Учет расчетов с подотчетными лицами

12

Чита 2012
ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение...................................................................................................................3

1. Организация расчетов с подотчетными лицами...............................................4

2. Учет расчетов с подотчетными лицами............................................................9

Заключение.............................................................................................................13

Список использованной литературы...................................................................14

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

При этом бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами заключается в том, что учет ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать расходование денежных средств.

В работе дается характеристика материальных запасов, также приведены бухгалтерские проводки, отражающие основной набор хозяйственных операций.

Теоретической базой для данной курсовой работы являются труды российских учёных, таких как Кондраков Н.П., Кондраков И.Н., Балдина С.В., Токарев И.Н.и др.

Бюджетный учет осуществляется в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учете», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений.

Данная работа состоит из введения, двух параграфов, заключения и списка литературы.  

1. Организация расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются в авансовом отчете как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению и заполняют графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принятых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.

Нормы возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).

Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Размеры суточных и расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников Российской Федерации определены приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках по территории зарубежных стран, с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 12 июля 2006 г. N 92.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов.

Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению, которые переносятся в Главную книгу.

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы "Наименование показателя" приводится запись: "В рублевом эквиваленте".

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

020810000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

020820000 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

020830000 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

020860000 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

020890000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

020831000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

020832000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

020834000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

020862000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

020863000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

020891000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по счету 020800000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Операции по увеличению расчетов с подотчетными:

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812560, 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560, 020832560, 020834560,  020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»;

выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения Платежная ведомость (ф. 0504403), подписанная руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты,  не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в кассу бюджетного учреждения в  течении трех дней,  отражается на основании Платежной ведомости (ф. 0504403)  по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811560 - 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации», 020134610  Выбытия средств из кассы учреждения»;

получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560)  и кредиту счета 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения».

Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф.0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010521340 - 010526340, 010531340 - 010536340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030212830, 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030291830), 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности  по удержаниям из выплат по оплате труда», 040120200 «Расходы хозяйствующего субъекта» (040120213, 040120213, 040120221 – 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);

выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830 -  030213830, 030262830, 030263830, 030291830);

возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;

возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы,  денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Платежного поручения (ф. 0401060), иного платежного документа по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;