Расчеты с подотчетными лицами

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни  работ и категорий работников, с которыми могут заключаться  вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если  в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с  ними тоже должен быть заключен договор  о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

При направлении работника в командировку, оформляется командировочное удостоверение, которое должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки заверяются печатью. Командировочному работнику организация возмещает:

- расходы по найму жилья;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные, которые выплачиваются за каждый день нахождения в командировке.

Работник в течение трех дней, после возвращения, из командировки, обязан предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, с приложением оправдательных документов.

После получения авансового отчета бухгалтер проверяет его с помощью бухгалтерских проводок, указывает направление списания данных сумм из подотчета. После проверки бухгалтером авансового отчета руководитель утверждает эту сумму. Перерасход или остаток проводит через кассу, либо посредством вычетов.

Подотчетные суммы для оплаты командировочных  расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так  как трудовое законодательство запрещает  направление несовершеннолетних лиц  в служебные командировки.

1.3. Особенности выдачи  наличных денежных средств под  отчет

Организации выдают наличные денежные средства под  отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Таким образом, выдача наличных денежных средств  работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные  суммы лицам, не являющимся работниками  организации;

– запрещается выдавать подотчетные  суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц  в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных  лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

Учет  сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При выдаче подотчетных сумм для выплаты  заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

– при выплате заработной платы  работодатель обязан в письменной форме  извещать каждого работника о  составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

– заработная плата выплачивается  работнику, как правило, в месте  выполнения им работы либо перечисляется  на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

– заработная плата выплачивается  непосредственно работнику, за исключением  случая, если иной способ выплаты предусматривается  законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

– заработная плата выплачивается  не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты  заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

– при совпадении дня выплаты с  выходным или нерабочим праздничным  днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

– оплата отпуска производится не позднее  чем за три дня до его начала.

Согласно  ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового  договора (увольнении работника) выплата  всех сумм, причитающихся работнику  от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОАО «СТАВБАНК»

2.1 Организационно-экономическая характеристика

ОАО «Ставбанк» основан  в 1980 году. Миссия банка: предлагать лучшие финансовые решения для реализации планов клиентов и партнеров, акционеров и сотрудников и претворять в жизнь стремление стать одним из самых эффективных банков России.

Сегодня  «Ставбанк» входит в пятерку крупнейших банков Северного Кавказа. 
    Банк насчитывает 12 подразделений. Занимает 98 место среди 110 банков-лидеров  России по количеству собственных банкоматов. За первое полугодие 2011 года выпущено 19000 пластиковых карт.

      Банк входит в число участников системы обязательного страхования вкладов и является членом Ассоциации региональных банков «Россия». 
     Банк является лицензиатом на осуществление работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

   Органами управления Банком являются:

-       общее собрание акционеров;

-       совет директоров;

-       коллегиальный исполнительный орган  - правление;

     -       единоличный исполнительный орган  -  председатель правления.

 

  2.2 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами

Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета. Каждую выданную сумму необходимо оформлять расходным кассовым ордером с указанием целевого назначения подотчетных средств.

Выдача  денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2) (Приложение 2) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. 

Стоит отметить, что передача выданных под отчет  наличных денег одним лицом другому  запрещается.

В пункте 11 порядка  проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.  
При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Он применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом; 

- командировочное удостоверение.  Она является документом, удостоверяющим  время пребывания в служебной  командировке (время прибытия в  пункт назначения и время убытия  из него) и выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку; 

- служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении, он применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. 

Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов. 

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. (Приложение 1).

На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. (Приложение 3). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На  основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные  денежные суммы в установленном порядке.

Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые  должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код  формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.