Порядок проверки бюджетов центров затрат, ответственности и бюджетирования

1. Порядок проверки бюджетов центров  затрат, ответственности  и бюджетирования

    Бюджетирование – это планирование деятельности на основе принимаемых бюджетов.

    Правильная  постановка управленческого учёта  и бюджетирования начинается с описания бизнес-процессов. Чтобы построить рациональную систему управленческого учёта масштаба предприятия, нужно точно описать, как построена его деятельность, провести диагностику предприятия и проанализировать финансово-хозяйственную деятельность. Это отражает тенденцию в современном менеджменте – приоритеты смещаются от менеджмента ресурсов к менеджменту организации.

    Диагностика предприятия осуществляется в форме исследования. Консультант рассматривает через призму управленческого учёта целый ряд вопросов: цели и задачи организации, финансы, маркетинг, менеджмент, окружение (внешнюю среду) организации.

    В процессе диагностики используются следующие методы:

    Беседы, тестирование, анкетирование, интервьюирование для получения информации основанной на личных впечатлениях, как руководителей  всех уровней, так и рядовых специалистов;

    Сбор  и обработка письменной информации, включающей в себя документы, компьютерные файлы, графики;

    Построение  моделей полезных для диагностики (SWAT).

    Результаты  диагностики с точки зрения постановки управленческого учёта могут быть представлены в виде обзора организации управления, включая:

• организационную структуру;
• существующую стратегию фирмы, результаты её реализации;
• характеристику продукции предприятия;
• характеристику сильных и слабых сторон всех элементов внутренней среды предприятия.

    Далее проводится анализ состояния системы финансово-хозяйственного учёта в организации:

• анализ документооборота;
• анализ организационной структуры финансово-экономической службы;
• анализ процессов подготовки, принятия, реализации и контроля управленческих решений в области финансов;
• анализ бухгалтерской отчётности;
• финансово-экономический анализ предприятия, базирующийся на отчётности по бухгалтерскому учёту;
• финансово-экономический анализ предприятия, базирующийся на отчётности по реальному учёту.

    Результаты  диагностики системы финансового  и хозяйственного учёта на предприятии с точки зрения постановки управленческого учёта могут быть представлены в виде обзора финансовой деятельности и организации учёта на предприятии:

• анализ кредитной и инвестиционной политики;
• комплексный анализ балансов предприятия;
• анализ движения денежных средств;
• анализ ликвидности;
• анализ структуры затрат в общей доходности предприятия;
• анализ оборачиваемости активов;
• обзор элементов управленческого учёта на предприятии;
• обзор системы контроля;
• анализ соответствия бухгалтерского и управленческого учёта.              По результатам диагностики системы финансового и хозяйственного учёта на предприятии для дальнейшей постановки управленческого учёта выделяются:
• центры затрат, прибыли и инвестиций;
• центры учёта хозяйственных и финансовых операций, т.е. где, кем и каким образом осуществляется наиболее полная начальная обработка первичного учёта товарно-материальных ценностей и финансов.

    После завершения диагностики осуществляются следующие действия:

• формулируются важнейшие проблемы управления финансами и управленческого учёта;
• в беседе с клиентом устанавливается приоритет проблем;
• вырабатываются предварительные рекомендации и предложения по решению проблем управления финансами и управленческого учёта;
• совместно с руководством предприятия проводится комплексная оценка рекомендаций с целью выбора оптимального варианта стратегии и разработки плана оперативных и стратегических мероприятий по реорганизации системы управленческого учёта и управления финансами.

    Внедрение управленческого учёта и бюджетирования осуществляется совместно с менеджерами ЦФО и центрами учёта финансовых и хозяйственных операций.

    При этом рекомендуется проделать следующие  шаги:

• выделение всех затрат на подконтрольные и неподконтрольные (для осознания менеджерами степени ответственности и делегирования им впоследствии соответствующих полномочий), прямые и косвенные, постоянные и переменные;
• выделение доходов, за которые несут ответственность менеджеры ЦФО;
• составление для ЦФО по одному из методов учёта затрат отчёта о   прибылях и убытках;
• составление бюджетов для ЦФО;
• составление ЦФО плана продаж (на месяц, квартал, год), который является основой для бюджетирования;
• составление плана прибылей и убытков на ближайший период;
• составление плана движения денежных средств на ближайший период;
• текущее заполнение отчёта о движении денежных средств, отчёта о прибылях и убытках, баланса;
• формирование соответствующих баз отчётных данных для менеджеров по иерархической ступени.

    Признаки  «хорошего» бюджета:

• хорошо отражает задуманный план;
• полностью понятен тем, кто ведет непосредственную хозяйственную деятельность;
• вовлечены все уровни управления;
• встроенная гибкость;
• своевременно подготовлен;
• используется для оценки и контроля;
• предусмотрена мотивация успешного выполнения плана.

    Отчёт об исполнении бюджета должен:

• фокусировать внимание на пунктах, которые проверяются;
• быть простым;
• иметь стандартную форму;
• указывать благоприятные и неблагоприятные тенденции;
• быть своевременно подготовлен;
• быть понятным для анализа отклонений от плана.

        Операции по зачислению и списанию денежных средств со счетов в банке оформляют первичными документами, формы и порядок заполнения которых установлены инструктивными указаниями Центрального банка РФ. К таким документам относятся:

1) выписки банка с приложенными утвержденными банком формами расчетно-платежных документов: платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение (распоряжение), заявление на взнос наличных денег на расчетный счет, бланк денежного чека на снятие наличных денег с расчетного счета, поручение на обязательную продажу валюты, поручение на покупку валюты, распоряжение резидента о переводе купленной валюты и др.;

2) первичные документы, прилагаемые к расчетным банковским документам и обосновывающие правомерность совершаемых операций.

       Проверяется правильность оформления документов, проводится арифметическая проверка документов и проверка на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.

      Особое внимание уделяется операциям по бесспорному (безакцептному) списанию банком денежных средств. Это возможно лишь на основании решения суда, прямого указания закона, договора клиента с банком.

Операции  по счетам в банке могут быть приостановлены согласно ст. 76 НК для обеспечения  решения о взыскании налога или  сбора. Указанное ограничение не распространяется на платежи, очередность  исполнения которых в соответствии с гражданским законодательством  РФ предшествует исполнению обязанности  по уплате налогов. Приостановление  операций по счетам действует с момента  получения банком решения налогового органа о приостановлении таких  операций и до отмены этого решения.

При проверке операций по расчетному обращают внимание:

1) порядок ведения учетных регистров;

2) ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

3) своевременность отражения в регистрах синтетического учета операций по движению денежных средств на расчетном счете; производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;

4) тождественность записей в учетных регистрах и в выписке банка.

      Проверяя полноту зачисления денежных средств, перечисленных покупателями и заказчиками в оплату поставленных МПЗ, выполненных работ и оказанных услуг, необходимо сверить записи по дебету счета 51 «Расчетный счет» с кредитовыми записями учетных регистров по счетам 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Поступление денежных средств от финансово-кредитных  организаций в виде кредитов, зачисление средств с других расчетных счетов проверяют путем встречной сверки записей по регистрам бухгалтерского учета по счетам 90 «Краткосрочные кредиты  банков», 92 «Долгосрочные кредиты  банков», субсчетам к счету 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках», а также сверки выписок и приложенных  к ним документов.

 На  примере ООО ЮК «СибирьКонсалтинг» проверим выписку за 21 июня 2011 года. ООО ЮК «СибирьКонсалтинг» это юридическая фирма, которая занимается ведением дел клиентов в суде, оформлением недвижимости, регистрацией предприятий, получением лицензий на различные виды деятельности, имеет штат сотрудников из восьми человек.