Учет расчетов с подотчетными лицами. Не возвращенные подотчетные суммы

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести к нарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение Порядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Иногда в организациях бывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетного года списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доход данного работника.

Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки и т.д. (1).

При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных сумм, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин при покупке ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм (22, с.251).

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Заключение

Итак, в работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется авансовый отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и другие случаи.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с не соблюдением порядка выдачи денег под отчет, не проведением инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, несвоевременной сдачей неизрасходованной части подотчетных сумм, несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица т.д.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Библиографический список

1.                  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ

2.                  Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ

3.                  Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"

4.                  Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5.                  Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"

6.                  Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

7.                  Приказ Минфина РФ от 06.05.99 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99»

8.                  Приказ Минфина РФ от 09.12.1998 N 60н (ред. от 30.12.1999) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 31.12.1998 N 1673)   

9.                  Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н « Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» (в редакции приказа Минфина РФ от 7 мая 2003 г. N 38н)

10.             Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 N 154н (ред. От 25.12.2007) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006"

11.             "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.93 г № 40

12.             Инструкция Банка России от 27 февраля 1995 года № 27 "О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками"

13.             Положение Банка России от 22.06.97 № 62

14.             Указание ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

15.             Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с последними изменениями от 25 ноября 2009 г.)

16.             Налоговый кодекс Российской Федерации часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (ред. от 29.12.2009)

17.             Барсукова, И. В. Расчеты с подотчетными лицами /И. В. Барсукова //Налоговый вестник. -2005. - № 6. - С. 15 – 22

18.             Безруких,  П.С. Бухгалтерский учет / П.С. Безруких, Н.П. Кондраков, В.Ф. Палий. – М.: Бухгалтерский учет, 2004. – 325с.

19.             Волкова, Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников / Л.В. Волкова // Главбух.-2004.-№25.-С.60-66

20.             Захаркин, В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / В.Р. Захаркин. – М.: Налоговый вестник, 2008. – 451с.

21.             Курилова, О. Расчеты с подотчетными лицами (типичные ошибки)        / О. Курилова // Московский бухгалтер. – 2009.- № 1.-  С. 10 – 14

22.             Шеремет,  А.Д. Аудит / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. - М.: ИНФРА-М, 2006. -447с.