні лікарські засоби;
• спирт етиловий;
• лікарські засоби, що мають одурманюючу властивість, морадон, нові препарати для проведення клінічних досліджень;
• дефіцитні та дорогі лікувальні засоби.

Облік лікарських засобів  охоплює за топографією ведення  обліку в аптеках установ, облік  у відділеннях та облік медикаментів та перев’язувальних засобів у бухгалтерії.

В єдиній системі обліку зазначені складові мають забезпечити:

• повний облік надходження лікувальних засобів та своєчасне відображення даних щодо їхнього руху в системі бухгалтерського обліку;
• контроль за раціональним і цільовим використанням коштів, що виділені за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»;
• контроль за збереженням лікувальних засобів в аптеках і відділеннях, дотриманням установлених правил оформлення їх приймання і відпуску, проведення інвентаризації;
• суворий контроль за збереженням та рухом медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку, за дотриманням правил обігу зазначених речовин у закладах охорони здоров’я, установлених Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 18.12.97 № 356.

Лікувальні засоби, як і інші товарно-матеріальні цінності, можуть надходити до установ у  вигляді гуманітарної допомоги, безкоштовної передачі, закупівлі, яка має проводиться  виключно через систему тендерних торгів.

Облік лікувальних  засобів у аптеках установи

Надходження лікувальних  засобів до медичної установи супроводжується  прийняттям їх в аптеку установи, яка  має бути розміщена в спеціально обладнаному приміщенні.

Під час надходження  лікувальних засобів до аптеки завідувач аптекою або інша вповноважена особа перевіряє відповідність їхніх якісних і кількісних характеристик даним первинних документів, а також правильність цін за одиницю. Після перевірки за умов повної відповідності ця особа робить позначку на документах постачальника. У разі виявлення нестач, надлишків, псування чи бою подальше прийняття зазначених матеріальних цінностей здійснює утворена наказом установи комісія.

Про отримані й перевірені рахунки постачальників завідувач  аптеки робить записи в книзі реєстрації рахунків, що надходять до аптеки (ф. № 6-МЗ), після чого вони передаються для оплати до бухгалтерії. Звичайні лікарські засоби обліковуються в аптеці в сумовому (грошовому) вираженні, при цьому реєстром обліку щодо зазначеної групи медикаментів і перев’язувальних засобів є книга форми № 6-МЗ.

Для обліку медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку, призначено Книгу предметно-кількісного обліку аптекарських засобів (ф. № 8-МЗ), в якій на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка. До початку здійснення записів у книзі її сторінки нумеруються, а їх кількість завіряє головний бухгалтер. Записи про надходження лікарських засобів здійснюють на підставі документів постачальника.

Лікарські засоби відпускаються  з аптеки до відділень через матеріально  відповідальних осіб відділень (кабінетів) за накладними (вимогами), затвердженими  керівником медичного закладу.

Порядок оформлення накладної (вимоги) описано раніше. У накладній неодмінно має бути зазначено повну назву препарату та наведено інформацію про його розміри, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку й кількість. Лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються за окремими проштампованими накладними (вимогами), записи в яких мають бути підтверджені печаткою установи й підписом її керівника. У них обов’язково зазначається номер історії хвороби та прізвище, ім’я, по батькові хворих.

Лікарські засоби аптека відпускає до відділень (кабінетів) у розмірі поточної потреби в них. Зокрема, установлено такі нормативи:

• для отруйних лікарських засобів — 5-денний запас;
• для наркотичних лікарських препаратів — 3-денний запас;
• для інших медикаментів і перев’язувальних засобів — 10-дениий запас.

Накладні (вимоги) на видачу лікувальних засобів до відділень  таксує завідувач аптеки чи вповноважена особа з метою визначення вартості відпущених матеріальних цінностей, а  далі вони реєструються у книзі обліку протаксованих накладних вимог (ф. № 7-МЗ), при цьому номери накладних (вимог) на відпуск лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, підкреслюються. Зазначений реєстр обліку оформлюється у встановленому порядку: сторінки нумеруються, а їх кількість завіряється підписом головного бухгалтера. Для великих установ на кожне відділення відводиться окрема сторінка. По закінченні місяця у книзі виводяться конкретні підсумки за кожною групою відпущених медичних засобів та загальна сума. Зазначені дані переносяться до звіту аптеки у процесі надходження та витрачання аптекарських засобів у грошовому виразі (ф. № 11-МЗ). Звіт складається у двох примірниках. Дані про надходження лікарських засобів переносяться до звіту з книг ф. № 6-МЗ, ф. № 8-МЗ (рис. 1).

 

Рис. 1. Схема обліку лікувальних засобів у аптеках установ

На підставі накладних  вимог на відпущені лікарські  засоби, що підлягають предметно-кількісному  обліку, складається відомість вибірки  витрачених однойменних запасів (ф. № 1-МЗ), записи в якій здійснюються за кожним найменуванням. Загальна кількість відпущених за день зазначених матеріальних цінностей переноситься з відомості до книги предметно-кількісного обліку аптекарських запасів.

Допоміжні матеріали, отримані за рахунками постачальників, списуються на видатки як в аптеці, так і в бухгалтерії у грошовому виразі в міру їх надходження в аптеку. Вартість тари, включеної постачальником до ціни лікувальних засобів, яка не підлягає обміну й поверненню, списується на видатки під час списання цих лікарських засобів. Якщо вартість безповоротної одноразової тари не включено в ціну отриманих засобів, а зазначено в рахунку постачальника окремо, така тара в міру її звільнення від упакованих у неї медичних препаратів списується на видатки з підзвіту завідувача аптеки.

В аптеках установ  завідувач зазначеного структурного підрозділу здійснює постійний контроль. У разі виявлення втрат від  псування зазначеної категорії запасів  комісія у складі головного бухгалтера, завідувача аптеки та представника трудового  колективу складає Акт на списання зіпсованих цінностей, що зберігаються в аптеці (ф. № 9-МЗ) у двох примірниках. Списані за актом лікарські засоби знищуються у присутності комісії, а про факт знищення робиться запис в акті з зазначенням дати і способу знищення.

Облік лікувальних засобів у відділеннях установи

Лікувальні заклади, які  не мають у своєму складі структурних підрозділів аптек, отримують лікувальні засоби з госпрозрахункових аптек прямо у відділення. Розмір разової вибірки медикаментів і перев’язувальних засобів визначається нормами поточної потреби.

Лікувальні засоби отримуються  в установлені та погоджені керівником установи й завідувачем аптеки терміни  через матеріально відповідальну  особу відділень (головні медсестри, старші медсестри тощо) за накладними (вимогами) чи накладними (ф. № 16-АП). Накладні (вимоги) виписує старша (головна) медична сестра за класифікаційними групами лікарських засобів, у чотирьох (п’яти) примірниках. Два примірники передаються до медичного закладу, два (три) залишаються в госпрозрахунковій аптеці. Для отримання зазначених матеріальних цінностей головним чи старшим медсестрам видається довіреність, строк дії якої залежить від групи медикаментів (для отруйних і наркотичних засобів — до 1 місяця, для інших — у межах поточного кварталу). Для забезпечення контрою за витрачанням лікувальних засобів під час оформлення довіреності на отримання медикаментів з аптеки фіксується інформація про грошові норми витрачання на поточний місяць, яка розраховується за кожним відділенням окремо з урахуванням профілю ліжка.

Отримані з госпрозрахункової  аптеки лікарські засоби зберігаються в пристосованих для цього  приміщеннях відділень чи кабінетах  у шафах, сейфах і холодильних  камерах.

Облік лікарських засобів  групи предметно-кількісного обліку веде у відділеннях (кабінетах) головна (старша) медична сестра у формі обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах лікувально-профілактичних установ та у книзі обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах (ф. № 60-АП). Наприкінці кожного місяця головна (старша) медична сестра складає звіт про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку (ф. № 2-МЗ), який після затвердження керівником установи передається до бухгалтерії (рис. 2).

Рис. 2. Схема обліку лікувальних засобів групи предметно-кількісного обліку у відділеннях

Для забезпечення зберігання лікарських засобів у медичних установах  має бути утворено постійну комісію, яка щомісячно перевіряє у  відділеннях (кабінетах) стан зберігання, обліку й витрачання наркотичних засобів і не рідше ніж двічі на рік — фактичну наявність інших лікарських засобів групи предметно-кількісного обліку.

Облік лікувальних  засобів у бухгалтерії установи

Обов’язки бухгалтерії  медичного закладу охоплюють:

• забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку лікарських засобів у аптеках і відділеннях;
• здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів, а також законністю операцій;
• постійний контроль за правильністю ведення предметно-кількісного обліку;
• інструктаж матеріально відповідальних осіб;
• участь в інвентаризації лікарських засобів.

Розрахунки з постачальниками  з приводу закупівлі медикаментів і перев’язувальних засобів здійснюються за схемою планових платежів.

На видані до відділень (кабінетів) закладу лікувальні засоби постачальник на підставі накладних (вимог) виписує рахунки, які передає до бухгалтерії медичної установи для оплати разом із накладними. Працівник бухгалтерії перевіряє рахунки та накладні на предмет їх відповідності та дійсного отримання лікувальних засобів матеріально відповідальними особами, після чого списує витрачені медикаменти та продукти харчування. Дані, рознесені за обліковими реєстрами, надалі звіряються зі звітами матеріально відповідальних осіб.

Перерахування коштів постачальникам здійснюється у встановлені планові терміни (щоквартально, щомісячно). Для контролю за станом розрахунків бухгалтерія щомісячно звіряє розрахунки з постачальником і не рідше як один раз на квартал складає акт звірки взаємних розрахунків.