Понятие первичных учетных документов и их значение

Хронологические регистры предназначены для хронологической  записи операций, т.е. по порядку их совершения без какой-либо группировки  и систематизации. Они выполняют  контрольные функции при проверке полноты отражения операций.

Систематические регистры используются для систематической  записи операций. В них операции группируются по определенным признакам (регистр для ведения бухгалтерских  счетов).

Конкретным  примером систематического регистра может  служить Главная книга.

Таким образом, в современной практике бухгалтерского учета в качестве учетных регистров  используются свободные листы, карточки и книги, имеющие свои достоинства  и недостатки. Выбор того или иного типа учетного регистра обуславливается требованиями наилучшей организации учета на конкретном участке его применения

 

 

 

   Учет материальных запасов на складах и в бухгалтерии.

 

           Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

        На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

      Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

       Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно – материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

      На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

     Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

      Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов

Запись в карточках кладовщик  делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований –  накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят  остаток материалов. Благодаря этому  склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов  материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы  запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

      Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования АСУП и  автоматизированного складского хозяйства  вместо карточек учета применяют  систематически составляемые машинограммы – ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы – ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

     Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно - заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1 – го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

      В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и предоставляют их в бухгалтерию. В отчетах содержаться сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

     При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

 

 

Для учета материальных запасов в бухгалтерии существует несколько способов:

 

       Сортовой способ. На каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме. Аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской на карточках учета материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического  учета, открываемые по материально ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

 

     Способ учета по номенклатурным номерам. Первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, где их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

 

      Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский. При этом методе не реже 1 раза/неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Заключение

 

 

Все хозяйственные  операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после  ее окончания

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  Список использованных источников

 

 

1. Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (в редакции федерального закона  от 30 июня 2003 г. № 86-ФЗ).

2. Постановление Правительства  РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных  учетных документах"// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.

3. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов  унифицированных форм первичной  учетной документации"

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н ( в ред. Приказа Министерства финансов РФ №31н от 24 марта 2000).

5. Постановление Госкомстата России  от 30.10.97г. №71а. " Об утверждении  Альбома новых унифицированных  форм первичной учетной документации.

6. Борисов А.Н. "Комментарий к  Федеральному закону "О бухгалтерском  учете". - М.: Юстицинформ, 2005. ISBN: 978-5-7205-0846-3.

7. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник  для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2004. ISBN: 978-5-9558-0055-4

8. Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17. ISBN: 978-5-279-02873-3

9. Новодворский В.Д., Белова Е.Л.  Рабочий план счетов в системе  бухгалтерского учета. Учебно-практическое  пособие. - М.: Экономист, 2005. ISBN: 5-98118-113-3

10. Рогожин М. Ю. Настольная  книга секретаря. - М., 2003. ISBN: 5-482-00286-1

11. Сборник Положений по бухгалтерскому  учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский  учет, 2005. ISBN: 5-482-00286-1

 

 

 

 

 

 

 

 

0401060

Поступ.  в банк плат.

Списано  со сч.   плат.

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №

10

25.11.2011

Дата

Вид платежа

Сумма прописью

Пятнадцать тысяч рублей 00 копеек

ИНН 7817012912

КПП 781701001

Сумма

15000-00

УФК по г. Санкт-Петербургу (ФГОУ СПО "ХХХ")

Сч.№

40105810400000010001

Плательщик

ГРКЦ ГУ БАНКА РОССИИ ПО Г. САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ Г. САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

БИК

044030001

Сч.№

Банк плательщика

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ БАНК ОАО "СБЕРБАНК РОССИИ" Г. САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

БИК

044030653 30101810500000000653

Сч.№

Банк получателя

ИНН 7817010005

КПП 781701001

Сч.№

40702810455110001008

ООО «Курсы»

Вид оп.

Срок плат.

Наз. пл.

Очер.плат.

3

Получатель

Код

Рез.поле

Назначение платежа