Архивоведение

                                                  СОДЕРЖАНИЕ

1.Организация  документов в пределах архивов  по фондам__________3

Архивный  фонд_____________________________________________ 3

Разновидности архивного фонда________________________________5

Определение фондовой пренадлежности_________________________6

Фондирование_______________________________________________7

Хронологические границы архивного фонда_______________________9

Органиизация  документов в пределах архивного  фонда_____________10

2.Экспертиза  ценности документов______________________________14

Экспертиза  ценности документов личного происхождения___________ 15

Литература_________________________________________________ 17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Организация  документов в пределах  архивов по фондам.

      Архивный фонд РФ

      Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.  В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

      Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

      Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

     Работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факты.

    Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

    Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

    Признаки организации документов Архивного фонда Российской Федерации:

1. Организация  документов по формам собственности;

2. Организация  документов по видам носителей,  способам и технике закрепления  информации.

     Первый признак включает в себя систематизацию документов государственной части Архивного фонда РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов - на временное, депозитарное хранение).

     Второй признак характеризуется следующими моментами:

- Хранение  в общих и специализированных  архивах и организация по архивным  фондам организаций и физических  лиц, их образовавших, а также  по архивным коллекциям, письменных  и графических документов на  бумажных носителях;

- Хранение  в специализированных архивах  или в специализированных отделах  общих архивов аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов.

     Существует три формы хранения документов Архивного фонда страны: постоянное, временное и депозитарное хранение.

      Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

      Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

       Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

Разновидностями архивного фонда  являются:

-  архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный  архивный фонд, состоящий из образовавшихся  в процессе деятельности двух  или более организаций, а также  граждан документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, имеющих  между собой исторически и/или  логически обусловленные связи;

- архивный  фонд личного происхождения (семьи,  рода), состоящий из образовавшихся  в процессе жизни и деятельности  отдельного гражданина, семьи, рода  архивных документов, включенных  в состав Архивного фонда Российской  Федерации.

      Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

     Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

      Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

     Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

    Определение фондовой принадлежности.

    Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

    При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:

- входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они  получены; их фондовая принадлежность  определяется по таким элементам  формуляра, как адресат, регистрационный  штамп, резолюции и отметки  о направлении документов на  исполнение, по содержанию документов;

- копии исходящих  документов (отпуски) относятся к  фонду той организации, которая  является их автором; их фондовая  принадлежность определяется по  подписям, делопроизводственным пометам,  содержанию документов;

- документы  внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, которой  они составлены, их фондовая принадлежность  определяется по названию организации,  подписям, содержанию.

     Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

     Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

     Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

     Один и тот же фонд составляют документы:

     организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

     организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.;

     предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

     временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

     предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

     Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

     Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

      Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

     Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

    Фондирование

     Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.                       Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

     Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Надо познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Стоит определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

     Необходимо ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.). В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

     По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, дату поступления фонда в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов.

     Решение вопросов фондирования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве.

     Хронологические границы архивного фонда.

     Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда.

     Хронологическими границами архивного фонда являются:

     архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

     объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

     архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

     архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

     Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

  в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

  в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

     В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающейся части уже имеющегося архивного фонда.

Организация документов в пределах архивного фонда

     В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

     Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

     Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

     Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью  единиц хранения к структурным  подразделениям);

- хронологического (по периодам или датам, к  которым относятся единицы хранения);

- функционального,  отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации,  тем или вопросов, которых касается  содержание единиц хранения);

- номинального (по делопроизводственной форме  - видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в  результате переписки с которыми  образовались единицы хранения);

- географического  (в соответствии с определенными  территориями, населенными пунктами  и другими географическими объектами,  с которыми связано содержание  документов, их авторы, корреспонденты);

- авторского (по названиям организаций или  фамилиям лиц, которые являются  авторами документов).

     При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

     Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

      Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

    Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

      Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

      В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

     В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

- единицы  хранения относятся к тому  году, в котором они начаты  производством, или в котором  поступили в данную организацию  (структурное подразделение) из  другой организации (структурного  подразделения) для продолжения производства;

- единицы  хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним  относятся к тому году, на который  или за который они составлены, независимо от даты их составления;  долгосрочные планы относятся  к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему  году отчетного периода;

- единицы  хранения, начатые производством  в одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение,  относятся к тому подразделению,  в котором они были закончены;

   в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

    единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

     Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

     Характеризуя Архивный фонд РФ в целом нельзя обойтись без определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд.

     Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости как носителя, так и информации.

     Архив - совокупность архивных документов, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

     Архивный фонд - вся совокупность документов, образующаяся в процессе деятельности фондообразователя.

      Существует три вида архивных фондов: учреждения, личный, объединенный.

     Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Название фонда должно соответствовать официальному названию организации-фондообразователя.

     Что касается фондирования архивных документов, то при этом процессе уточнятся фондовая принадлежность и хронологические границы. Для этого необходимо исследовать источники комплектования архивов - фондообразователи.

     Хронологические границы архивного фонда - даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Однако хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов.

     В пределах архивного фонда документы систематизируются по единицам хранения по различным признакам.

      Таким образом, работа по фондированию, формированию документов в архивные фонды, объединенные архивные фонды, архивные коллекции достаточно сложна и требует особого внимании и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях. 
 
 

  2. Экспертиза ценности документов

    Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  производится на основании экспертизы  их ценности.

     Экспертиза ценности документов  проводится на основе:

действующего  законодательства и правовых актов  Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению  управления;

типовых и  ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур  дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в области архивного дела.

     Экспертиза ценности  документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

   Отнесение  документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется  на основе принципов историзма,  системности и целостности путем  комплексного применения критериев  происхождения, содержания и внешних  особенностей документов.

К критериям  происхождения относятся:

• функционально-целевое назначение организации (с учётом как её особой роли так и типового характера);
• значение лица в жизни общества;
• время и место создания документа.

К критериям  содержания относятся:

• значимость информации документа (уникальность и типичность);
• повторение информации документа в информации других документов;
• вид документа;
• подлинность документа.

К критериям  внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
• физическое состояние документа.

При отнесении  документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации учитывается  также фактор полноты сохранности  фонда.

     Экспертиза ценности документов  проводится:

• в делопроизводстве организации ;
• в архиве (архивной службе) организации ;
• в архиве.

     Экспертиза ценности в архиве  проводится:  при поступлении  документов в неупорядоченном  состоянии; по фондам, содержащим  значительное количество дублетных  и малоценных документов; в процессе  переработки описей; по заявлениям  негосударственных юридических  и физических лиц – собственников  документов для отнесения их  документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации, а  также в случае их безвозвратного  вывоза за рубеж; по решению  суда.

     Экспертиза ценности документов  начинается с изучения истории  организации (биографии физического  лица) и архивного фонда, состава  и содержания его документов. Для работы с документами объёмных, сложных и нескольких однородных  фондов могут составляться рабочие  инструкции и примерные перечни  документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

    Каждая единица хранения просматривается  визуально и полистно; фонодокументы  прослушиваются. Выделение к уничтожению  документов с повторяющейся информацией  проводится только после сверки  их с документами, оставляемыми  на хранение. Кроме подлинников  могут оставляться на хранение  дублетные экземпляры особо ценных  документов, а также варианты  документов при наличии виз,  резолюций, помет и правок текста.

   Расшивка  и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в  нем более половины документов  временного хранения.

     Экспертиза ценности  документов личного  происхождения

      При проведении экспертизы ценности  документов личного происхождения  на основе критериев сначала  определяется ценность фонда,  а затем проводится оценка  документов. Документы личного происхождения  отражают не только факты реальной  действительности, но и отношение  к ним автора, зависящие от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее  время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного  происхождения на государственное  хранение, поэтому пользуется системой общих критериев.

С учетом специфики  личного происхождения подразделяют на две группы:

1. Критерии ценности фондов личного происхождения;
2. Критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного  происхождения относятся:

значение  творческой и общественной деятельности фондообразователя;

история фонда и его состав;

взаимосвязь фонда с другими комплексами  документов( так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи  с уже имеющимися в государственных  архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного  происхождения относятся:

значение  творческой и общественной деятельности автора документа;

время и  места создание документа; значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

внешние признаки документа ( сохранность, степень  автографичности, наличие помет  и др.).

       взаимосвязь с другими документами (может носить характер    повторяемости 

                    Список использованных источников и литературы:

Источники:

1. Федеральный  закон «Об архивном деле в  Российской Федерации» от 22 октября  2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями  на 4 декабря 2006 г.);

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры             и       массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19; 

Литература:

1. Е.В. Алексеева,  Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А.  Осичкина. Архивный фонд Российской  Федерации: организация документов  по архивам//Делопроизводство, 2002, №  2;