Управленческие документы

Бланк письма. В зависимости  от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные  об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 - ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем  наименований вида документа (слово  «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

 

Пример оформления бланка для писем  с угловым расположением реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Общий бланк. В зависимости  от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

06-наименование организации;

12-место составления  или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор  реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

 

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Государственная налоговая  служба Российской Федерации ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ _____________№____________ Москва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут  создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно  по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование вида  бланка;

- дату поступления; 

- номер сопроводительного  документа;

- наименование предприятия-изготовителя;

- серию и номера  гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование вида  бланка;

- количество экземпляров; 

- серию и номера  бланков; 

- наименование структурного  подразделения; 

- фамилию и инициалы  должностного лица-получателя;

- расписку в получении; 

- примечание (отметка  об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков  оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные  на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации  в крупных управленческих аппаратах  создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено  государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается  располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными  для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

- размещение на бланке  только сокращенного наименования  организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе;

- «украшение» бланка  рисунками, которые можно принять  за эмблему;

- размещение на бланке  справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения  реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;

- размещение дополнительных  элементов в оформлении (лишние  линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

2. ОФОРМЛЕНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы  – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы  – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному  составу – приказы по личному  составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

2.1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

 

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного  вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают  уставы, положения, инструкции и т.д.

2.1.1. Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых  определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют  задачи и цели создаваемой  организации);

- организационное единство (структурные  подразделения, их взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы  управления, права и обязанности  должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение  размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность  по делам государственной власти.

Уставы общественных организаций  по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных предприятий  утверждают районные или городские администрации.

Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации  в областных, краевых, городских  или районных администрациях.

2.1.2. Должностные  инструкции

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно  разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие  порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права,  обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит  из нескольких разделов, каждый из которых  является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут  иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных  подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в должностную  инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.