Применение ИТ-технологий в управленческом учете и бюджетировании

Применение ИТ-технологий в управленческом учете и бюджетировании

Системы управленческого учета  и бюджетирования занимают важное место в деятельности современной организации и являются инструментами, которые необходимы для выживания компании в конкурентных условиях.  
 
Управленческий учет создается для того, чтобы собирать, обобщать, измерять и предоставлять информацию, важную для принятия руководством компании эффективных и оперативных решений. Данная система ориентирована именно на внутреннее управленческое звено и не предназначена для внешних пользователей (акционеров, кредиторов, госорганов и т.д.). Одной из задач управленческого учета является калькулирование себестоимости, и, соответственно, учет затрат. Применение системы управленческого учета обеспечивает наличие точных данных по себестоимости, возможности планирования и контроля выполнения бюджетов подразделений, определение неэффективных и затратных бизнес-единиц, калькуляцию продукта на стадии его разработки и другое.  
 
Бюджетирование является одним из элементов системы финансового учета в компании и служит цели составления, принятия бюджетов и контроля за их исполнением. Этот современный и качественный инструмент финансового планирования необходим для обеспечения повышения общей эффективности развития предприятия, которое осуществляется путем постановки финансовых целей и контроля их выполнения. Система бюджетирования позволяет руководителям определять целевые показатели финансовой эффективности, прогнозировать финансовые результаты, вести бюджет доходов и расходов и движения денежных средств, контролировать исполнение бюджета и многое другое.  
 
Бюджетирование и управленческий учет сегодня из модной тенденции превратились в необходимую процедуру управления бизнесом, и, как любая управленческая деятельность, нуждаются в автоматизации. На практике к основным причинам, которые побуждают руководство компании принять решение об автоматизации бюджетирования и управленческого учета относятся: большой объем операций и связанные с этим высокие затраты и сроки на обработку такого количества информации, а также желание руководства знать, сколько реально получает и расходует предприятие, каковы наиболее затратные области деятельности компании. Конечная цель автоматизации – повышение общей эффективности работы организации.  
 
 
Информационные технологии для бюджетирования и управленческого учета 
 
Решений для автоматизации бюджетирования и управленческого учета на российском рынке предлагается много, среди них – «Инталев», Oracle, Hyperion, «КИС», 1С и многие другие. Они различаются по функциональным возможносям, стоимости внедрения, масштабам и отрасли предприятий, на которых могут работать. При эффективном внедрении помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе, решения способствуют значительному повышению эффективности работы компании в целом, прозрачности ее бизнеса, а также росту финансовой дисциплины работников.  
 
Одними из наиболее популярных и распространенных решений в этой области являются продукты на платформе SAP. Например, для среднего бизнеса существует решение SAP Business All-in-One – ERP-система, автоматизирующая бизнес-процессы небольших предприятий, в том числе управленческий учет, казначейство и бюджетирование. При этом существуют типовые решения на платформе SAP, например, по бюджетированию для розничных компаний, разработанные партнерами SAP СНГ.  
 
Решения для автоматизации управленческого учета и бюджетирования широко представлены на рынке, однако, что они дают современной компании?  
 
Автоматизация управленческого учета: возможности и выгоды  
 
Как показывает практика, предприятия в условиях высоко конкурентной среды, остро нуждаются в оперативной информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, а также принимать эффективные бизнес-решения, которая содержится в системе управленческого учета. Автоматизация данной системы позволяет ускорить предоставление информации, необходимой для управления, и повысить её качество.  
 
Рассмотрим функциональные возможности и преимущества автоматизации управленческого учета на примере решения SAP Business All-in-One. Решение позволяет исключить дублирование информации для бухгалтерского и управленческого учета. Информация вводится один раз, а в модуле контроллинга ведется учет, перерасчет, контроль и анализ информации по затратам и выручке предприятия. Это позволяет строить эффективные модели управления компанией, своевременно отслеживать отклонения и выяснять их причины. Применение данного модуля обеспечивает наличие точных данных по себестоимости, возможности планирования и контроля выполнения бюджетов подразделений, определение неэффективных и затратных бизнес-единиц, калькуляцию продукта на стадии его разработки. В системе реализованы следующие возможности: учет по видам затрат; учет по местам возникновения затрат; учет по местам возникновения прибыли; перераспределение косвенных затрат; учет затрат и выручки по заказам контроллинга; планирование затрат и выручки; учет результатов и другое. Стоит отметить, что SAP Business All-in-One содержит все необходимые инструменты для планирования и бюджетирования. Данные процессы объединены, что помогает компании интегрировать стратегические, оперативные и финансовые планы.  
 
Эффективность автоматизации управленческого учета подтверждают реальные примеры. Так, например, в группе компаний «Мега-Ф», система SAP позволяет проводить анализ малоэффективных позиций, корректировку планов по проведению закупочных кампаний, а также предоставляет актуальную информацию о реальной себестоимости для сотрудников, что позволяет выявлять убыточные позиции. Благодаря SAP обеспечен контроль за ценообразованием, фиксирование и контроль кредитных лимитов, предоставлена возможность выявления наиболее прибыльных направлений, оборот увеличился на 22%, что позволяет сделать вывод о повышении контроля продаж в компании в целом. Улучшения коснулись всех направлений бизнеса, значительно упростилась работа руководства компании по планированию, контролю и анализу целостной картины бизнеса. Своевременность и достоверность полученной информации помогают топ-менеджерам компании гибко, а главное, быстро реагировать на постоянные изменения рынка и принимать взвешенные решения.  
 
ИТ-решение для бюджетирования: функционал и преимущества 
 
Компании, в которых ведется бюджетирование, нередко сталкиваются с целым рядом проблем: длительные сроки формирования бюджетов, несвоевременные отчеты по исполнению соответствующих бюджетов, большое количество ошибок, связанных с выполнением ручных операций и использованием бумажных носителей информации, неэффективный анализ достижения целевых показателей и другие. Для обеспечения оперативного и эффективного планирования руководителям необходимо задуматься об автоматизации процесса бюджетирования, который у любой преуспевающей компании должен обладать следующими качествами, позволяющими достигнуть поставленные цели: возможность для руководителя устанавливать целевые финансовые показатели; планировать «сверху вниз» и «снизу вверх» – выбор оптимального согласованного варианта плана; прогнозирование развития бизнеса, его финансовых результатов; проведение сценарного анализа; обратная связь и контроль исполнения. 
 
Рассмотрим возможности, которые дает автоматизация основных финансовых бюджетов, на примере решения по бюджетированию на платформе SAP для компаний розничной торговли, разработанного партнером SAP СНГ – Softline.  
 
Типовое ИТ-решение по бюджетированию позволяет руководству компании определять целевые показатели финансовой эффективности и рентабельности за счет заполнения плана ключевых и стратегических показателей по доходам, установления лимитов наиболее важных (критичных) расходов, отображение целевых значений на уровне планирования по структурным подразделениям в качестве ориентира. Решение охватывает такой процесс как прогнозирование финансовых результатов на основе исторических данных и с использованием автоматических моделей планирования. Решение предоставляет возможность вести несколько вариантов бюджетов, учитывающих различное развитие событий, в том числе с учетом открытия и закрытия новых точек продаж. Ещё одна важная функциональная возможность - ведение бюджета доходов и расходов по элементам финансовой структуры – заполнение плановых значений по статьям на магазин или центр затрат по одной из версий с контролем соответствия целевым показателям, а также расчёт финансового результата. Типовое решение по бюджетированию позволяет заниматься распределением затрат (аллокацией) - правила распределения общих сумм на детальные аналитики, общих затрат региона на магазины на основе исторических данных, планируемых показателей (выручка) или статистических показателей (площадь магазина, численность персонала и т.п.). Ведение бюджета движения денежных средств – одна из возможностей ИТ-решения, которая заключается в планировании прихода денежных средств по всем источникам и расхода денежных средств в требуемом временном разрезе, расчете начального и конечного сальдо, а также соответствии заданному руководством уровню ликвидности. Решение SAP охватывает процесс согласования, утверждения и контроля исполнения бюджета - наличие монитора руководителя для отслеживания системы статусов заполнения планов, анализа отклонений плановых данных от целевых показателей и от факта предыдущего года, а также отклонение версий с возможностью указания причины в комментарии, сравнение согласуемых версий и отражение внесенных изменений, утверждение версий в разрезе структурных подразделений и итоговой версии по компании. Решение способствует повышению дисциплины бюджетного процесса благодаря закреплению зон ответственности участников планирования за формирование, исполнение и контроль соответствующих бюджетов и оптимальному взаимодействию подразделений компании на всех уровнях управления в рамках бюджетного процесса. ИТ-инструмент содержит аналитические отчеты по процессу планирования, в том числе план-факт анализ для постоянного контроля за финансовым состоянием компании, исключения кассовых разрывов, анализа эффективности работы торговых точек (магазинов), выявления наиболее предпочтительных для дальнейшего развития сфер хозяйственной деятельности, направлений структурной перестройки (закрытие одних и развитие других подразделений).  
 
Таким образом, решение на платформе SAP по бюджетированию, рассмотренное выше, является готовым инструментом, охватывающим все основные аспекты процесса составления основных бюджетов компании.  
 
Автоматизированная система бюджетирования позволяет руководителям прогнозировать финансовое состояние и денежные потоки компании с учетом исторических данных, фиксировать регламент бюджетного процесса, контролировать исполнение запланированных показателей за счет оперативного получения точных фактических данных и план-факт анализа. А значит, выбирать правильную стратегию развития и осуществлять эффективное управление ресурсами.  
 
Выбор системы автоматизации: бюджет  
 
Процесс выбора системы автоматизации бюджетирования и управленческого учета состоит из ряда фаз, таких как детальное планирование всех ресурсов, формирование проектной группы, выработка целей внедрения и требований к ПО, формирование требований к поставщикам и другие. Рассмотрим несколько важных фаз более подробно.  
 
Стоимость ИТ-решения зависит от ряда факторов, таких как отрасль, в которой работает компания, специфики бизнес-процессов, масштаба предприятия. Основные параметры, которые необходимо учитывать при формировании бюджета, следующие: инфраструктура, на которой будет развернута система, включая сервер и рабочие станции; лицензии на программное обеспечение, которые обычно включают в себя лицензию непосредственно на систему управления бизнесом, лицензию на сервер баз данных; услуги по внедрению системы (внедрение состоит из нескольких этапов: предварительного обследования, пилотного проекта, обучения сотрудников, развертывания системы и сдачи в эксплуатацию); услуги по технической поддержке и сопровождению системы.  
 
При этом следует учитывать, что ряд компаний предлагает разные типы внедрения. Например, существует два типа внедрения решения SAP Business All-in-One: внедрение типового отраслевого пакета SAP Business All-in-One и традиционное внедрение. В первом варианте экономия заключается в том, что для настройки системы используется готовое описание процессов, объем дополнительных разработок минимален, существуют пользовательские инструкции по работе с системой, а большинство настроек протестировано. В рамках проекта, чтобы не потребовалось переписывать инструкции и повторно тестировать настройки системы, реализуется не более 15% индивидуальных настроек под клиента. Средний срок таких проектов составляет 4-6 месяцев. Основные преимущества: фиксированный функциональный объем; фиксированная цена; фиксированный срок внедрения. В случае традиционного внедрения проект начинается с описания бизнес-процессов компании («как будет»), согласования новой модели работы и стратегии перехода к ней. Затем система настраивается под индивидуальные требования клиента. Продолжительность проекта обычно составляет 9-12 месяцев. Стоимость такого проекта выше в силу меньшей повторяемости работ по сравнению с другими проектами. Данный вариант внедрения обычно называется классическим внедрением SAP. В обоих случаях существует возможность настройки новых модулей на последующих этапах внедрения и использования отраслевых решений SAP.  
 
Заключение 
 
Следует отметить, что специфика автоматизации управленческого учета и бюджетирования зависит от особенностей бизнеса, стратегических целей компании и традиций управления. Стоимость внедрения автоматизированных средств не должна превышать выгод от их использования.  
Автоматизация бюджетирования и управленческого учета позволяет поднять эффективность компании на новый уровень, качественно использовать имеющиеся и привлекаемые ресурсы, учитывать рыночные колебания, избегать негативных ситуаций.  
 
 
Автор:  
 
Галактионова Ирина Викторовна 
Руководитель группы продвижения 
Компания Softline 
 
 
Список используемых материалов:  
 
- Пашигорева Г.И., Савченко О.С. Цели и задачи управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. 
- Ивашкевич В.Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия / Бух.учет. – 1999 
- Функционал системы SAP 
- Результаты внедрения SAP в ГК «Мега-Ф» 
- Интернет- Википедия.