Сбор информации для аудиторской проверки

• рабочая сила, 

• рабочее время, 

• качество труда, 

• производительность труда, 

• заработная плата и т.д. 

Внутри каждого  блока целесообразно акцентировать  внимание на двух типах составляющих результативности работы:

• количественной (экстенсивной) и 

• качественной (интенсивной). 

Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности  промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным  функциональным группам, изменение  квалификационного состава кадров и т.п., а к интенсивным - коэффициент  сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости  активной работой и т.п.

На западных фирмах работодатели ведут регистрацию  данных по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для  проверок ревизоров из федеральных  или муниципальных органов. Кроме  того, многие предприниматели научились  держать под рукой как можно  больше текущей информации о своей  деятельности, чтобы избежать сиюминутного кризиса в срочном сборе данных. Проверки проводятся там довольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и  тогда от предпринимателя могут  срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с  какой оплатой, какие тесты применяются  при подборе кадров, насколько  они обоснованны и какие критерии являются решающими при найме  сотрудников, имена тех, кто проводил собеседование с женщинами, желающими  устроиться на работу, и количество получивших отказ. Такая форма аудита целиком направлена на выявление  случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других видах аудиторских проверок.

Источником  внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе:

• баланс трудовых ресурсов предприятия, 

• описания видов работ и спецификаций, 

• данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров, 

• анкеты и тесты для претендентов на работу, 

• уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д. 

Статистические  показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки  используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют  технически упростить и сделать  более содержательным анализ данных.

Общепризнанно, что влияние отношения к работе и ее оценки на трудовое поведение  работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить  организационные изменения, которые  повысят у занятых уровень  удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных  подходов к получению данных для  проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении  занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия  и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих:

• планирование опроса, 

• разработку вопросника, 

• непосредственное его использование, 

• анализ данных и 

• формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, 

• планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.

Как правило, вопросники включают заявления типа: "Я обладаю полной свободой, решая, как выполнить мою работу" или "Многие наши сотрудники находятся  под большим давлением" и т.п., справедливость которых респонденты  должны оценить по определенной шкале, например, от "полностью согласен" до "полностью не согласен". К. разработке вопросников целесообразно  привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы  так, чтобы ответы на них по возможности  раскрывали и подсознательные оценки работников, вторые - включить взаимодополняющие  и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы  косвенным образом верифицировать достоверность информации.

Чтобы извлечь  максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь  в виду, что данные по общему составу  занятых, вероятно, раскроют те области  управления трудовыми ресурсами, которые  нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых  могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и  объемную картину, нужен групповой  анализ, причем принципом выделения  групп могут быть социально-демографические  характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая  дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры должны понимать, что  задача интервью заключается в выяснении  того, как сделать фирму, предприятие  более эффективным и привлекательным  местом работы. Необходимо внимательно  выслушать собеседника и побуждать  его говорить свободно. Чрезвычайно  важно вести запись проблем, требующих  вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым  по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям  в организации труда, все затраты  на организацию таких интервью окупаются  в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей  безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких.³

2.2.Обработка и анализ информации

Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже  подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:

• сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;

• используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;

• применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д. 

Существуют  методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий  в стоимостном выражении. При  разработке программ для оценки стоимости  управления трудом, трудовыми ресурсами  важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами. Методы количественной оценки труда  этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии  сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей  становится разъяснение того, что  на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно  измеримы, а их стоимость может  быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут  быть включены в формулы измерения  издержек.

В современной  экономической литературе широкое  распространение получил термин "организационная культура", который  в трактовках различных авторов  рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная  культура рассматривается как система  действий по формированию трудового  коллектива и управлению им, а также  созданию организационных, экономических  и социальных предпосылок для  высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих "дух  фирмы": демократизма и корпоративности, стиля и традиций, менталитета  и нормативов поведения и т.п.

При общем  растущем интересе к области организационной  культуры, естественно, что она тоже становится предметом проверки, которая  по существу включает обсуждение с  высшим руководством вопроса о том, как проявляется организационная  культура и как на нее можно  влиять. Это требует серьезной  проработки вопросов: какие отчеты заполняются, на что уходит рабочее  время служащих, как они разговаривают  между собой, кому какая ответственность  предоставлена? Важно определить основные групповые интересы и выявить  существование наиболее влиятельных  субкультур. Для этого недостаточно бесед с менеджерами, необходимо проведение фундаментальных опросов  и наблюдений за определенный период времени. Таким образом, аудиторская  проверка может выявить резервы  повышения эффективности производства, указав на отношение тех или иных групп сотрудников к формам и  методам работы руководства, организации  деятельности фирмы, расстановке кадров.

В дополнение к изучению организационной культуры, включающему субъективные оценки и  философские дискуссии, существуют объективные данные, которые являются показателями качества трудовой жизни, обстановки на работе, оценки окружающей работника среды. Следует еще раз подчеркнуть, что обстановка на работе может оказать важное влияние на мотивацию труда, качество его исполнения, удовлетворенность работой и моральное состояние работников. Оценить качество окружающей производственной среды в организации можно путем изучения определенных показателей, используемых также для оценки функций служб управления трудом и трудовыми ресурсами и применяемых в организациях всех типов и размеров, например показателей текучести кадров, количества прогулов, пропусков по болезни или травме и т.п. Другим источником информации являются ответы работников на анкеты и опросы по поводу их отношения к работе, о микроклимате в коллективе, взаимоотношениях с руководством, коллегами и подчиненными и т.п.

Анализ показателей  в ходе ревизорской проверки может  быть выполнен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей  начинается с показателя текучести  кадров , для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить  все увольнения по причинам на неизбежные  и те, которые администрация могла  бы предотвратить путем лучшего  отбора работников, их профессиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.

Показатель  числа уволенных - не единственный, заслуживающий внимания, важны также  качественные характеристики работников, покидающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это говорит  о том, насколько устойчиво кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения  трудовой мотивации работников и  повышения конкурентоспособности  данной фирмы в привлечении и  сохранении высококвалифицированных  кадров.

Для определения  истинных причин добровольных увольнений, которые далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней  недели работы. Обычно это входит в  функции службы кадрового управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты  службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной пользой для предприятия.

Однако достоверность  причин увольнения, называемых работником в ходе выходного интервью, остается под вопросом. Многие работники, следуя правилу расставаться по-хорошему, полагают, что откровенная критика  организации труда на покидаемом ими предприятии может повредить  их интересам в будущем. Для повышения  достоверности данных опытные кадровики  рекомендуют убедить увольняющегося в том, что информация, полученная от него, будет использована исключительно  в конструктивном, а отнюдь не в  мстительном ключе. Этому способствует также стандартизация включаемых в  интервью вопросов и перепроверка причин увольнения работника путем сопоставления  с информацией, полученной от вышестоящего персонала и других сотрудников. При проведении выходного интервью увольняющийся рассматривается  как человек, обнаруживший в работе организации недостатки, с которыми он не смог смириться, а потому его  ответы на вопросы становятся чрезвычайно  важным источником информации о резервах, которых, возможно, не видит руководство. Такое отношение выражается в  вопросах типа: "Что Вам больше всего нравится в работе фирмы?", "Что Вам меньше всего нравится в работе фирмы?", "Насколько  справедливо оценивается работа на фирме?", "Как Вы оцениваете обстановку на предприятии?"

Представляется, что уточнить многие оценки и взгляды  бывшего работника целесообразно  путем "поствыходного" интервью, проводимого лично или по телефону через 2-3 месяца после увольнения работника. К этому времени работник становится более независимым от бывшего  начальства и может стать более  откровенным, а кроме того, уже  имеет возможность сравнить свое положение на прежней работе с  новым, следовательно, его оценки могут  стать более объективными.

Разумеется, подобная деятельность требует много  времени и сил, поэтому чрезвычайно  важно обеспечить ее результативность, т.е. на основе анализа и обработки  данных выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые  могут носить как априорный характер , так и апостериорный .