Учет  материалов на складе

Ответственность за хранение и движение материалов на складе возлагается на кладовщика, для чего с ним заключается  договор о материальной ответственности. На него же возлагается ответственность  ведения учета материалов. Для  этого используется Карточка складского учета, где кладовщик отражает движение материалов по количеству, ассортименту и сортам.

На  каждый вид, наименование и сорт материалов в бухгалтерии предприятия открываются карточки  складского учета, где отражаются: наименование предприятия, номер карточки, номер склада, наименование материала, марка, сорт, размер, единица измерения, номенклатурный номер, учетная цена.

На основании  приходных и расходных документов кладовщик ежедневно производит записи в карточки складского учета только в количественном выражении и выводит новый остаток.

Первичные приходные  и расходные документы кладовщик  в определенные сроки сдает в  бухгалтерию в сопровождение  реестра сдачи документов. Первый экземпляр реестра с документами  остается в бухгалтерии, а второй после тщательной проверки возвращается кладовщику с подписью бухгалтера.

В бухгалтерии  предприятия, в целях контроля за работой кладовщика и правильного  ведения карточек складского учета, открывается сальдовая книга  учета остатков материалов, куда кладовщик переносит количественные остатки. Книга открывается и хранится в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1-2 числа следующего за отчетным месяцем он, заполнив ее, возвращает в бухгалтерию.

Учет материалов в бухгалтерии. Наличие и движение сырья, материалов, топлива, запчастей и т.п., принадлежащих предприятию в бухгалтерском учете  отражаются на следующих счетах, посредством которых обобщаются  информация о состоянии материальных ценностей:

• 1010 «Сырье и материалы»
• 1020 «Покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия»
• 1030 «Топливо»
• 1040 «Запасные части»
• 1050 «Строительные материалы»
• 1060 «Тара и тарные материалы»
• 1070 «Материалы, переданные в переработку на сторону»
• 1080 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

На указанных  счетах учитываются материальные ценности, обычно, по фактической  себестоимости их приобретения, которая включает в себе все затраты на приобретение и транспортно-заготовительные расходы, связанные с доставкой товарно-материальных запасов к месту их расположения.

На счете 1010 «Сырье и материалы» учитывается  наличие и движение:

1. сырья и основных материалов (в т.ч. строительных);
2. вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции;
3. сельскохозяйственной продукции для переработки.

На счете 1020 «Покупные полуфабрикаты, комплектующие  изделия» учитывается наличие и  движение покупных полуфабрикатов, готовых  комплектующих изделий, строительных  деталей и конструкций. 

На счете 1030 «Топливо» учитывается наличие  и движение нефтепродуктов, горюче-смазочных материалов  (нефть, бензин, керосин, дизельное топливо, масло и т.п.).

• 1040 «Запасные части» учитывается наличие и движение приобретенных или изготовленных  для собственных нужд запасных частей.
• 1050 «Строительные материалы» учитывается наличие и движение строительных материалов, приобретенных со стороны или собственного производства.
• 1060 «Тара и тарные материалы» учитывается наличие и движение всех видов тары, а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления и ремонта тары.
• 1070 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается наличие и движение материалов, предназначенных для переработки на сторону. К ним относятся в основном лес и лесные материалы, продукция растениеводства и животноводства.
• 1080 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» учитывается наличие и движение специальных инструментов и приспособлений, специальной и санитарной одежды, специальной  обуви, постельных принадлежностей, канцелярских принадлежностей (калькуляторы, настольные приборы и т.д.), кухонного и столового инвентаря, а также столового белья и т.д.

Периодически  в сроки установленные руководством предприятия кладовщик в бухгалтерию  сдает реестр, с приложенными документами. Бухгалтер, принимая реестр, проверяет  таксировку. Для этого используется   ведомость №10 «Движение материальных ценностей»,  которая имеет два раздела: «Поступление и остатки материалов  на начало месяца» и «Расход и остатки материалов на конец  месяца».

Движение  материалов в бухгалтерии в течение  отчетного месяца учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца – после расчета процентов и суммы транспортно – заготовительных расходов или отклонений  фактической себестоимости от учетной, эта стоимость доводится до фактической себестоимости.

Синтетический учет материалов в бухгалтерии ведется на счетах 1010-1090. Остаток материалов и их поступление за месяц отражаются по дебету, а расход материалов – по кредиту счета.

Аналитический учет по счетам учета материалов (1000) ведется по местам хранения и по отдельным  их  наименованиям (видам, сортам, размерам).

Для учета  животных, принадлежащих предприятию  в плане счетов предусмотрены  счета 1100 «Животные на выращивании и откорме». На этих счетах учитывается:

1. молодых животных;
2. взрослые животные, находящиеся на откорме, в нагуле;
3. птицы;
4. кролики;
5. семьи пчел;
6. взрослый скот, выбракованный из основного стада для реализации (без постановки на откорм);
7. скот, принятый от населения для реализации.

Учет этих животных ведется на счетах:

• 1110 «Животные на выращивании»
• 1120 «Животные на откорме»

Все затраты, связанные с откормом или выращиванию  отражаются:

1. на счете 2010 «Основное производство», для тех предприятий, где животноводство является основным видам деятельности;
2. на счете 2710 «Обслуживающее хозяйство», когда животноводство не является основным видом производства.

Затраты, направленные на выращивание  и откорм относятся на увеличение себестоимости животных. Иначе говоря привес и прирост животных определяется по сумме затрат, накопленных на счетах учета производственных  затрат:

• дебет 1110, 1120
• кредит 2010, 2710

В конце года по указанным счетам производится запись, корректирующая стоимость привеса  или приросто животных, принятых на учет в течение года по плановой себестоимости выращивания, до фактической  себестоимости выращивания.

По мере выращивания скота молодняк переводится в основное стадо, который отражается через счета капитальных вложений.

• дебет 0840 «Формирование основного стада»
• кредит 1110 «Животные на выращивании», одновременно с этим:
• дебет 0170 «Рабочий и продуктивный скот»
• кредит 0840 «Формирование основного стада»

Животные, выбракованные  из основного стада, отражаются на счете 1120 «Животные на откорме» через счет выбытия:

• дебет 1120 «Животные  на откорме»
• кредит 9210 «Выбытие основных средств»:

и далее:

• дебет 9210 «Выбытие основных средств»
• кредит 0170 «Рабочий и продуктивный скот».

Выбытие на сторону  животных, в том числе сдача  заготовительным предприятиям скота, выбракованного из основного стада, отражается следующим образом:

1. списание себестоимости животных:

• дебет 9110 «Себестоимость реализованной готовой продукции»

• кредит 1110 «Животные на выращивании», 1120 «Животные на откорме»;

1. одновременно на сумму, причитающихся предприятию за этих животных с покупателя:

• дебет 4010 «Счета к получению от покупателей» заказчиков»
• кредит 9010 «Доходы от реализации готовой продукции»

Национальные  стандарты бухгалтерского учета  допускают организацию учета  материалов с использованием счетов 1500 и 1600 следующим образом, если это  предусмотрено учетной политикой  предприятия.

Для обобщения информации о заготовлении и приобретению материальных ценностей применяется счет 1510 «Заготовление и приобретение материалов».

По дебету счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов» отражают учетную цену материальных ценностей с корреспонденцией счетов 6010 «Счета к оплате поставщикам и подрядчикам» и т.д. в зависимости от источников поступления.

По кредиту  счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов» записывают фактическую  себестоимость приобретенных материалов (поступивших на склад).

Между показателями дебета и кредита счета 1510 может образоваться разница. Сумма разницы между фактической себестоимостью материальных ценностей и их стоимостью по учетным ценам списывается со счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов» на счет 1610 «Отклонения в стоимости материалов».

Остаток на конец  месяца по счету 1510 «Заготовление и  приобретение материалов» показывает наличие заготовленных и приобретенных  материалов, а также находящихся  в пути или не вывезенных со складов  поставщиков (без оприходования этих ценностей на склад).

Основные  типовые операции по счетам учета  заготовления и приобретения материалов (1500) приведены ниже.

Счет 1610 «Отклонения  в стоимости материалов» предназначен для обобщения информации о разнице  в фактической себестоимости  приобретенных материальных ценностей и учетных ценах.

Сумма разницы  в фактической себестоимости  приобретенных материальных ценностей  и учетных ценах считывается  в дебет или кредит счета 1610 «Отклонения  в стоимости материалов» со счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов».               

Накопленные на счете 1610 «Отклонения в стоимости  материалов» разница между фактической  себестоимостью приобретенных материальных ценностей и учетных цен списывается  в дебет счетов учета затрат на производство, расходы периода или других соответствующих  счетов пропорционально стоимости по учетным ценам израсходованных материалов.

Аналитический учет по счету 1610 «Отклонения в стоимости  материалов» ведется по группам  материальных ценностей».

Инвентаризация  материалов и учет ее результатов

Периодически  на всех предприятиях хозяйствующего субъекта, независимо от форм собственности  по действующему законодательству проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей. Целью проведения инвентаризации является пересчет фактического наличия материальных ценностей и сопоставление данных инвентаризаций с показателями бухгалтерского учета. С другой стороны проведение инвентаризации преследует цель контроля за работой материально-ответственных лиц, обеспечения сохранности материальных ценностей предприятия, а также проверки условий хранения и порядок ведения учета их движения.

Порядок организации  и проведения инвентаризации и выявления  результатов определен НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации» (утвержден Министерством Финансов РУз № 58 от 2.11.1998г. и зарегистрирован Министерством Юстиции РУз №833 2.11.1999 г.).

В соответствии с НСБУ №19 инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.

Проведение  инвентаризации является обязательным:

а) при смене материально-ответственных лиц  на дату приема-передачи дел и ценностей;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

в) при установлении фактов хищения или злоупотреблений;

г) при передаче в аренду, выкупе, продаже и разгосударствления предприятия;

д) при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

е) в случае пожара или стихийных бедствий –  немедленно по окончании пожара, стихийного бедствия;

Частота проведения инвентаризации в отчетном году, даты проведения, перечень имущества устанавливается руководителем предприятия.

Для проведения инвентаризации на хозяйствующих субъектах  создаются постоянно действующие  инвентаризационные комиссии в составе  руководителя предприятия или его  заместителя (председатель комиссии);

главного бухгалтера;

других специалистов (инженеров, экономистов, техников и  т.д.)

Инвентаризационная  комиссия проводит инвентаризацию ценностей  в местах хранения и производства, совместно с бухгалтерией участвует  в определении результатов инвентаризации и разрабатывает  предложения по принятию решений по результату инвентаризации.

Материально-ответственное  лицо перед началом инвентаризации дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и  приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Проверка  фактического остатка производится при обязательном участии материально-ответственных  лиц. Наименования инвентаризуемых  ценностей и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Обнаруженные  при инвентаризации расхождения (излишки  или недостачи, повреждения или  порчи) оформляются в сличительной ведомости и оцениваются по фактической себестоимости. По каждому случаю расхождения принимаются соответствующие решения.

Результаты  инвентаризации в бухгалтерском  учете отражаются следующим образом:

1. при обнаружении излишков ТМЗ:

• дебет 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ

• кредит 9390 «Прочие операционные доходы»

1. при выявлении в процессе инвентаризации недостачи ТМЗ:

• дебет 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
• кредит 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ.

При этом на сумму естественной убыли в пределах норм или недостачи (потерь) от стихийных бедствий, а также, в случае если виновные не обнаружены, производится запись:

дебет 2010 «Основное  производство» или 9430 «Прочие операционные расходы»

кредит 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае обнаружения недостачи ТМЗ по вине материально-ответственных лиц, допущенный ущерб взыскивается  с них. При этом составляются проводка:

а) дебет 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального  ущерба»

• кредит 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

б) При взыскании  с материально-ответственных лиц:

• дебет 5010 «Денежные средства в национальной валюте» или 6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• кредит 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального ущерба».

Документальное  оформление движения материалов

Обеспечение предприятия соответствующими материальными  ценностями возлагается на отдел  снабжения, который своевременно заключает  договора поставок и контролирует за выполнением  поставщиками договорных обязательств. При необходимости отдел снабжения предъявляет им  претензии по качеству и недостачам материалов, а также предпринимает меры по розыску и доставке  материалов на оклад, если они современно не поступили на предприятие.

Обязанности доставки материалов от поставщиков  возлагаются на экспедитора, который, принимая груз от транспортных организаций или непосредственно от поставщиков проверяет условия сохранения груза, например, наличие пломб, состояние тары, соответствие качеству материалов условиям договора. При обнаружении, каких либо отклонений от норм составляется  коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или непосредственно поставщику.

Для подтверждения  экспедитору в качестве представителя  покупателя ему выдается доверенность соответствующего образца, на основе которой он получает материалы со склада поставщика. Срок договора не должен превышать 15 дней. Список лиц, имеющих право на получение доверенностей, утверждается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Образец доверенности    приводится в альбоме типовых форм первичных документов бухгалтерского учета.

На последнем  листе журнала за подписями руководителя предприятия или лицами  ответственными за выдачу доверенностей делятся запись «В настоящем журнале пронумеровано…..листов» и заверяется печатью. Количество листов указывается прописью.

Какие либо случаи выдачи доверенностей без указаний всех реквизитов и особенно без образцов подписи лиц, на имя которых они  выписаны, не допускается.

Лицо, уполномоченное   на получение ценности, после получения их обязано представить в бухгалтерию отчет о выполнении поручения и о сдаче на склад (кладовую) полученных им товарно-материальных ценностей.

В случае, если доверенности остались не использованными, то они должны быть возвращены предприятию на следующий день после истечения срока  их  действия. Факт возврата неиспользованной доверенности отмечается в «Журнале учета выданных доверенностей» (в графе 8).  Эти доверенности погашаются надписью «Не использован» которые хранятся до конца отчетного года у ответственного за  это дело. В конце года все неиспользованные доверенности уничтожаются, на что составляется соответствующий акт.

Согласно  действующим законодательством,  лицам, не отчитавшимся за предыдущие доверенности, сроки действия которых истекли, новые  доверенности  не выдаются.

При отпуске  товарно-материальных ценностей доверенность поставщик оставляет себе. По окончании  отпуска ТМЦ доверенность  сдается  в бухгалтерскую вместе с документом на отпуск ценностей.

Нельзя производить  отпуск товарно-материальных ценностей в случаях нарушений условий и порядка выдачи доверенностей согласно действующему законодательству, а именно:

1. при предъявлении  доверенности с  нарушением порядка заполнения или с неполными реквизитами;
2. при предъявлении  доверенности, в которой допущены исправления, поправки и  помарки;
3. при отсутствии паспорта лица,  указанного в доверенности;
4. в случае истечения срока, на который выдана доверенность;
5. и другие, когда предъявленная  доверенность вызывает сомнение об ее подлинности.

Доставленные  материальные ценности от поставщиков  принимает, как обычно, заведующий складом  или кладовщик. Он должен проверить  соответствие количества, качества и  ассортимента поступивших материалов согласно документам поставщика: счет-фактура, платежное требование, спецификация, сертификат, товарно-транспортная накладная. Когда перечисленные показатели полностью соответствуют документам поставщика и не вызывает сомнения  кладовщик выписывает приходный ордер соответствующего образца. Допускается также проставлять штамп с основными реквизитами приходного ордера в документах поставщика. 

В процессе приемки  материальных ценностей на складе могут  быть случаи, когда между фактическим  поступлением и данными сопроводительных  документов поставщика составляется акт о приемке  материалов. Такой акт составляется комиссией при участии  представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, зав.складом и  работником отдела снабжения. В этом случае приходный ордер не составляется.

В акте об установленном  расхождении в количестве и качестве при приемке товара (материала) отражаются сведения о месте составления акта, составе комиссии, товарополучателя, поставщика, основание отгрузки, станции отправления и станции назначения, дате составления коммерческого акта, условии хранения товара до его вскрытия, фактическом количестве товара и расхождения по документу поставщика и т.д.

При внутреннем перемещении материалов неиспользованных на склад или  передачи из производства неиспользованных  материалов, а также отходов составляются накладные.

Приобретение  материалов подотчетными лицами от физических лиц после сдачи ценностей  оформляется составлением акта закупки  материалов за наличные у  частных лиц.

Отпуск материалов на производственные нужды (изготовлении продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы) или реализация неликвидных материалов оформляются расходными документами. К ним следует отнести требования, лимитно -  заборные карты, накладные.

Разовые, не часто повторяющиеся отпуск материалов оформляется требованиями, которые выписываются потребителями, то есть цехами, отделами и участками.

Ритмичная и  равномерная организация производства требует систематического (ежедневного) отпуска  материалов со склада в цеха, участки, отделы. В этих целях плановый отдел или диспетчерская  служба заранее определяет лимит отпуска материала на один месяц.  Для упрощения учета в этих условиях отпуск материала оформляется выпиской лимитно - заборной карты  в двух экземплярах. Один экземпляр до начало месяца передается цеху-потребителю, а второй – на склад. При отпуске материалов кладовщик расписывается в экземпляре цеха, а получатель в экземпляре кладовщика. Остаток неиспользованного лимита выводится в карте кладовщиком после каждого отпуска, что устраняет  случаи сверхлимитного отпуска материалов, который должен быть оформлен дополнительным требованием.