Архивный фонд

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.[8]

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Глава 2. Состав Архивного фонда Российской Федерации.

Статья 5 ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет состав Архивного фонда Российской Федерации. Как мы видим из текста данной статьи, в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, архивные документы следующего вида:

1) Юридические акты. К данному виду документов относятся такие документы как, например, договора, иски и т.д.

2) Управленческая документация. Управленческая документация "обслуживает" определенные управленческие функции, такие, например, как планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Распределение всей управленческой документации проводится на группы в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации.[9]

Сами документы выполняют ряд важных функций:

- Информационную (то есть являются носителем и источником информации);

- Управленческую (позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

- Правовую (служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели);

- Коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами);

- Учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности);

- Социальную (отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

- Культурную (являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции);

- Историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события и т.д.).[10]

3) Документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ. К данному виду документов относятся отчеты о научно-исследовательских работах, технологических разработках и т.д.

4) Градостроительная документация. К данному виду документации относится о градостроительном планировании развития территорий и поселений и об их застройке.

5) Кино-, фото-, видео- и фонодокументы.

Видеозапись это запись телевизионных, радиолокационных и т.п.. для последующего их визуального воспроизведения.

Кинодокумент - это изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фотография - это совокупность методов получения стабильных во времени изображений предметов и оптических сигналов на светочувствительных слоях путем закрепления фотохимических или фотофизических изменений, возникающих в светочувствительных слоях под действием излучения, испускаемого или отражаемого объектом.

Фонограмма - это документ, полученный в результате звукозаписи.

Звукозапись - это процесс записи звуковой информации с целью ее сохранения и последующего воспроизведения звуковой информации.

6) Электронные и телеметрические документы.

Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Телеметрия, то есть телеизмерение - это дистанционное исследование биологических процессов и измерений биологических показателей, а также к измерения и передача метеорологических данных с космических объектов или с наземных автоматических метеостанций, находящихся в зонах относительной недоступности.

Биотелеметрия - это способ дистанционного исследования биологических явлений и измерения биологических показателей. При данном методе на изучаемом объекте укрепляют соответствующие датчики, сигналы которых, характеризующие те или иные биологические или физиологические процессы (движение, пульс, дыхание и др.), передают по каналам связи (радио- или телефонная связь) и регистрируют на пункте приема информации. Исследуемый процесс, если он неэлектрической природы, предварительно преобразуют в какие-либо электрические сигналы.

7) Рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары.

Рукопись - это произведение письменности, напечатанное или написанное от руки.

Рисунок - это какое-либо изображение, выполняемое от руки с помощью графических средств - контурной линии, штриха, пятна.

Чертеж - это проекционное изображение предметов в масштабе на определенном носителе информации, например, бумаге, кальке, пленке, фанере и т.п., с помощью графических образов - точек, отрезков прямых и кривых линий, символов, условных обозначений и т.п. Чертеж используют в составе документации, предназначенной для изготовления изделий. Его часто снабжают поясняющими надписями, техническими требованиями, указаниями по изготовлению изделия. Разновидности чертежа - технический рисунок, эскиз, схема.

Эскиз - это предварительный набросок. Эскизы бывают графические, живописные, скульптурные

Схема - это конструкторский документ, на котором условными графическими обозначениями показаны составные части изделия (или установки) и соединения или связи между ними. Схема выполняется, как правило, без учета масштаба и действительного пространственного расположения составных частей изделия. В соответствии с назначением различают схемы структурные, функциональные, принципиальные, соединений, подключений, общие, расположения.

Мемуары - это воспоминания о прошлом, написанные участниками или современниками каких-либо событий. Создаются на основе личного опыта их авторов, но осмысленного в соответствии с их индивидуальностью и общественно-политическими взглядами времени написания. Основным источником сведений для мемуаров являются воспоминания авторов о пережитом, но наряду с ними порой используются различная документация, дневники, письма, пресса и т.п.

Дневник - это подневные записи одного лица или коллектива, ведущиеся синхронно событиям их жизни. Внешняя, но более других обязательная примета дневника - обозначение дат.

8) Копии архивных документов на правах подлинников. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19)[11] к копиям архивных документов на правах подлинников относятся включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, следующие документы:

а) микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;

б) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив;

в) копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

Копии архивных документов на правах подлинников:

- переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела;

- отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов в установленном порядке.

- изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.[12]

9) архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. К данному виду документов относятся документы, образовавшиеся в ходе деятельности торгового или дипломатического представительства, а также других государственных учреждений, находящихся за рубежом

Глава 3. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда

              Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.
              Согласно Закону Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
              В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.[13]

              Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитываются принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.

              От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

1)     в пределах АФ РФ в целом;

2)     в пределах архива;

3)     в пределах архивного фонда.

              Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

              Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

              Откуда же берутся архивы?

              Одни возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.
К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах.