Аксессуары на рабочем месте секретаря

 

-  систематизации документов, формирования папок (дел);

 

-  подготовки к архивному  хранению и их архивирования.

 

Хорошо спроектированная и правильно используемая система  автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.

 

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет  решать поставленные задачи. В нашей  стране созданы и успешно применяются  замечательные программные продукты, реализующие различные функции  и предназначенные для автоматизации  традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскими ком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

 

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:

 

-   Система автоматизации  делопроизводства и документооборота  «ДЕЛО», разработанная компанией  «Электронные офисные системы»;

 

-   Система автоматизации  конфиденциального документооборота  и организации потоков работ  “OPTIMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»;

 

-   Система электронного  документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «ИнтерТраст»;

 

-   Системы автоматизации  делопроизводства, документооборота  и управления деловыми процессами  крупных организаций и предприятий  на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

 

Системы КонсультантПлюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы КонсултантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.

 

Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют  реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как  для предприятия в целом, так  и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного  пользователя. При установке пакетов  учитываются такие факторы, как  сфера деятельности предприятия, его  масштаб, структура, территориальное  расположение, международные связи.  Основой для формирования пакета являются системы по феде-ральному и региональному законодательству. Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.

 

Существует множество  программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы  называются текстовыми редакторами  или текстовыми процессорами (Word и др.)

 

При использовании этих программ для составления документов текст  редактируемого документа выводится  на экран дисплея и в него можно  вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места  документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для  выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и  списками, многократно распечатывать  текст на принтере и т.д. программы  включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

 

Составление документа в  текстовом редакторе можно производить  с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных  в память ПК.

 

Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000.

 

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2000 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать почему необходимо внести исправление. Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.

 

 Созданные в текстовом  редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в  виде файлов или выводятся  на печать на бумажный носитель.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии  актера. Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

 

Основы секретарского  дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее  мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь  – это, прежде всего, профессионал! Методом проб и ошибок, с приобретением  необходимых наработок, постоянно  повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать  тонкости своего дела. Это позволяет  ему свободно выходить из трудных  ситуаций, в частности уметь хранить  конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным и общительным человеком.

 

Наше время не случайно называют временем информационного  бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или  книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

 

Высокая планка требований и  высокая оплата труда, соответствующая  квалификации секретаря-референта, сделали  эту профессию престижной и привлекательной.