Аудиты систем качества со стороны заказчиков. Назначение и способы проведения аудита второй стороны

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Аудит качества   дело   достаточно молодое, и, постоянно претерпевает   изменения   в подходах   проведения   аудита. 

Надо   сказать,  что   учебников   и   пособий,  которые могли   бы   оказать   помощь  в становлении   нового   перспективного   дела в   быстром приобретении   необходимых   знаний  и  профессиональных  навыков  при  проведении  аудитов, практически   нет.

Отсутствие  четких   представлений   о   сущности   профессии   аудитора,  отождествление   аудита с   обычной   инспекционной   проверкой   не   позволяют   поднять   аудиты   качества   на   должный  уровень   мировых   стандартов,  или   хотя   бы   до  отметок,  вызывающих   к нему уважение   и   доверие.

Эффективный  аудит качества на предприятии может существенно улучшить систему управления качеством, и в итоге улучшить качество продукции.

Поэтому предмет исследования в  данной работе –  понятие аудита качества.

Цель данного реферата - раскрыть важные принципы аудита качества, типы аудита, процесс его проведения, определение задач и целей аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы аудита качества

1.1. Аудит и проверка

Аудит качества может  быть внутренним или внешним и  не обязательно 

должен охватывать всю  систему, он может распространяться только на часть

системы.

Хотя термины «аудит», «проведение аудита» и «аудиторы» синонимичны  терминам «проверка», «проведением проверки» и «проверяющий», можно рассматривать аудит как изучение одного вида деятельности, одного отдела и т. д., тогда   как   проверка  – это   несколько   таких   аудитов.

Аудиты   дорогостоящи   и,  чтобы   быть оправданными,  они должны   обеспечивать положительные   результаты,  повышение уверенности   в работе системы   и создание основы для непрерывного совершенствования системы.

1.2. Типы   аудита

1. Аудит на  адекватность.

Аудит на адекватность устанавливает  степень соответствия системы документов, представленной руководством по качеству и сборником процедур, требованиям  применяемых стандартов.

Он   обычно  осуществляется  путем  сравнения  документов  системы  менеджмента   с   требованиями   стандарта   и   подтверждением   адресации   каждой   статье.

На практике   аудитор   сталкивается   с   большим  количеством   документов (процедуры,  рабочие инструкции,  контракты,  лицензии,  регламенты  и  т.  д.). Каждый   документ   имеет свою   ценность, но   важно   уметь определить   приоритеты.  Поэтому   следует   учитывать   статус   и   важность   тех   областей,  которые будут проверяться,  а также   результаты   предыдущих   проверок. Исходить нужно   из  важности   для предприятия.

2. Аудит на соответствие.

Аудит на соответствие –  устанавливает степень понимания, выполнения  и  соблюдения  персоналом  документированной  системы,  т.е.  аудитор ищет соответствие между запланированными целями в области качества, непосредственно на рабочем месте и оценивает:

• в каком порядке, при взаимодействии с кем, на основании каких требований, в течение какого времени?
• как подразделение документально подтверждает факт пооперационного выполнения установленного порядка?
• как именно исполнители на своем рабочем месте выполняют конкретную процедуру и фиксируют ее фактическое выполнение?
• чем   подтверждается   качество   процесса,  продукции /  услуги   и   его   улучшение?

3. Аудит продукции  / проекта/ процесса.

Это   вертикальный (сквозной)  аудит,  при котором рассматривается вся

система   производства   определенной   продукции   или   услуги. Этот   тип аудита  используется   обычно   при проверке   отдельного   проекта, или   если   это специально   оговорено  в контракте.  Этот  тип аудита

используется  для   программного обеспечения.

4.  Внешний   аудит.

Внешний   аудит  осуществляется  компанией  у  своих  поставщиков  или подрядчиков. Это может быть аудит на адекватность или на соответствие.

5. Сторонний  аудит. 

Сторонний аудит –  противоположность внешнему аудиту, в данном случае «наша» организация проверяется «нашим» заказчиком или третьей стороной. Это может быть аудит на соответствие или на адекватность.

6. Внутренний  аудит. 

При внутреннем аудите организация  изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет их адекватность или  соответствие.

Это самый важный из всех аудитов, он обеспечивает руководство организации информацией: об эффективности и продуктивности всей системы менеджмента, является ли их политика  удовлетворительной или нет; и какие изменения нужны. Современные системы качества должны действенно реагировать на изменения, внутренние и внешние. Внутренний аудит может гарантировать их реакцию на эти изменения, т. к. без постоянного наблюдения система менеджмента теряет свое значение, действенность и способность изменять организацию к лучшему.

Периодичность проведения аудитов устанавливается с учетом влияния проверок на ход работы в организации или результатов предыдущих   аудитов. Следует   четко   представлять   ожидаемый   результат   каждого   обнаруженного   несоответствия,  чтобы   правильно   выбрать   корректирующее   действие. Если   аудиты   выполняются   должным   образом, всякий   аудит может   служить мотивацией для персонала всех уровней и поможет создать и поддерживать настоящую среду качества.

Правильная организация  процесса внутреннего аудита помогает каждому работнику на своем месте  определить, насколько верно он выполняет предписанные ему функции и свое взаимодействие в процессе.  Поэтому   независимо   от   класса и   типа   аудита или   проверки,  они должны проводиться   соответственно  квалифицированным и обученным персоналом, состоящим   из   профессиональных   аудиторов/проверяющих   из штата организации или нанятого. Важно, чтобы была получена информация, и аудитор должен продемонстрировать надлежащий уровень достоверной проверки. 

Ценность   внутреннего  аудита  зависит  от  того,  как  запланировано  его проведение, как   он   осуществляется   и   каковы   его   результаты.  Для   этого   в ходе  аудита важно   получить как   можно   больше   данных,  при   этом   необходимо   тщательно   выбирать   области   для   проверок, определить   приоритетные направления  и   сосредоточиться   на   них.

Практический   опыт внутренних   аудитов   показывает, что   для получения   объективной информации  в программу аудита  следует

включить следующее:

• контракты,  т.к. в   них   содержатся   конкретные   требования.  Это   лучшее  подспорье   для   аудитора,  где   он может   проверить, насколько   требования   контракта выполняются;

технические   условия,  имеющие регулирующий   характер,  в отдельных  отраслях   промышленности.

Например, в пищевой промышленности при производстве питьевой воды, в фармацевтической отрасли и товаров народного потребления, независимые аудиты показали, что следует подвергать проверке их соблюдение требованиям технических  условий  при  планировании  внутренних  аудитов. 

Кроме  всего, важно  включать в программу внутренних аудитов такие структурные подразделения, как отдел кадров, службы маркетинга и рекламы, финансовые отделы  и другие службы, т. к. плохо налаженная работа отрицательно сказывается на отношениях с потребителями. К примеру, несвоевременно и неправильно оформленные счета, из-за чего потребители вынуждены тратить свое время, или недостаточная квалификация работников этих служб, отсутствие обратной связи, все это в условиях рынка ухудшает отношения с потребителями.

Поэтому аудитор  должен  четко  руководствоваться  следующим:  там,  где  существует  риск скомпрометировать качество или где это реально происходит,  «неприкасаемых» не должно быть. Внутренний аудит относится к принципиальным положениям стандартов на систему менеджмента. Он в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия  правильно   составлены,  выполняются   и   направлены   на   предупреждение   отрицательных   последствий.  Значимость   результатов внутренних   аудитов   также   в   том ,  что   они могут   быть использованы независимыми   экспертами   для   оценки   способности   организации   вскрывать   существующие в ней несоответствия стандарту и находить возможность для непрерывного улучшения.

Глава 2. Аудит – инструмент управления качеством

2.1. Цели аудита

Анализ системы и  аудиты в принципе схожи: аудиты – это постоянная деятельность, тогда как анализ системы – одноразовое мероприятие, проводимое, если обстоятельства, задачи или политика предприятия меняются.

Проведение аудитов является существенной частью любой хорошей системы  менеджмента. Это обеспечивает на регулярной основе гарантии того, что системы  адекватно работают, и они понятны  работающим с ними персоналу. Проведение аудита также обеспечивает обратную связь, посредством которой определяются возможные усовершенствования в системе менеджмента, и она продолжает работать дальше. Принципы проведения аудита являются результативным и надежным методом поддержания политики руководства.

По существу аудит является деятельностью  по сбору информации. Чтобы найти  полезную информацию, аудитор должен проанализировать адекватность и эффективность  мероприятий по управлению качеством; а также должен определить и предугадать последствия недостатков этих мероприятий и влияние несоответствий на эти мероприятия.

Аудит может быть эффективен только тогда, когда он проводится персоналом, который не только понимает, как  провести аудит, но и каким образом  достичь наилучших результатов от его проведения. Лучшие результаты достигаются путем всестороннего и систематического подхода к аудиту, а также применяя тактику ведения аудита, ведущую к открытой и дружелюбной дискуссии по предмету обсуждения.

Это звучит просто и ясно, но непрофессионально проведенный аудит может не только не достичь желаемых результатов, но и, в крайнем случае, может неблагоприятно повлиять на отношения внутри организации. Любой аудитор, который играет роль обвинителя, может нанести непоправимый ущерб. Например, проверяемый занимает оборонительную позицию, которая становится барьером на пути информации. Не должно быть и намека на возложение вины за возникшие проблемы.

Критерии аудита - взаимосвязь политики, процедур или требований.

Система менеджмента создается в соответствии с политикой высшего руководства предприятия. Эта система включает в себя документированные инструкции (в противоположность устным), действующие на различных уровнях управленческой иерархии, где линии отчетности, распределение ответственности и полномочий работников организации ясно определены.

Система включает ряд  документов, состоящих из политики, руководства по качеству, сборника процедур, рабочих инструкций, и  соответственно 4 уровня управления этой документацией:

• руководящий;
• стратегический;
• тактический;
• оперативный.

Сюда можно отнести  формы для регистрации данных, которые затем сами по себе становятся отчетностью внутри системы.

Поскольку задачи организации - это  удовлетворение требований потребителя  и других заинтересованных сторон, руководство, внедрив систему менеджмента качества, должно знать, насколько она понимается и как добросовестно выполняется. Это делается установлением системы обратной связи. Однако если руководство намеревается поддерживать эффективное управление процессами, оно должно быть информировано об их исполнении. Это достигается внедрением системы внутреннего аудита качества внутри системы менеджмента качества.

Для поддержания доверия потребителя  система может быть дополнительно  проверена внешним органом по сертификации.

Стандарт требует как аудита качества, так и анализа общей  эффективности системы со стороны  руководства. Проведение аудита позволяет  получить результаты и возможность  продемонстрировать их эффективность. Отчеты об аудитах и корректирующих действиях должны быть доступны аудиторам/проверяющим, что является доказательством решительности компании развивать и поддерживать хорошую систему менеджмента качества.

Одной из основных проблем аудита является обеспечение уверенности  в том, что аудитор не рассматривает аудит как занятие, направленное на критику работы проверяемого. Поэтому в самом начале должно быть ясно, что аудит не направлен на то, чтобы поймать человека за руку и искоренить его ошибки.

Как руководство, так и заказчик требуют гарантии (доверия), что предлагаемые продукция и услуги отвечают заявленным требованиям. Доверие идет от объективных данных, полученных через аудиты и показывающих, что все виды деятельности проводятся в соответствии с запланированными мероприятиями, а мероприятия пригодны и адекватны цели. Аудиторские отчеты независимы от позиции руководства, следовательно, они обеспечивают независимый «моментальный снимок» системы менеджмента.

2.2. Элементы аудита

Для лучшего понимания  цели и задачи проведения аудита разделены  на пять отдельных элементов, каждый из которых фундаментально важен  для правильного руководства  и управления любой организацией:

• обеспечить соответствие системе менеджмента или стандарту;
• дать уверенность руководству:
• дать уверенность потребителю;
• отслеживание бизнес-процессов;
• обратная связь для корректирующего воздействия.