Совершенствование учёта денежных средств в ОПХ «Минское»

 3. Совершенствование  учёта денежных  средств в ОПХ  «Минское».  
        
        3.1. Значение и задачи учёта денежных средств.  
                

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации  денежного обращения , в эффективном использовании финансовых ресурсов . Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход . Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли . 
       Бухгалтерский учет денежных средств , расчетных и кредитных операций выполняет следующие основные задачи : 
        
       nпроверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами , расчетных и кредитных операций , своевременное и полное отражение их в учете . 
        
       nобеспечение своевременности , полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений , выявление дебиторской и кредиторской задолженности . 
        
       nсвоевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств , денежных документов и расчетов , обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки . 
        
       nобеспечение сохранности денежных средств , бесперебойное обеспечение денежной наличностью неотложных нужд организации 
        
       nизыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций , приносящих доход . 
        
       Текущими заботами этого участка бухгалтерии является контроль за оплатой счетов , получение долгов с заемщиков и дебиторов , наблюдение за расходами , совершаемыми путем оплаты с расчетного счета или из кассы , управление денежной наличностью организации. 
               

3.2. Учёт кассовых  операций в ОПХ  «Минское».  
              

Счёт 50 «Касса»  является активным по отношению к  балансу предприятия. По дебету счёта  отражаются поступления средств  в кассу, по кредиту – выдача средств  из кассы. 
       Д 50 К 71/1 - 125,20 возврат подотчётной суммы Смирновым А.К 
       Д 50 К 46 - 457,00 поступили деньги от реализации молока. 
       Д 50 К 51 - 156789,35 получены средства на выплату зарплаты. 
       Д 70 К 50 -156789,35 Выплачена зарплата работникам 
       Д 71/1 К 50 - 500,00 Выданы средства под отчёт Смирнову А.К. 
        
       В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 года №18 «О порядке хранения и расходования денежных средств» ОПХ «Минское» хранит свои свободные денежные средства в банке. Для расчётов наличными средствами на предприятии создана касса и ведётся кассовая книга учёта прихода и расходования денежных средств по установленной форме. 
       Приём денежных средств от населения ОПХ «Минское» осуществляет с обязательным применением контрольно-кассовой машины. 
       Кассовые операции в ОПХ «Минское» проводит кассир, с которым заключён договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей. В соответствии с лимитом кассы, в кассе ОПХ «Минское можно хранить небольшие денежные суммы, не сдавая их в учреждение банка. Для ОПХ «Минское» лимит кассы на 01.01.1998 года составляет 3 000 рублей. Эти средства используются для оплаты командировок, оплаты мелких хозяйственных расходов и выдачи авансов. Превышение лимита кассы допускается лишь в период выплаты заработной платы но не более трёх рабочих дней. Если по истечении этих тёх дней в кассе остались суммы, превышающие лимит кассы, то они подлежат сдаче в банк. Сдача денег в банк оформляется «Объявлением на взнос наличных». Когда банк принимает денежные средства от предприятия, он выдаёт квитанцию, которая является основанием для списанием денег из кассы. Лимит кассы рассчитывается главным бухгалтером и отправляется в банк, который тоже проводит расчёт, основываясь на расчёте платёжеспособности хозяйства. Сумма рассчитанная банком не может превышать суму, указанную главным бухгалтером. 
       Если предприятие не предоставляет расчёт лимита кассы, то банк устанавливает лимит кассы по умолчанию – 100 рублей. 
       Источниками поступления денежных средств в кассу являются: 
       - выручка от реализации продукции; 
       - возврат подотчётных сумм; 
       - вносимая квартплата. 
       В ОПХ «Минское» с ноября 1995 года в банке заведена картотека, поэтому с этого источника деньги в кассу поступают только на выплату заработной платы после решения суда. 
       Поступающие в кассу деньги оформляются приходным кассовым ордером, который подписывает кассир и главный бухгалтер. Сумма поступивших денег в приходном кассовом ордере записывается цифрами и прописью. После того, как деньги приняты и пересчитаны плательщику выдают квитанцию, которая подтверждает факт внесения денег в кассу. Квитанция заверяется кассиром и главным бухгалтером ОПХ «Минское». Помарки, подчистки и исправления в этих документах не допускаются. Приём денег по приходному кассовому ордеру производится только в день их составления. 
       Для выдачи денег из кассы в ОПХ «Минское» применяется расходный кассовый ордер. В нём указывается сумма выданных денег, фамилия, имя, отчество получившего денежные средства, на что сумма должна быть израсходована, дата выдачи денежных средств. Исправления в этом документе не допускаются. Выдача денег производится только в день составления расходного кассового ордера. 
       Расходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии на основании заявления получателя, которое располагается на обратной стороне ордера. Заявление подписывает руководитель предприятия. Когда кассир выдаёт деньги, он фиксирует факт выдачи своей подписью. Выдача денег по расходному кассовому ордеру производится только после предъявления получателем документа, удостоверяющего его личность. Номер этого документа, дату выдачи в обязательном порядке фиксируют в расходном кассовом ордере. Расходные и приходные кассовые ордера нумеруются раздельно в порядковой последовательности с начала до конца года. 
       Приходные и расходные ордера должны регистрироваться в журнале учёта приходных и расходных кассовых ордеров, однако в ОПХ «Минское это не делается. Все документы гасятся штампами «Оплачено», «Получено», заверяются подписью и печатью и на них ставится число. 
       Выдача заработной платы из кассы происходит по платёжным ведомостям, которые заверяет своей подписью руководитель и главный бухгалтер. При получении денег работники ставят в платёжной ведомости свою подпись. Порядок действий кассира после выплаты заработной платы: 
       - в платёжной ведомости напротив фамилий тех, кто не получил в трёхдневный срок деньги ставится штамп «Депонировано»; 
       - составляется список депонированных сумм;  

- на титульном  листе платёжной ведомости пишется  прописью сумма фактически выплаченных  по ведомости денег и сумма  депонированных средств. После  этого ставится печать и подпись.  Если деньги по платёжной ведомости  выплачивал не кассир, то на титульном листе платёжной ведомости ставится надпись: «Деньги по ведомости выдал …» и ставится подпись. С этим человеком также должен быть заключён договор о полной материальной ответственности. Выдача денег по одной ведомости допускается только одним лицом. Если деньги выдают два человека, то составляют две платёжные ведомости; 
       - заносится в кассовую книгу сумма фактически выплаченной заработной платы и на платёжной ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер №____» 
       После проведения всех этих действий платёжную ведомость отдают на проверку в бухгалтерию, которая проверяет наличие подписей, отметок о депонировании, и правильность арифметических операций. 
       В ОПХ «Минское» все операции по поступлению и расходованию денежных средств записывают в кассовую книгу. Она пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. Количество листов подсчитывается и заверяется подписью главного бухгалтера и директора. 
       В конце рабочего дня кассир подводит итоги поступлений и выдачи из кассы денежных средств, выводит остаток денег в кассе на начало следующего дня. 
       Все записи в кассовой книге делаются шариковой или чернильной ручкой. Записи делаются через копировальную бумагу на двух листах, один из которых потом отрывают. Его используют как отчёт кассира по проведённым за день операциям. Вместе с приходными и расходными кассовыми документами он в конце дня сдаётся на проверку в бухгалтерию. Исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные корректирующие записи заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за правильностью ведения кассовых операций в ОПХ «Минское» возложен на главного бухгалтера. 
       Согласно инструкции по ведению кассовых операций руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы и при доставке их из банка в кассу. 
       В ОПХ «Минское» касса находится в отдельном изолированном помещении, вход в которое во время выполнения кассовых операций закрывается с внутренней стороны. В помещении находится сейф для хранения наличных денег и ценных бумаг. 
       Один раз в квартал в ОПХ «Минское» проводят ревизию кассы. При инвентаризации проводится подсчёт наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе. 
       Для проведения ревизии директор ОПХ «Минское» издаёт приказ о проведении инвентаризации и назначает состав комиссии. В состав комиссии обязательно должен входить представитель бухгалтерии. Ревизия в помещении кассы проводится только в присутствии кассира. 
       В соответствии с договором о полной материальной ответственности кассир кассир должен отвечать при обнаружении недостач. Если при ревизии в кассе обнаружены излишки, то они подлежат оприходованию. В любом случае кассир должен отчитаться о полученном отклонении. Результат инвентаризации отражается в акте инвентаризации денежных средств. 
       Порядок ведения кассовых операций периодически проверяет и бане (не реже 1 раза в 2 года). 
       В ОПХ «Минское» кассовые операции отражаются в журнале-ордере №1-АПК. Это необходимо для выявления оборотов по счёту 50 «Касса». 
       Кредитовые обороты по счёту 50 отражаются в журнале ордере №1-АПК в разрезе корреспондирующих счетов, обороты по дебету счёта заносятся в ведомость №1а. Записи производятся итоговыми строками за день. 
       В связи с большой загруженностью бухгалтерии, в ОПХ «Минское» предварительную работу по группировке сумм в разрезе корреспонденции счетов проводит кассир. Это позволяет сэкономить время бухгалтера. 
       Согласно инструкции о ведении кассовых операций при небольшом числе операций, возможна группировка документов за 3-5 дней, но в ОПХ «Минское» кассир сдаёт отчёт ежедневно. Это связано с большим числом операций за день. 
       Остаток денежных средств в кассе показывают на обратной стороне журнала-ордера на начало и конец месяца. 
       Сальдо на конец месяца получают прибавлением к сальдо на начало месяца дебетового оборота за вычетом кредитового оборота в журнале-ордере №1-АПК. Затем отчёт кассира на конец месяца сравнивают с полученной суммой. Журнал-ордер №1-АПК является регистром месячного обращения.. В ОПХ «Минское» итоги кредитовых оборотов заносят в главную книгу, что значительно облегчает сверку оборотов в регистрах. 
               

3.3. Учёт денежных  средств на расчётном  счёте в ОПХ  «Минское.  
        
              

Счёт 51 «Расчётный счёт» является активным по отношению  к балансу. Поступление средств  идет по дебету счёта 51, списание средств  – по кредиту счёта 51. 
       Д 51 К 60 -156789,35 Получены средства от ООО «Космол» 
       Д 50 К 51 - 156789,35 Средства перечислены в кассу на выдачу з/п 
       Все свободные денежные средства предприятия должны хранить на расчётном счёте в банке. Для открытия счёта ОПХ «Минское» предоставило в банк: 
       - заявление с просьбой об открытии счёта; 
       - заверенную нотариусом копию устава; 
       - карточку установленного образца с образцами подписей главного бухгалтера и кассира с оттиском печати; 
       - справка из налоговой инспекции о постановке ОПХ «Минское» на учёт. 
       После этого, банк проверяет полученные документы и выдаёт решение об открытии счёта. После этого банк обязан сообщить налоговой инспекции номер счёта. 
       Денежные средства на расчётный счёт могут поступать из разных источников: 
       - от реализации продукции, работ, услуг; 
       - денежные средства, поступающие из кассы предприятия; 
       - краткосрочные ссуды банка (в настоящее время, особенно в коммерческих банках, такое перечисление не практикуется. Это связано с нежеланием банка платить проценты за нахождение денег на расчётном счёте); 
       - прочие источники от хозяйственной деятельности; 
       - поступления из бюджета. 
       Денежные средства на расчётный счёт зачисляются на основании платёжных документов (платёжное поручение, платёжное требование-поручение, при зачислении денег из кассы – объявление на взнос наличными). Когда банк принимает деньги, он даёт квитанцию о приёме денежных средств 
       Средства от покупателей продукции, работ, услуг на расчётный счёт поступают на основании выставленных покупателями платёжных поручений. В ряде случае, когда покупатель не хочет своевременно расплатиться за полученный товар, то предприятие поставщик выставляет платёжное требование-поручение. На основании этого документа банк перечисляет денежные средства с расчётного счёта покупателя на расчётный счёт поставщика. 
       Расходование денежных средств может осуществляться на разные цели: 
       - оплата продукции поставщикам; 
       - выплата заработной платы; 
       - перечисление средств в бюджет; 
       - на хозяйственные нужды; 
       - на начисленные проценты по полученным ссудам. 
       Но в настоящее время у ОПХ «Минское» расчётный счёт заблокирован, так как в банке у ОПХ «Минское» заведена картотека. Это значит, что денежных средств, поступающих на расчётный счёт недостаточно, чтобы оплатить все выставленные платёжные поручения. Документы лежат в порядке очерёдности платежа и по дате поступления. 
       На 01.01.1999 года долги ОПХ «Минское по картотеке составили более 1,4 миллиона рублей. Таки образом можно сделать вывод, что если средства будут приходить на расчётный счёт ОПХ «Минское» то они будут сразу отправляться кредиторам предприятия. В первую очередь денежные средства с расчётного счёта должны отправляться на выплату заработной платы по решению суда. 
       Платежи с расчётного счёта производятся на основании платёжных документов, выставленных ОПХ «Минское» или поставщиками. К ним относят: 
       - платёжные поручения; 
       - платёжные требования-поручения; 
       - денежные чеки. 
       В соответствии с утверждённой формой в платёжном поручении указывается полное наименование предприятия, адрес банка, кому перечислять денежные средства, очерёдность платежа, дата и сумма платежа. Банки принимают только заполненные машинописно платежные поручения. Подчистки и помарки в этом документе недопустимы. 
       Расчёты с применением требований-поручений осуществляются по следующей схеме: поставщик представляет в свой банк документ, содержащий требование об уплате определённой суммы с приложением отгрузочных документов. Оплата может осуществляться с акцептом или без него. Акцепт может быть последующим и предварительным. При предварительном акцепте банк переводит денежные средства на счёт поставщика если плательщик не заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк сразу списывает денежные средства со счёта плательщика, а если плательщик объявит об отказа от акцепта, то банк немедленно возвращает деньги на счёт. Срок, установленный банками для акцепта – 3 дня. Если расчёты осуществляются между иногородними организациями, то в банк надо предъявлять требования-поручения в трёх экземплярах, если расчёты одногородние – то в четырех. 
       Все платёжные документы, находящиеся в картотеке ОПХ «Минское» выставило самостоятельно. Если бы расчётный счёт не был заблокирован, то деньги согласно выставленным платёжным поручениям уходили на счета получателей. 
       В некоторых случаях банк может списать денежные средства с расчётного счёта в бесспорном порядке. Это может произойти в следующих случаях: 
       - по решению суда; 
       - по решению органов государственного арбитража. 
       На основании этих документов получатель средств выставляет инкассовое поручение или платёжное требование, по которому банк переведёт средства. 
       Каждая операция по расчётному счёту банк сопровождает выпиской с расчётного счёта, которую отправляет в хозяйство. В ней указывается сумма произведённой операции и её дата. К выписке прилагается документ, на основании которого операция была произведена. Эти выписки с приложенными документами являются основаниями для бухгалтерских записей по счёту 51 «Расчётный счёт». 
       Если рассматривать расчётный счёт с точки зрения банка, то он является пассивным, поэтому в выписках остаток на расчётном счёте показывается по кредиту. А выплаты по дебету. 
       Полученная выписка проверяется в бухгалтерии ОПХ «Минское» на предмет правильности операции и сумм. Если обнаружена ошибка, то бухгалтерия сообщает об этом банку, а ошибочную сумму ставит по дебету счёта 63. Банк проверяет операцию и делает корректирующую, после этого сообщает результат в бухгалтерию предприятия. Сумма снимается с дебета 63 счёта. 
       В ОПХ «Минское» ведением операций по расчётному счёту занимается главный бухгалтер. 
       Операции по счёту 51 отражаются в журнале-ордере №2-АПК. Там отражается кредитовый оборот по счёту 51 в разрезе дебета счетов. Записи в журнал-ордер делаются на основании выписок банка. По каждой выписке производится отдельная запись. Дебетовые обороты по счёту 51 отражаются в ведомости №2а одновременно с соответствующими журналами-ордерами (№№6, 8, 11, 12 и т.д.). 
       Остаток средств показывают на начало и конец месяца. Чтобы оперативно в течении месяца узнать сумму средств, находящихся на расчётном счёте, надо посмотреть последнюю выписку банка, где указана сумма остатка на счёте после проведения последней операции. Из журнала-ордера «20АПК обороты по кредиту счёта переносят в главную книгу общей суммой в графу «Оборот по кредиту». Все суммы, составляющие этот оборот расписываются в дебет соответствующих счетов. 
       В журнале-ордере №2-АПК на последней странице указывается дата завершения операций и дата переноса операций в главную книгу. Все эти записи заверяет своей подписью главный бухгалтер. 
       Для правильного переноса в главную книгу обороты по журнвлу-ордеру №2-АПК сверяют с журналом-ордером №1, 6, и т.д. Обороты по ведомости №2а сверяют с журналом-ордером №1, 11 и т.д. 
        

5.1. Учёт денежных  средств на прочих  счетах.  
               

Учёт  денежных средств  на валютном счёте.  
       В ОПХ «Минское нет валютного и прочих счетов, поэтому рассмотрим данный вопрос теоретически. 
       В настоящее время уже никого не удивишь наличием у предприятия валютного счёта. Валюта с валютного счёта может использоваться не только для оплаты по экспортным и импортным контрактам, но и для многих других целей.  

Для того, чтобы  предприятие могло вести учёт иностранной валюты, создаётся специальная  касса. Как и для рублёвой кассы, с кассиром заключается договор  о полной материальной ответственности. Аналогичным образом для такой  кассы устанавливается лимит кассы. В кассе должны находится все инструкции, контрольные материалы, образцы различных денежных знаков. Однако при приёме денежных средств в иностранной валюте в кассу есть некоторые различия. Кассир должен строго соблюдать правила совершения операций по приёму и выдаче валюты. Прежде чем принять в кассу валюту, кассир должен убедится в её подлинности и платёжеспособности. Для этого у кассира должны быть образцы и контрольные материалы. При их отсутствии кассир не имеет права принять деньги. Также нельзя проводить операции при неполном или неправильном заполнении денежных документов. Если документы оформлены правильно, то кассир имеет право принять только целые, не ветхие денежные знаки. Повреждённые денежные знаки кассиром не принимаются. 
       Если у кассира какие-либо денежные знаки вызывают сомнения в подлинности, то эти купюры клиенту не возвращаются. Клиенту выдается квитанция, где указан номинал и номер подозрительной купюры. Затем кассир заносит эти данные в специальный реестр фальшивых и вызывающих сомнение денежных знаков и отправляет в банк. 
       Чтобы отделить учёт валюты от рублей на расчётном счёте, предприятие открывает специальный валютный счёт с соответствующими субсчетами. 
       По законодательству России, любые предприятия могут открыть валютный счёт в любом банке, у которого есть лицензия на совершение операций в валюте. Как правило банк открывает для каждого вида валюты отдельный счёт. Также можно открыть счёт сразу в нескольких валютах. Это позволяет избежать затрат по переводу из одного вида валюты в другой, так как такая операция является платной. Если при этом возникают курсовые разницы, то они относятся на счёт организации. Как и для открытия расчётного счёта, для открытия валютного счёта предприятие должно предоставить в банк ряд документов: 
       - заявление с просьбой об открытии валютного счёта; 
       - копию учредительных документов, заверенную нотариусом, 
       - справку из налоговой инспекции о постановке предприятия на учёт; 
       - карточку установленного образца с образцами подписей директора и главного бухгалтера. 
       Заявление должно быть скреплено подписями и печатью. Обязательной фразой в заявлении должна быть фраза, что предприятие обязуется соблюдать все требования валютного законодательства. 
       В банке предоставленные документы проверяются юристом и главным бухгалтером, после чего дается разрешение на открытие валютного счёта. Копия этого разрешения, отправленного организации, является основанием для осуществления операций по валютному счёту. 
       Если банк принимает положительное решение, то на обратной стороне заявления работник банка указывает номер счёта и пишет разрешительные визы. После этого банк отправляет сведения в налоговую инспекцию. 
       Если валютный счёт хочет открыть совместное предприятие, то оно должно быть внесено в реестр предприятий с иностранными инвестициями. 
       После всего этого банк заключает с клиентом договор о расчётно-кассовом обслуживании. В нём оговариваются: 
       - размер комиссионных за обслуживание; 
       - сроки принятия банком претензий по списанию или зачислению денежных средств на валютный счёт; 
       - способы разрешения конфликтных ситуаций и т.д. 
       Как и при операциях на расчётном счёте, при операциях на валютном счёте банк каждое своё действие сопровождает выпиской с валютного счёта, которую направляет предприятию. 
       Предприятие для отражения оборотов по валютному счёту использует бухгалтерский счёт 52 «Валютный счёт».Счёт является актиыным по отношению к балансу. По дебету счёта отражают поступление средств, по кредиту списание. 
       Если банк совершил ошибку при операциях на валютном счёте, то предприятие отражает эту ошибку на счёте 63 «Расчёты по претензиям». 
       К счёту 52 открывают субсчета: 
       1. Транзитный валютный счёт (52/1). 
       2. Текущий валютный счёт (52/2). 
       3. Валютные счета за рубежом (52/3). 
       Для зачисления поступлений в валюте предприятие открывает транзитный валютный счёт. Сюда в полной мере поступают валютные средства, в том числе и не подлежащие обязательной продаже. Исключения составляют: 
       - перевод посреднической организацией оставшейся после обязательной продажи его части валютной выручки с отметкой в платёжном поручении о произведённой продаже части валютной выручки; 
       - валюта, приобретённая на внутреннем валютном рынке за российские рубли и за валюту другого вида; 
       - инкассированная валютная выручка предприятий осуществляющих реализацию гражданам товаров ( работ услуг) за валюту на территорию РФ; 
       - наличные поступления валюты в виде возвратов, снятых с текущих валютных счетов и неизрасходованных сумм на оплату расходов, связанные с командировками работников организаций в иностранные государства. 
       Операции по кредиту счёта 52/1 «Транзитные валютные счета» осуществляются в случаях: 
       - при возвращении средств в валюте той организации от которой они поступили; 
       - при перечислении экспортной валютной выручки посредническими и внешнеэкономическими организациями, не являющимися президентами РФ за вычетом комиссионного вознаграждения; 
        
       - при обязательной продаже части валютной выручки и продажи средств в валюте, превышающей сумму обязательной продажи; 
       - при переводе части валютной выручки после обязательной продажи валютных средств на ее текущий счет ; 
       - при перечислении валютной выручки посредническими организациями на транзитные счета поставщиков экспортной продукции, являющимися резидентами, за вычетом комиссионного вознаграждения и т.д. 
       Для учёта средств, находящихся в распоряжении предприятия открывается текущий валютный счёт. Валютные средства предприятия остаются после обязательной продажи части валютной выручки и совершения иных операций по счёты в соответствии с действующим валютным законодательством. 
       По дебету счёта 52/2 «Текущие валютные счета» показываются переводы в кредита счёта 52/1 «Транзитные валютные счета» а также показываются суммы, напрямую попадающие на счёт 52/2 минуя 52/1. 
       Расходоваться средства с текущего валютного счёта могут по разным направлениям, например: 
       - переводы валюта для расчёта с поставщиками продукции а также для выполнения любых других обязательств; 
       - переводы средств на счёт предприятия за рубежом; 
       - на продажу валюты (кроме обязательной). 
       Получить наличную валюту можно лишь в двух случаях: 
       - оплата командировочных сотрудникам, уезжающим за границу; 
       - по специальному разрешению ЦБ РФ 
       Счёт 52/3 «Валютные счета за рубежом» открываются по разрешению ЦБ РФ на следующие цели: 
       - оплата расходов, связанных с выполнением работ за границей; 
       - оплата расходов представительства; 
       - оплата расходов, связанных с осуществлением хозяйственной деятельности за границей. 
       Движение валютных денежных средств за рубежом отражается на бухгалтерском счёте 52/3.