Содержание
Ведение
- Первичные учетные документы и их содержание
- Классификация первичных учетных документов
- Стандартизация и унификация первичных документов
- Документирование хозяйственных операций и документооборот
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Значительная часть
российских предприятий, переживших
все экономические и политические
кризисы и катаклизмы последнего
десятилетия и, тем не менее
оставшихся на плаву, перешли к качественно
новому этапу своего развития. Накоплен
определенный опыт функционирования организаций
в условиях рыночной экономики, при этом
коренным образом изменился подход к ведению
бизнеса. Необходимость планирования,
надлежащего учета и контроля всех имеющихся
на предприятии ресурсов наряду с пониманием
того, что деятельность его должна быть
прозрачна, обусловили повышение требований
к системе, поставляющей оперативную и
достоверную информацию для принятия
решений. Однако на многих крупных промышленных
предприятиях потребности руководства
в такой информации не удовлетворяются,
что негативно сказывается на общей эффективности
управления. Первичный учет является
базой бухгалтерского учета, результаты
анализа состояния первичного учета на
70-80 % можно проецировать на всю систему
бухгалтерского учета и систему бухгалтерского
учета и систему внутреннего контроля
на предприятии.
1. Первичные учетные
документы и их содержание
Согласно принципу непрерывности
бухгалтерский учет осуществляется
непрерывно с момента организации
предприятия до его ликвидации. Все
факты хозяйственной жизни находят
сплошное и непрерывное отражение
на счетах бухгалтерского учета на
основании первичных оправдательных
документов, подтверждающих их законность
и достоверность. Первичные учетные
документы служат средством обоснования
учетных записей. Они также используются
для руководства и управления хозяйственной
деятельностью, с их помощью осуществляется
передача распоряжений от распорядителей
к исполнителям. Так, требования цехов
служат основанием для отпуска материалов
со склада, расходные кассовые ордера
- для выплаты из кассы наличных денег,
счета на отгруженные поставщиками товары
- для перечисления денежных средств с
расчетных счетов покупателей и т.д. На
основе бухгалтерских документов контролируется
правильность хозяйственных операций,
ведется текущий анализ хозяйственной
деятельности, устанавливаются причины
тех или иных хозяйственных нарушений,
т.е. документация выполняет контрольно-аналитические
функции. Документы содержат в себе как
экономическую, так и юридическую информацию.
Носителями экономической информации
они становятся в силу того, что посредством
документов осуществляется первичное
наблюдение и первичная регистрация фактов
хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой
и обобщением их цифровых показателей
путем учетных записей в соответствующих
бухгалтерских регистрах. Носителями юридической
информации документы считаются потому,
что как материальные объекты они содержат
сведения, необходимые для получения исчерпывающего
представления о совершенном ФХЖ и обеспечения
его доказательной силы. Таким образом,
первичный учетный документ - это оформленное
в установленном порядке письменное свидетельство
о совершенном факте хозяйственной жизни,
придающее ему юридическую силу. Правильно
оформленные документы служат основанием
для записей в бухгалтерском учете и, следовательно,
выполняют роль импульса, дающего начало
учетной информации. Правилом бухгалтера
должно стать: “Нет документа - нет записи”.
Поскольку документы придают юридическую
силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском
учете, то к ним предъявляются определенные
требования: точность и полнота отражения
фактов хозяйственной жизни, своевременность
составления и ясность содержания, соблюдения
установленных форм и реквизитов документов. Порядок
создания, принятия и отражения в бухгалтерском
учете, а также хранения первичных документов
определен Положением по ведению бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности в Российской
Федерации. Документы состоят из отдельных
элементов, которые называются реквизитами.
В них фиксируются качественные реквизиты
или признаки и образования реквизитов
- показатели, характеризующие факты хозяйственной
жизни. Как правило, экономический показатель
представлен несколькими реквизитами-признаками
и одним реквизитом-основанием. Реквизиты
делятся на постоянные и переменные. К
постоянным относятся реквизиты, которые
в рамках предприятия никогда или длительное
время не меняются. Это наименование и
адрес предприятия, номер расчетного счета,
номер склада или цеха, табельные номера
работников и т.д. Совокупность реквизитов
документа предопределяет его форму. К
учету принимаются только правильно оформленные
документы, составленные в соответствии
с формой, принятой для данной категории
документов, в которых заполнены все реквизиты,
обеспечивающие им силу закона. Согласно
Положению о бухгалтерском учете и бухгалтерской
отчетности в РФ первичные документы должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы), код формы;
- дату составления;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, личные подписи и их расшифровки.
Наименование документа
(например, акт, требование на материалы,
расходный кассовый ордер и др.)
указывает на характер отражаемого
в нем ФХЖ и придает ему
доказательную силу. Дата составления
документа несет в себе контрольное и
информационное значение, так как однородные
факты хозяйственной жизни повторяются.
Их необходимо разграничить во времени
для предотвращения повторного использования
документа. Содержание и количественная
оценка факта хозяйственной жизни отражается
путем регистрации данных, выраженных
в признаках и показателях, отличающих
данный факт и полученных посредством
наблюдения. Выполнение ФХЖ, правильность
и полнота сведений о нем, зарегистрированных
в документе, должны подтверждаться подписями
лиц, ответственных за данный факт. В первичном
учетном документе могут содержаться
и дополнительные реквизиты в зависимости
от характера осуществляемого хозяйственного
факта. Записи в первичных документах разрешается
производить чернилами, химическим карандашом,
шариковыми ручками, а также При помощи
пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается
использовать для записи простой карандаш.
Оформительные записи ведутся четко, без
помарок, с обязательным заполнением всех
требуемых реквизитов, свободные строки
прочеркиваются. Первичные документы составляются
в момент совершения ФХЖ, а если это не
представляется возможным - непосредственно
по окончании хозяйственной операции.
За достоверность содержащихся в документе
данных и качество его составления ответственность
несут лица, подписавшие документ. Ошибки
в первичных документах, созданных вручную
(за исключением банковских и кассовых),
исправляются следующим образом: зачеркивается
неправильный текст или суммы и надписываются
над зачеркнутым исправленный текст или
суммы. Зачеркивание производится одной
чертой так, чтобы можно было прочитать
исправленное. Исправление ошибки в первичном
документе должно быть оговорено надписью
“Исправлено”, подтверждено подписью
лиц, подписавших документа проставлена
дата исправления. В кассовых и банковских
документах исправления не допускаются. Для
полного и точного отражения содержания
ФХЖ применяются документы, содержащиеся
в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации. Использование
каких-либо произвольных форм разрешается
только при утверждении этих форм в установленном
порядке. В случаях, установленных законодательством,
бланки форм первичных документов могут
относиться к бланкам строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности подлежат нумерации
типографским способом или нумератором
и хранятся в сейфе. Предприятия получают
бланки строгой отчетности в типографии,
банке и других организациях по доверенности.
Учет бланков строгой отчетности ведется
в приходной книге, листы которой нумеруют,
прошнуровывают, на обороте последнего
листа скрепляют печатью и заверяют подписями
руководителя и бухгалтера. На предприятиях
используется множество документов, различных
по форме, содержанию, способу отражения
фактов хозяйственной жизни. Например,
одним документом нельзя оформить такие
неоднородные факты, как выдача денег
из кассы и отпуск товарно-материальных
ценностей. Выдача денег из кассы оформляется
расходным кассовым ордером, а отпуск
сырья, материалов и товаров со склада
- накладной.
2. Классификация
первичных учетных документов
С целью облегчения обработки
документов, применяемых в бухгалтерском
учете и отличающихся между собой
по форме, содержанию, способу отражения
фактов хозяйственной жизни, их группируют
по однородным признакам. Такая группировка
называется классификацией первичных
документов по однородным признакам. Они
классифицируются независимо от средств
фиксации по следующим признакам:
- назначению;
- степени обобщения (порядку составления);
- способу охвата фактов хозяйственной жизни;
- месту составления;
- количеству учетных позиций;
- характеру фактов хозяйственной жизни и др.
По назначению документы
подразделяются на организационно-распорядительные,
оправдательные, бухгалтерского оформления
и комбинированные. Организационно-распорядительные
документы отражают вопросы общего руководства
предприятием и его хозяйственной деятельностью.
Они представляют собой приказ о выполнении
определенного хозяйственного действия,
например, доверенность на получение материальных
ценностей для предприятия, платежное
поручение или чек для получения денег
из банка. Примеры таких документов приведены
на рис. В них отсутствует подтверждение
совершения факта хозяйственной жизни,
и они не служат основанием для учетных
записей. Организационно-распорядительные
документы составляют работники всех
структурных подразделений предприятия.
Документы по организации учета и отчетности
заполняют непосредственно работники
бухгалтерской службы (банковские чеки
и т.п.). Документы по финансово-расчетным
операциям составляют в основном работники
финансового отдела и бухгалтерии. Документы
по снабжению и сбыту - преимущественно
работники коммерческих служб организации,
а также работники учета (требования на
отпуск материалов и др.). Оправдательные
документы составляют и подписывают лица,
ответственные за осуществленный ФХЖ
и его оформление. Они подтверждают совершение
хозяйственного факта, а для материально
ответственных лиц считаются оправданием
в расходовании или получении ценностей.
К ним относятся товарно-транспортные
накладные, приемные акты на поступление
материальных ценностей, кассовые ордера
и т.п. На основании данных документов
делают записи на счетах бухгалтерского
учета. Документы бухгалтерского оформления
составляются на основании распорядительных
или оправдательных документов для систематизации
учетных записей и определения корреспонденции
между счетами. Они прилагаются к распорядительным
или оправдательным документам и самостоятельного
значения не имеют. Отдельно используются
документы бухгалтерского оформления
в том случае, когда бухгалтер составляет
справки и расчеты на основании действующих
инструкций о начислении амортизации
(износа) основных средств, отчислений
на социальное страхование и прочие. Комбинированные
сочетают в себе разные виды документов.
Например, распорядительных и оправдательных
(расчетно-платежная ведомость на выдачу
заработной платы), оправдательных и бухгалтерского
оформления (авансовый отчет), распорядительных,
оправдательных и бухгалтерского оформления
(расходный кассовый ордер). В последнем
документе сочетаются распоряжение на
выдачу (подпись распорядителя) оправдание
расхода денег кассиром (подпись лица,
получившего деньги) и указание корреспондирующего
счета для записи операции. На практике,
как правило, используются комбинированные
документы, что упрощает их учетную обработку,
сокращает количество документов и затраты
на них. По степени обобщения (порядку составления)
документы подразделяются на первичные
и вторичные (сводные). Первичные документы
составляются в момент совершения факта
хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры,
товарно-транспортные и расходные накладные,
кассовые ордера и др.). Примеры таких документов
приведены на рис.12.7 и 12.8. Вторичные (сводные)
документы обобщают данные первичных
документов. Например, материальный отчет
склада, составленный кладовщиком на основании
приходных и расходных документов, приложенных
к отчету; авансовый отчет, к которому
прилагаются документы (проездные билеты,
квитанции об уплате за проживание в гостинице
и т.д.) По способу охвата фактов хозяйственной
жизни документы классифицируются на
разовые и накопительные. Разовые документы
служат для оформления одного факта хозяйственной
жизни (приходные и расходные кассовые
ордера, требования на выдачу материалов
и др.). Накопительные документы применяются
для оформления нескольких однородных
и периодически повторяющихся ФХЖ, например,
в течение недели, декады, месяца (накопительный
рабочий наряд, лимитно-заборная карта,
отражающая многократный отпуск в течение
месяца материалов со склада в цех, и др.). По
месту составления документы подразделяются
на внутренние, оформленные и применяемые
внутри одного предприятия, и внешние,
поступающие от других юридических и физических
лиц. Внутренние документы: путевые листы,
кассовые приходные и расходные ордера,
акты, расчетно-платежные ведомости по
заработной плате (рис. 12.9) и др. Внешние
документы: товарно-транспортные накладные,
счета-фактуры поставщиков, судебные и
исполнительные документы и т.д. По количеству
учетных позиций документы бывают однострочные,
содержащие одну позицию (наряд на выполнение
какой-либо работы), и многострочные, состоящие
из нескольких позиций и наименований
(счет, товарно-транспортная накладная). По
характеру фактов хозяйственной жизни
документы подразделяются на кассовые,
банковские, материальные, расчетные.
Кроме того, документы различаются по
авторскому составлению - на служебные
и личные, по степени типизации - на стандартные
и нестандартные, по сроку исполнения
- на срочные и несрочные, по подлинности
составления - на подлинные и копии (дубликаты). Документы,
составленные для подготовки и упрощения
учетных записей, называют документами
учетного оформления. К ним относятся
группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские
справки, мемориальные ордера и др.
3. Стандартизация
и унификация первичных документов
В России при существующей
единой системе учета и отчетности
с целью однозначного понимания
однородных хозяйственных операций
установлена система стандартов,
в которых определены назначение
и виды документов, требования к
их составлению и оформлению. Стандартизация
и унификация первичных документов имеют
в нашей стране давние традиции. В начале
XIX в. правительство Александра I издало
альбом первичных товарных, кассовых и
банковских документов, обязательных
на всей территории Российской Империи,
но это не повлекло практических последствий.
В условиях плановой экономики попытки
стандартизации документов имели успех
только применительно к кассовым и банковским
документам. За рубежом (например, в Японии)
универмаги при приеме товара от поставщиков
используют только стандартные накладные.
Однако в целом стремления унифицировать
первичные документы не дали и не могли
дать желаемых результатов по следующим
причинам:
- огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;
- разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);
- неоднородность образцов вычислительной техники;
- множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);
- особенности транспортировки товаров.
Пристальное внимание уделяется
стандартизации и унификации первичной
документации и в нашей стране.
Во времена существования СССР типовые
формы первичных документов межотраслевого
назначения и порядок их применения
утверждались Минфином СССР по согласованию
с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы
первичной учетной документации
наоборот разрабатываются Государственным
комитетом Российской Федерации
по статистике по согласованию с Министерством
финансов и Министерством экономики
Российской Федерации. По степени стандартизации
типовые первичные документы
подразделяются на межотраслевые (межведомственные)
и специализированные. К межотраслевым
относятся документы, обязательные для
применения без каких-либо изменений и
дополнений на предприятиях всех форм
собственности. При этом достигается единообразие
в оформлении хозяйственных операций.
Межведомственные документы представляют
собой бланк установленного образца с
обязательным указанием кода формы. Специализированные
формы первичных документов, соответствующие
отдельным видам хозяйственной деятельности
или отдельным предприятиям, разрабатываются
экономическим субъектом на основе рекомендованных.
Такие формы документов подлежат обязательному
утверждению руководителем предприятия.
4. Документирование
хозяйственных операций и документооборот
Каждый факт хозяйственной
жизни, происходящий на предприятии, подлежит
документальному подтверждению. Процесс
отражения совершаемых экономическим
субъектом операций в первичных
документах принято называть документированием
хозяйственных операций. Порядок создания,
принятия к исполнению, отражения в учете,
хранения первичных документов в РФ регламентируется
Положением о документах и документообороте
в бухгалтерском учете [22]. Первичные учетные
документы, содержащие достоверные данные,
служат основанием для записи в учетные
регистры. Организация бухгалтерского
учета на предприятии немыслима без создания
оптимальной схемы движения документов,
составленной на основе изучения управленческого
и производственного процессов. Движение
документов с момента их возникновения
(получения) до сдачи их в архив после обработки
и отражения в учете называется документооборотом.
Различают три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
Главным бухгалтером предприятия
составляется график документооборота
в виде схемы или перечня работ
по созданию, проверке и обработке
документов, выполняемых инженерно-техническими,
коммерческими, бухгалтерскими службами
с указанием сроков исполнения. Графики
обычно имеют форму таблиц, диаграмм.
Точное соблюдение графиков документооборота
способствует своевременному и полному
отражению в учетных регистрах совершаемых
хозяйственных операций. Руководители
предприятий несут персональную ответственность
за документальный фонд предприятия. Документы
на предприятии хранятся в соответствии
с установленными Главным архивным управлением
правилами но не менее 5 лет, а лицевые
счета работников предприятия - 75 лет.
Изъятие документов может производиться
только соответствующими органами при
наличии предписания с обязательным составлением
протокола. При подготовке документов
для записи их данных в соответствующие
регистры их проверяют с точки зрения
законности факта хозяйственной жизни
и его целесообразности, полноты и правильности
заполнения всех реквизитов, подлинности
подписей, четкости и аккуратности оформления,
правильности записей цифровых данных,
итогов арифметических действий, произведенных
при оформлении документов. В результате
анализа содержания бухгалтерских документов
выполняются три основных бухгалтерских
действия: стоимостная оценка;