Информационные технологии в финансовом менеджменте

5. Труд в мире  компьютерной автоматизации.

     Высокая производительность микроэлектронной техники, ее огромные возможности заменять и умножать не только физические, но и умственные способности человека, породили теории об уменьшающейся роли труда, предсказания о его крушении как социального института. Экономист В.Леонтьев говорит: «Поскольку не только физические, но и контролирующие «умственные» функции труда в производстве товаров и услуг могут выполняться без участия человека, роль труда как неотъемлемого «фактора производства» будет все более снижаться». С его точки зрения, с рабочими произойдет то, что получилось с лошадьми и прочим тягловым скотом в сельском хозяйстве в результате внедрения тракторов и других машин. Однако эта точка зрения игнорирует вызванный научно-технической революцией глубокий качественный переворот в содержании и функциях труда. Сокращение непосредственного участия человека в производстве - лишь одна сторона этого процесса. Другая - расширение творческих видов труда, связанных с выполнением контрольно-управляющих и логических функций все более высокого уровня, принятием ответственных решений, с обслуживанием и созданием усложняющейся техники. В последние годы микропроцессорная технология становится материальной основой новой фазы рационализации, при которой структурная перестройка экономики и использование достижений науки и техники служат, прежде всего, повышению нормы прибыли. При этом компьютеры используются не только для управления производственными процессами, но и для контроля над каждым движением, минутой времени рабочего. Такое применение информационной техники порождает еще большее повышение интенсивности труда, которое распространяется на все новые категории рабочих и служащих. Электронная техника все больше проникает в сферу услуг. Например, компания «American Express» с помощью электроники следит за работой персонала, регистрирующего оплату счетов, и операторов, отвечающих на телефонные запросы владельцев кредитных карточек. Это позволило ей расширить объем операций без соответствующего увеличения персонала при значительном повышении интенсивности труда. В сфере услуг все более широкое применение находят принципы работы конвейерных линий, давно ставшие привычными в промышленности. Так, в банках сенсорные устройства, зажигая табло с номером освободившегося от очередной операции кассира, обеспечивают их постоянную загрузку. На предприятиях телефонной связи автоматизированная система переключения направляет оператору вызов, как только он освободится от предыдущего, и т. п. Стремление приспособиться к новым условиям заставляет менеджмент искать такие формы организации труда, которые бы соответствовали требованиям сегодняшнего дня: отказ от узкой специализации и в то же время удовлетворение индивидуальных потребностей потребителей, объединение операций, большее использование возможностей коллективного труда.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Информационное обеспечение деятельности финансового менеджера.

     Успешность  работы руководителей и специалистов, к числу которых относятся  бухгалтеры, финансовые менеджеры, экономисты и другие, зависит от различных видов обеспечения их деятельности: правового, информационного, технического и др. Информационное обеспечение без сомнения относится к числу ключевых элементов этой системы. Осознанное принятие управленческих решений возможно только на основе информации. К исходным данным предъявляются различные требования: достоверность, необходимая достаточность, достаточная точность и т.п. Исключительно важным является требование своевременности информации, поскольку для финансового менеджера имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время. Весьма дискуссионен вопрос об объемах информации, предназначенной для анализа. В приложении к финансовому менеджменту этот вопрос многоаспектен и возникает, например, в отношении информационного обеспечения текущего анализа, статистической базы расчета некоторых показателей. В течение многих лет считалось, что чем больший объем информации обработан, тем более эффективное решение может быть получено. Ориентация на большие объемы анализируемых данных приводила к невозможности не только проанализировать эту информацию, но и ознакомиться и обработать ее. Кроме того, не все данные, необходимые для анализа могут быть представлены в виде документов и конкретных экономических показателей. Часть данных имеет качественный, субъективный характер. Именно поэтому требование необходимой достаточности исходных данных актуально. Требование достаточной точности исходных данных для анализа особенно актуально в отношении сведений, подготавливаемых в системе бухгалтерского учета. В течение многих лет понятия «бухгалтерия» и «точность» рассматривались как взаимосвязанные, а данные, генерируемые бухгалтером, считались наиболее, а нередко и абсолютно точными по сравнению с любыми другими сведениями экономического характера. В последние годы происходит медленное, но неуклонное переосмысление соотношения этих понятий. Точно так же обстоит дело и со многими другими оценками, генерируемыми в системе учета – их точность относительна. Это обстоятельство необходимо понимать финансовому менеджеру, проводящему сравнительный анализ данных. Информационное обеспечение процесса управления финансами – это совокупность информационных ресурсов и способов их организации, необходимых и пригодных для реализации аналитических процедур, обеспечивающих финансовую сторону деятельности компании. Его основу составляет информационная база, в состав которой входят пять укрупненных блоков. Первый блок включает в себя законы, постановления и другие нормативные акты, положения и документы, определяющие правовую основу финансовых институтов, рынка ценных бумаг. Информацию этого блока необходимо принимать в расчет, прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер. Во второй блок входят нормативные документы государственных органов (Министерства финансов РФ, Банка России, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и др.), международных организаций и различных финансовых институтов, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка. В этом блоке не все документы обязательны для исполнения. Третий блок включает бухгалтерскую отчетность, которая в условиях рынка является наиболее информативным и надежным источником, характеризующим имущественное и финансовое положение компании. Состав и структура отчетности периодически меняются, однако основные ее элементы инвариантны. Система подготовки и представления статистических данных в финансовой сфере (четвертый блок) имеет исключительную важность для становления и развития рыночных отношений. В экономически развитых странах основу этого блока составляют сведения финансового характера, публикуемые органами государственной статистики, биржами и специализированными информационно-аналитическими агентствами. Последний блок – несистемные данные – включает в себя сведения, либо не имеющие непосредственного отношения к информации финансового характера, либо генерируемые вне какой-либо устойчивой информационной системы. По своим аналитическим возможностям рассмотренные источники информации можно разделить на две большие группы: O Источники, характеризующие собственно имущественное и финансовое положение компании; O Источники, характеризующие окружающую среду, прежде всего рынок ценных бумаг. Основу первой группы составляет бухгалтерская отчетность, основу второй – статистическая финансовая информация. Что касается организационной стороны информационного обеспечения, то она может быть построена по-разному, в зависимости от финансовых, технических и других возможностей и запросов хозяйствующего субъекта.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Автоматизация рабочего  места менеджера.

     Одной из самых сложных задач для  фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета. Одной из проблем несовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководства фирм. Факт, что это требует немало средств, но если посчитать убытки от разрозненности учета, несовпадения остатков на складе с остатками по документообороту и даже просто спокойствия, а не нервозности в коллективе, то становится очевидным, что фирме нужна автоматизация. Пусть для начала это будет небольшая программа, с малым набором функций, но правильной структурой, и безошибочным счетом и учет станет гораздо проще. Просто подумать о том, чтобы посмотреть движение определенного товара за последний месяц, при средней интенсивности продаж, и становится понятно, что при “бумажном” учете это просто нереально. Но при компьютерном учете – нет ничего проще (один запрос). Такая программа, автоматизирующая складской учет на малых и средних предприятиях, поможет легко систематизировать учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Также сюда входит и учет товаров на складе (на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходовании товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах. Данная проектируемая система предназначена для очень широкого круга пользователей. Первыми пользователями этой системы будут кладовщик или менеджер, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается. Система может быть использована бухгалтером для получения информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности. Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию. Все это значительно облегчает ведение дел фирмы. Таким образом, автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. Автоматизированные информационные технологии в организационной структуре автоматизированного рабочего места обеспечивают решение следующих задач. 1. Учет труда и его оплаты: O формирование базы данных по учету кадров; O формирование первичных документов по учету труда и его оплаты; O обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом; O обобщение операций по счету «Расчеты по оплате труда» O распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции; O формирование выходных документов по учету труда и его оплаты. 2. Учет основных средств: O формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств; O формирование инвентарных ведомостей; O исчисление и распределение износа по объектам калькуляции; O расчет переоценки основных средств. 3. Учет материальных ценностей: O формирование первичных документов по движению материальных ценностей; O распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции. 4. Учет работы автотранспорта предприятия. 5. Учет денежных средств: O обработка информации по учету кассовых операций; O обработка информации по учету банковских операций; O обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками; 6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства: O учет продукции; O создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции; O закрытие счетов бухгалтерского учета. 7. Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету: O получение шахматки и Главной книги; O разработка баланса; O составление форм бухгалтерской и статистической отчетности и др. возможные операции.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическая  часть

1. Создание  базы данных

      Базы  данных - совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

СУБД  – система управления базами данных – совокупность программ, предназначенных  для управления БД и возможности получения пользователями необходимой информации из базы. В задачи СУБД входят следующие задачи:

• Формирование и поддержание БД
• Обработка информации
• Прием запросов
• Предоставление информации пользователям
• Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД
• Организация совместной работы пользователей

      На  сегодняшний день существует множество  различных систем управления базами данных. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех СУБД в основе лежат одинаковые понятия. Поэтому для обобщения  этих понятий, приемов и методов на весь класс СУБД, я хотела бы  взять программу, входящую в Microsoft Office, Microsoft Access.

Microsoft Access –реляционная СУБД, в которой  предусмотрены все необходимые   средства для определения и  обработки данных, а также управления  ими при работе с большим  объемом информации.

Access - функционально полная система, имеющая мощные средства для работы в этой программе. Ее преимуществом перед другими является простота,  наличие всех средств для успешной обработки и управления  БД.  

2. Структура  базы данных в Microsoft Access

      Для проектирования базы данных была выбрана  программная система разработки Microsoft Access, как наиболее распространенная и, на мой взгляд, наиболее удобная система. 

      На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать.

     Моя база данных разработана для танцевальной школы «One step to dance» где обучают современной хореографии всех желающих. В школе танцев работает 3 хореографа, администратор, аккомпаниатор и уборщица.

       Деятельность школы направлена  на оказание услуг, для желающих заниматься танцами по разным направлениям. Администратор следит за порядком в школе и фиксирует посещаемость клиентов в специальный журнал.

     Необходимо  спроектировать учебно-исследовательскую  базу данных, в которую заносится  информация о клиентах, заказанных ими рекламных материалах, стоимости изготовления и проката рекламной продукции.

     Построение  концептуальной модели

     Объектами модели являются: рабочий персонал, посетители школы, услуги время посещаемости. К объектам модели выбираем основные атрибуты.

Основные  атрибуты для рабочего персонала:

• Идентификационный номер:
• Имя
• Фамилия
• Отчество
• Адрес
• Телефон

Атрибуты  для посетителей:

• Идентификационный номер
• Фамилия
• Имя
• Адрес
• Телефон

Основные  атрибуты для посещаемости:

• Идентификационный номер
• Направление
• Количество человек в месяц
• Количество человек в год

Основные  атрибуты для платы за услуги:

• Идентификационный номер платежа
• Посетитель
• Направление
• Дата оплаты
• Сумма платежа

Основные  атрибуты для расписания:

• Идентификационный номер
• Направление
• День недели
• Часы

3. Таблицы

База Данных содержит 5 таблиц:

     Таблицы создаем в режиме конструктора –  указываем имена полей (ими будут  являться атрибуты объекта, для которого строится таблица), для каждого поля определяем тип. Также выбираем ключевое поле.

     Далее приступаем к заполнению таблицы  данными. Данные в каждое поле вводим вручную 

1. Таблица Рабочий персонал:

В таблице  фиксируются данные о рабочем  персонале, такие как фамилия, имя отчество, номер телефона, и адрес работника школы.