Электронный офис

     Электронный офис 

     В наше время большая часть любого офиса связана с обработкой информации. Существует огромная разница между офисом современным и офисом 10 лет назад как в способах коммуникации (голосовой, бумажной, электронной), так и типом передачи (данные, образцы, текст, голос). Термины «Электронный офис» или «Безбумажный офис» часто используются для описания окружения современного офиса.

     Сегодня трудно представить себе фирму или организацию, которые не использовали бы в той или иной мере компьютеры для решения своих задач- делопроизводства, управления, учета, контроля исполнения , конструирования и т.д. Как правило, каждая фирма проходит свой собственный , «особый» путь внедрения компьютеров. При этом выбор того или иного программного продукта, типа компьютера целиком зависит от компетентности одного-трех сотрудников, что порождает спонтанность и тенденциозность выбора и приводит к неоправданному завышению стоимости оснащения офиса. Чтобы не оказаться в плену у проблем совместимости тех или иных программных пакетов , каждый из которых в отдельности может предоставлять « фантастические» возможности, необходимо выработать комплексный подход к решению данной проблемы и в основу его заложить стандарт на используемые программные продукты. Далее можно достаточно быстро найти свое собственное офисное решение с учетом этого стандарта.

     Как известно, структура любой фирмы предполагает некоторую типовую организацию: независимо от размера фирмы, в ней всегда имеется один или несколько офисов, сотрудники которых выполняют как однотипные , так и разные , но связанные между собой задачи. На более крупных фирмах подразделения объединяются в отделения, каждое из которых имеет своего руководителя и нацелено на решение конкретной задачи. Отделения могут объединяться в более крупные структуры и т.д.

     Но в любом случае в конечном итоге управление всей деятельностью фирмы базируется на документах, подготовленных , полученных и обработанных сотрудниками одного или нескольких офисов.

     Возможности эффективного использования информации , заложенной в этих документах, во многом определяется программными инструментальными средствами их создания , обработки, хранения, поиска и передачи.

     Что же можно предложить в качестве стандарта при подборе программного обеспечения? Таким стандартом являются офисные программные пакеты. Как правило, они включают в себя стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных ( СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т.д. Общая ориентация подобных программных пакетов автоматизация наиболее типичных работ , выполняемых сотрудниками любого офиса ( отсюда и нередко встречающееся в их названии слово офис).

     Производители быстро движутся к созданию среды, способствующей коллективной работе пользователей. Сегодня ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения являются три известные компании- майкрософт, лотус, новель. Их продукты предлагают много свежих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка. Однако наибольшее распространение получил пакет Майкрософт офис.

     Знание возможностей и умение работать с программами офисного назначения – обязательное условие подготовки современного специалиста в области бухучета и аудита, менеджмента, коммерции, права, банковской работы и др.

     Информационные технологии в офисе. Оптимальная информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям , является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

     Существует принципиальное отличие информационной технологии от производственной. В информационные технологии процесс, как правило , не может быть непрерывным, так как соединяет работу рутинного типа ( снятие копий, оперативный учет, ввод данных и т.д.) и работу творческую , не всегда поддающуюся к формализации (принятие решений) . Напротив, функции производства как правило, непрерывно и отражает строгую последовательность всех операций, каждая из которых строго определена , т.е. формализована. Используемые в производственной сфере технологические понятия ( форма, норматив, технологический процесс и т.д.) могут быть распространены только на рутинные операции выполняемые с информацией.

     Из всех видов технологий информационная технология сферы управления представляет самые высокие требования « человеческому фактору» оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника , содержание его труда, физическую и умственную нагрузку , профессиональные перспективы и уровень отношений. Социальный подход ко всем инновациям в информационной технологии особенно важен при внедрении человеко-машинных систем и переносе достижений компьютерной революции из одной социальной сферы в другую.

     Появление во второй половине 60- х годов производительных ЭВМ позволило сместить акцент в информационные технологии на обработку не формы, а содержание информации. Это было началом формирования электронной , или компьютерной информационной технологии.

     Таким образом, настоящие этапы информационной технологии- это информационно-компьютерная технология, которую можно определить как совокупность методов , информационных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор , обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации в целях снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

     Информационно- компьютерная технология управления должна реализовывать как минимум три важнейших обработки использования информации: учет, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются « в вязкой среде» - бумажном море документов , которая становится все более необъятным.

     Типовые офисные работы 

     Основной класс задач, присущий офису-документационное обеспечение управления. Приведенные классификации задач, решаемых в офисе, и классификация работников офиса определяют виды офисных работ. Однако не зависимо от класса задач решение любой из них предполагает проведение большого объема типовых офисных работ включающих в себя:

     - обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма(как в электронном виде так и обычные), написание всевозможных отчетов.

     -сбор и последующий анализ некоторых данных, например отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям. Здесь требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм.

     - хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ в ней и поиск необходимой в данный момент, т.е. работу с некоторыми базами данных.

      Направления применения электронной техники  в кадровой службе фирмы 

     Анализ опыта функционирования кадровых электронных служб предприятий и фирм различных форм собственности показывает, что их эффективность еще не высока. Причины этому разные. Они имеют как объективный , так и субъективный характер.

     Сегодня от работников отдела кадров требуется многое и , прежде всего , понимание людей , знание нужд предприятия, перспектив его развития, потребностей в специалистах и пр.Работники отдела кадров обязаны активнее заниматься совершенствованием работы по профориентации и профотбору, проявлять оперативность в организации подготовки и переподготовки работников, систематически анализировать и устранять причины текучести , нарушений трудовой дисциплины.

     Разработка схем потоков персональной информации предполагает формирование задач, подлежащих решению в процессе управления кадрами, возможного необходимого объема информации , месте образования и маршрутов движения, принципов фиксирования и обработки в массивах ПЭВМ. 

      Используемая литература 

1. К.А.Зуев. Компьютер и общество. М: 1990 г.
2. В.В.Александров. Что может ЭВМ? М: 1987 г.
3. Компьютер в офисе.В сб. «Вычислительная техника и ее применение» М: 1990г.
4. Е.А.Волков. Информатизация управления. М: 1990 г.
5. Н.Н.Пушкарев. Информационные системы в экономике. Учебное пособие . М: ГИНФО 2002 г.