Учет персонала

21

1.3. Аналитический и синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда и его документальное отражение

Аналитические расчеты  направлены на учет индивидуальных затрат труда и времени. Режим последовательности регистрации аналитических показателей:

– первичные документы (табеля учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, маршрутные листы, листки на доплату,  акты на брак, справки – расчеты);

– карточки–лицевые счета работающих, расчетные и платежные ведомости.

              Синтетический учет  происходит посредством группировки и суммирования аналитических показателей в составе фонда заработной платы. Таким образом, аналитический учет носит персональный характер и организуется в разрезе каждого табельного номера, а синтетический учет фиксирует его суммы, объединяя в составе счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это основной для этих целей счет, пассивный по отношению к балансу, так как кредитовое сальдо отражает не выполненные организацией  обязательства перед работниками ввиду ненаступления срока их погашения или отсутствия денежных ресурсов для этих целей. Оборот по кредиту – набор сгруппированных по однородности операций: расчетов в суммах начисленной заработной платы, премий, пособий и прочих платежей за отчетный период  в корреспонденции со счетами затрат на производство или на содержание организации, или со счетами источников начисления премий, вознаграждений, или со счетами внебюджетных фондов, ранее созданных резервов и другое.

              Операции по начислению отражаются следующей бухгалтерской записью:

Дт 20 – Кт 70; премии и вознаграждения из прибыли;

Дт 84 – Кт 70; начисление доходов акционерам: Дт 84 – Кт 70; при создании резерва для оплаты отпусков, начисленные отпускные списывают на уменьшение  созданного резерва;

Дт 96 – Кт 70. Удержания из заработной платы отражают следующим образом;

Дт 70 – Кт 68 – на сумму налога на доходы физических лиц;

Дт 70 – Кт 69 – на сумму страховых взносов в ФСС и ПФР; Дт 70 – Кт 28 – на сумму удержаний с виновников брака;

Дт 70 – Кт 73 – на суммы товаров, проданных в кредит; Дт 70 – Кт 76 – на суммы по исполнительным листам.

              Суммы, отражаемые по  дебету счета 70, в первую очередь направлены на уменьшение обязательств организации перед работниками в связи с удержанием с последних налогов, ранее полученных авансов по заработной плате, сумм, перечисленных в банки, или за товары, купленные в кредит, сумм, удержанных за допущенный брак, алиментов и тому подобное.

Указанная совокупность аналитических и синтетических показателей дает возможность осуществить контроль за соответствием или отклонением практически начисленного фонда заработной платы от запланированного, выявить причины перерасхода заработной платы и составить необходимую отчетность по труду и заработной плате.

              Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме учета ограничивается следующими журналами­ордерами:

– оборот по Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах ордерах № 10 и 10/1. В разделе 1 журнала – ордера № 10 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции, то есть отнесенные в Дт 20,23,25,26,28 и в Кт 70. В журнале ордере № 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников (премии), отнесенные в Дт 08,44,69,91,84 и другое;

– оборот по Дт 70, то есть, суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение в журнале–ордере № 1 – сумма ранее выданного аванса (Кт 50); в журнале-ордере № 8- суммы удержанных налогов (счет 68), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (счет 73); суммы, перечисленные в Сбербанк России, а так же алименты и прочие платежи (счет 76).

В составе журнально-ордерной формы  счетоводства предусмотрены специальные регистры для расчета  отчетного, фактически начисленного фонда оплаты труда.

Фонд заработной платы включает  все расходы организации на оплату труда независимо от источника их финансирования, в том числе суммы, начисленные работникам за непроработанное время, в течение которого за ними сохраняется заработная плата, а также стимулирующие и компенсирующие выплаты. Для определения фактической суммы заработной платы  и других начислений  в пользу работников используется разработочная таблица № 6 «Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка по расчетам с рабочими и служащими». Составляется она ежемесячно. Первая часть таблицы содержит расшифровку  начисленных сумм, входящих в фонд оплаты труда и не входящих, оплачиваемых за счет прочих источников (соцстраха, спецфондов). Внутри таблицы суммы подразделяются на виды начислений (повременно, сдельно, отпуск и так далее). Кроме того, здесь большое значение имеет суммирование начисленных сумм по категориям работников, позволяющее анализировать отчетные показатели и использовать их при составлении отчетности по  труду и заработной плате, так как данные в них приведены за отчетный месяц и с начала года. Вторая часть таблицы – сводные данные по расчетам с рабочими и служащими - содержит показатели: задолженность на начало месяца за предприятием и работниками; начислено за отчетный месяц по подразделению и предприятию всего, без расшифровок. Затем приводятся полная характеристика выплат, удержаний и вычетов из заработной платы и задолженность на конец месяца. Эта часть таблицы позволяет анализировать показатели счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда, составить справки на удержание к журналам-ордерам № 8, 10/1, ведомости № 7 и сверить остатки на конец месяца с главной книгой.

Так, к журналу – ордеру № 8 заполняется справка по Кт 68 «Расчеты с бюджетом» на сумму удержанных налогов из заработной платы; к журналу – ордеру № 10/1 – по Кт 70 в Дт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» на сумму начисленных пособий  по временной нетрудоспособности и в Дт 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму единовременных премий, начисленных всем работающим; к ведомости  № 7 – по Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» на суммы удержаний  за товары, проданные в кредит и так далее, по Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – по исполнительным листам и так далее.

Для расчета заработной платы необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Для этого Госкомстатом России установлено несколько форм документов. Это расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников.

При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе, и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм. А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу одну и ту же информацию, но сгруппирована она по разному.

В своей работе я подробно рассмотрела порядок заполнения только одной из форм – лицевого счета.

Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма № 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда.

В зависимости от численности организации расчетно-платежные ведомости могут формироваться по подразделениям или категориям сотрудников или каким-либо иным удобным для работы способом.

В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные (форма №Т-51) и платежные (форма №Т-53) ведомости. Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают памятку «Разовый расчет по заработной плате».

Использовать расчетные или расчетно-платежные ведомости для ручного подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за двенадцать месяцев при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из ведомостей за разные месяцы.

Это гораздо удобнее делать на основании данных лицевого счета (формы №Т-54 и Т-54а). В нем указываются все необходимые сведения о данном работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу), все виды начислений и удержаний из его заработной платы за каждый месяц в течение года. По этим данным легко рассчитывать средний заработок за необходимый период времени.

Лицевые счета открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость.

Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате.

При заполнении лицевого счета в него, прежде всего, заносятся персональные данные о работнике из приказа о приеме на работу и личной карточки: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и другое.

При прекращении трудового договора на основании соответствующего приказа дата увольнения проставляется в «шапке» лицевого счета.

По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.