Алгоритм распределения ресурсов в проекте

После того как мы сократили  длительность назначения 25 января и  перенесли 1 час работы на 29 января, перегрузка ресурса в этот день все  равно осталась: красным выделен  общий объем трудозатрат, хотя суммарные  трудозатраты уже равны 7,75 часа, что меньше нормы (рис. 7, файл 4mрр). В чем же дело теперь?

Чтобы разобраться в  ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня — возможно, что некоторые задачи пересекаются внутри часа, что создает перегрузку. Для этого отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы.

Рис. 7. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен

Для быстрого перемещения  к нужной дате или часу внутри дня  удобно использовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбранному положению ползунка.

При просмотре почасового плана за 25 января (рис. 8 файл 5.mpp) видно, что на трудозатраты в 5 часов на Подготовку редакционных заданий в плане отведено только 3 часа, что создает перегрузку: ресурс будет вынужден за час делать работу, на котор\ ю обычно отводится 1,67 часа. В то же время Доработка планов с учетом замечаний, трудозатраты на выполнение которой составляют 0,75 часа, растянута на 3 часа, и в каждый из этих трех часов ресурс будет работать по 0,25 часа.

Рис. 8. Анализ почасового плана 25 января

В чем причина такой  неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружает ресурс на 25% часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку 25 января такой вариант выделения создает проблемы, мы сократим длительность назначения до 1 часа, а трудозатраты установим в 0,75 часа. Это позволит нам перенести назначения на Редколлегию на 2 часа назад и равномерно распределить трудозатраты по Подготовке редакционных заданий.

В процессе изменения  времени назначений MS Project будет отображать предупреждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что назначение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.

В нашем случае Редколлегия  следует после Доработки планов с учетом замечаний, заканчивающейся  только в 10 утра (поскольку у нее  есть несколько назначений, еще не сокращенных нами). Соответственно, Редколлегия должна начаться в 11, но перенос назначения Иванова на два часа раньше перенесет и ее начало, что противоречит связи Finish-to-Start (Окончание-начало) между задачами. При переносе назначения MS Project выведет диалоговое окно с сообщением о конфликте и предложением отменить действие (Cancel) либо продолжать (Continue). Поскольку мы знаем, что сократим назначения на Доработку планов с учетом замечаний и у остальных ее участников, тем самым сократив ее длительность и избежав противоречий в расписании, то выберем вариант Продолжить (Continue).

На рис. 9 (файл б.гпрр) представлен план после внесения в него изменений. Теперь загрузка ресурса на этот день выровнена. Если же теперь открыть новое окно с помощью команды меню Window > New Window (Окно > Новое окно), то мы увидим, как изменилась диаграмма Ганта для этих задач (рис. 10, файл 6.mрр).

Рис. 9. Изменяем почасовой план работ 25 января

В задаче Редколлегия  появился обозначенный точками на диаграмме  перерыв, поскольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта задача теперь начинается не после задачи Доработки планов с учетом замечаний, а немного раньше.

Чтобы удалить появившиеся  в плане несоответствия, нужно  изменить другие назначения задач Доработка  планов с учетом замечаний, Редколлегия и Подготовка редакционных заданий аналогично тому, как мы изменили их для назначений Иванова. Для этого подходит диаграмма Task Usage (Использование задач).

Рис. 10. После изменения назначений Иванова план проекта изменился.

На рис. 11 (файл 7.mрр) мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно такая же, как была у Иванова до выравнивания. Следовательно, мы можем распределить их трудозатраты аналогично: сократим длительность назначения в Доработке планов с учетом замечаний до 1 часа, трудозатраты в который составят 0,75 часа, и сократим трудозатраты по Подготовке редакционных заданий. Трудозатраты на последнюю задачу составляют 7,5 часа, хотя 25 января у этих ресурсов есть только 5 свободных часов на нее. Соответственно, перенесем 2,5 часа загрузки на 29 января, а 5 часов трудозатрат равномерно распределим по 5 календарным дням.

Рис. 11. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах

На рис. 12 (файл S.mpp) видны результаты выравнивания ресурсов. Теперь 25 января перегружена только Галкина, поскольку ее трудозатраты в задаче Редколлегия равны 3 человеко-часам, а длительность задачи — только 2 часам. Это видно в верхней части комбинированного представления, где загружено представление Task Usage (Использование задач). А в нижней части комбинированного представления, где отображается представление Resource Usage (Использование ресурсов), видна перегрузка Галкиной, по полчаса в каждый из двух дней, когда запланировано ее участие в Редколлегии.

Рис. 12. После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным

Галкина как ответственный  секретарь журнала после редколлегии  должна готовить отчет с планом номера, и когда его подписывает главный редактор, задача План номера утвержден считается выполненной. Известно, что трудозатраты на подготовку отчета составляют 1 человеко-час, и именно поэтому загрузка Галкиной на час больше, чем у других участников задачи. Следовательно, для того чтобы выровнять ее загрузку, нужно удлинить ее назначение на 1 час.

В соответствии с нашим  планом Подготовка редакционных заданий  может начаться только после утверждения  плана номера. Если мы удлиним назначение Галкиной на 1 час, то передвинем срок окончания Редколлегии на час, и Подготовка редакционных заданий начнется тоже на час позже. В то же время, в жизни план утверждается на редколлегии, а подписание отчета — формальность. Следовательно, чтобы не откладывать на час начало задачи Подготовка редакционных заданий, нужно изменить зависимость между задачами Редколлегия и План номера утвержден, добавив опережение в 1 час.

На рис. 13 (файл Эmрр) видно, как изменился план проекта после внесения изменений. Поскольку мы перенесли 1 человеко-час трудозатрат Галкиной на 11 часов, то в назначении ее на Подготовку редакционных заданий этот час пришлось освободить, перераспределив его трудозатраты (0,33 часа) на оставшееся время в течение дня. В нижней части комбинированного вида видно, что теперь у Галкиной загрузка полностью выровнена.

Рис. 13. После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление)

Чтобы убедиться в  том, что 25 января перегрузок не осталось, снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и с помощью фильтра выберем ресурсы с превышением нагрузки. Как видно, 25 января перегрузок больше нет, хотя в другие дни они пока сохранились (рис. 14, файл 10.mрр).

Равномерное распределение  трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. Как мы видим, в процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.

Рис. 15. 25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы

Замена ресурсов

.Пример, рассмотренный  в предыдущем разделе, продемонстрировал  нам, как выравнивать загрузку  ресурса путем перераспределения  трудозатрат во время исполнения  задачи, сохраняя суммарные трудозатраты. Но часто бывает так, что  трудозатраты нельзя перераспределить, и тогда приходится выделять на исполнение задачи другого сотрудника.

Например, в интервале  между И и 15 марта Иванов недоступен, так как уезжает в командировку. Поскольку во время составления плана мы забыли об этом и назначили его на несколько задач в указанном интервале, возникло превышение доступности. Чтобы избавиться от перегрузки, мы можем только назначить другого сотрудника исполнять задачу.

Для замены ресурсов мы воспользуемся  специальным диалоговым окном Assign Resources (Назначение ресурсов), открываемым из диаграммы Ганта. Чтобы мы могли просматривать назначения, превышающие загрузку ресурса, и одновременно выделять другие ресурсы на задачу, создадим комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма использования ресурсов, а в нижней — диаграмма Ганта.

На рис. 16 (файл 11.mpp) создано такое представление и в его верхней части отображена загрузка Иванова за период с 11 по 15 марта. Как мы видим, превышение загрузки каждый день равняется трудозатратам, то есть ресурс перегружен на 100%. При выделении назначений, перегружающих ресурс, соответствующие задачи отображаются на диаграмме Ганта в нижней части представления.

Для замены ресурсов в  этих задачах нужно перейти в  нижнее представление, установить курсор на нужную задачу и посредством команды меню Toots > Assign Resources (Сервис > Назначить ресурсы), кнопки Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная) или сочетания клавиш Alt+FlO открыть диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов) (рис. 17, файл 11.mpp).

В верхней части диалогового  окна назначения ресурсов указано название задачи. Прямо под ним располагается  раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов), с помощью которого можно  определить, какие ресурсы будут отображаться в таблице в середине диалогового окна. В нашем примере в этой таблице отображаются все ресурсы проекта, причем назначенные на задачу ресурсы расположены в начале списка и отмечены флажками.

Рис. 16. Удобное представление для замены ресурсов

Рис. 17. Диалоговое окно назначения ресурсов

Для выделения ресурса  на задачу предназначена кнопка Assign (Назначить), с помощью кнопки Remove (Удалить) назначение можно удалить, а для замены одного назначенного ресурса другим предназначена кнопка Replace (Заменить). Диалоговое окно удобно тем, что для каждого ресурса, который вы хотите назначить на задачу, можно просмотреть его график доступности, нажав кнопку Graphs (Графики).

Использование этого  диалогового окна рассмотрим на примере  — попробуем заменить Иванова на время его недоступности другим ресурсом. Для начала с помощью фильтрации оставим в списке ресурсов только нужные, то есть те, которые можно назначить на задачу. Чтобы изменять параметры списка ресурсов, щелкнем на кнопке со значком «+». Раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов) откроется (рис. 18, файл 11.mpp), и с его помощью мы сможем настроить список ресурсов.

Рис. 19. Настраиваем список ресурсов с помощью параметров

Отобрать ресурсы для  отображения в таблице можно с помощью любого из стандартных фильтров. Для этого нужно установить флажок рядом с раскрывающимся списком фильтров и затем выбрать нужный фильтр из списка. Если же вы захотите создать новый фильтр, то нужно нажать кнопку More Filters (Другие фильтры). После этого откроется диалоговое окно со списком фильтров (см. рис. 8), из которого можно перейти к созданию собственного фильтра.

Диалоговое окно содержит и другой полезный параметр для отбора ресурсов -Available to work (Доступные не менее), позволяющий выбрать ресурсы, доступные для работы в течение указанного числа часов или дней. Правда, при фильтрации ресурсов по доступности MS Project учитывает их общее свободное время в рамках проекта, а не задачи. То есть ресурсы, отобранные с помощью этого параметра, могут быть заняты во время исполнения задачи, на которую вы хотите их назначить.

В нашем примере для  подбора ресурсов мы использовали фильтр Group (Группа), с помощью которого отобрали только ресурсы из группы Редактор раздела, потому что задача связана с редактированием и ее должен выполнять редактор. Кроме того, мы применили фильтр по доступности в 14 часов, потому что трудозатраты Иванова в выбранной задаче равняются 14 часам. Как мы видим, заменить Иванова в нужные нам дни может только какой-нибудь из других уже задействованных в этой задаче ресурсов. Чтобы понять, кто бы это мог быть, выделим оба ресурса (Петров и Сидоров), щелкнув на них при нажатой клавише Ctrl, и нажмем кнопку Graphs (Графики).

В диалоговом окне Graphs (Графики) представлена краткая информация о трудозатратах и доступности ресурсов. В раскрывающемся списке можно выбрать тип графика: Work (Трудозатраты), Remaining Availability (Оставшаяся доступность) или Assignment Work (Трудозатраты назначения). Если выбрать первый пункт, график будет содержать линию, соответствующую загрузке ресурса, который должен отработать в тот или иной день. Второй пункт отобразит график с количеством человеко-часов, на которые ресурс может быть загружен в определенный день. И наконец, последний пункт отобразит график с линией, соответствующей доступности ресурса, и столбцы, обозначающие трудозатраты ресурса на выбранную задачу и на остальные задачи в каждый из дней проекта.

Над графиком расположена  шкала времени, а под ним —  таблица, где для соответствующих  дней приведены числовые значения данных, выбранных для отображения. Для перемещения по временной шкале предназначена полоса прокрутки, а кнопки с лупой и значками «+» и «-» позволяют уменьшить или увеличить единицы шкалы времени.

Нам нужно определить, какой из ресурсов может заменить Иванова с 11 по 15 марта, поэтому выберем для отображения график Remaining Availability (Оставшаяся доступность) и найдем нужные нам даты. Как видно на рис. 20, каждый из ресурсов может быть загружен на этой неделе примерно на 12 часов, то есть именно на нужное нам время.