Анализ составления и оформления распорядительных документов

Текст протокола  делится на две части: вводную  и основную.

Вводная часть  протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии  и инициалы председателя и секретаря  коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный  орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются  только инициалы и фамилии его  членов. Если в заседании принимали  участие приглашенные, то их фамилии  и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются  отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Основная часть  текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса  осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова  пишутся прописными буквами без  абзацного отступа, после них  ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ»  на новой строке с абзаца указываются  фамилия и инициалы докладчика или  выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого  лица без местоимения «я», исключаются  слова: «так сказать», «значит» и т.д. В тексте выступления каждая новая  мысль оформляется с красной  строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его  содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст доклада  прилагается».

Номер вопроса  повестки дня указывается один раз  перед словом «СЛУШАЛИ».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения  его содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст выступления  прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ»  кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ»  пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать  с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части  по этому вопросу. Если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена  следующим образом.

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение  независимо от порядкового номера вопроса  в повестке дня. Например, если в  повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола  по второму вопросу, включающему  одно решение, будет оформлена следующим  образом.

       подпись.

       Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

      В соответствии с действующим законодательством  в отдельных случаях протоколы  заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также  предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом  «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного  совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность  за правильность составления протокола.

      Дополнительным  реквизитом для некоторых видов  протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции  участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют  на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.