Автоматизированная система управления информацией (ЕСМ)

Автоматизированная система управления информацией (ЕСМ)

Родоначальником сегодняшнего рынка ЕСМ (Enterprise Content Management) можно считать сформировавшийся в середине 90-х гг. XX. в сегмент систем управления документами. После появился Интернет, а вместе с ним и обширная новая сфера — управление веб-содержимым. Тогда же началось сближение с существовавшими отдельно решениями для поддержки электронной почты и коллективной работы. Интернет инициировал увеличение роли задач поиска и анализа неструктурированных данных.

Наиболее близким  к отечественному термину «электронный документооборот» является зарубежное понятие Document Management (управление документами). Программное обеспечение (ПО) этой категории управляет полным жизненным циклом офисных документов — от момента их коллективной разработки до архивирования. Главными компонентами систем Document Management являются механизмы индексирования, регистрации документов (check in/check out), управления версиями, жизненным циклом аннотирования и workflow.

К настоящему времени организации имеют ряд документов, критически важных для бизнеса, но существующих только в электронном виде, для работы с которыми нужна стройная взаимосвязанная система. До некоторых пор обеспечивать это удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок в файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика» содержалась в головах сотрудников, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных, подсказывая, где найти нужный документ или у кого об этом спросить. Можно сказать, ЕСМ в организациях функционировала неформально, на общественных началах.

Однако неизбежно настает  момент, когда ни один человек уже  не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации, поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.

Первые три  десятилетия развития ИТ основное внимание удалялось структурированным данным, процессам их сбора, хранения и обработки. Для работы с неструктурированной информацией использовались лишь простые инструменты наподобие текстовых процессоров. Но в конце 90-х гг. XX в. сложилась парадоксальная ситуация. Более 80 % всей корпоративной информации стали храниться в виде неструктурированных документов, при этом практически не было систем, которые обеспечивали бы ее надежное хранение и удобный доступ к ней.

Накопленные в организациях массивы электронной информации являются ее ценнейшим интеллектуальным активом, корпоративной памятью. Обращаться с таким достоянием следует особенно бережно. При этом мало сохранить его - интеллектуальные активы должны быть легкодоступны. Организации должны получать отдачу от инвестиций, вложенных в их создание.

Аналитики сегодня  рассматривают ЕСМ как стратегическую концепцию, призванную помочь справиться с последствиями информационного взрыва, поэтому необходима разработка соответствующих решений, которые призваны объединять разрозненные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.

На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят  как «управление корпоративным  содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного  термина.

Всем привычны такие языковые конструкции, как управление документами, управление знаниями, управление отношениями с клиентами. Произнося их, никто не задумывается о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «руководить», «направлять деятельность», «направлять движение». Можно принять термин «управление деловыми процессами», подразумевающий руководство деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Разве ими можно руководить?

Английский глагол manage имеет несколько значений. Одно из них — «руководить», «управлять», «стоять во главе» — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться», поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями» (с контентам).

Английское  слово content означает нечто, что содержится внутри чего-либо. Применительно к  письменным работам оно обычно употребляется  в словосочетании table of contents, т.е. содержание, а точнее перечень всего, что содержится в книге. В информационных технологиях термин content стали использовать, чтобы распространить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа.

Кроме того, можно трактовать термин content как часть или элемент чего-то более сложного. При этом документ представляется состоящим из отдельных информационных элементов (рiесе оf content), с которыми можно работать независимо друг от друга – например, разграничивать доступ к разным разделам документа.

Первоначально понятие content management прочно ассоциировалось  именно с  процессом публикации и  обновления информации на веб-сайтах: была нужна технология, которая позволяла  бы следить за актуальностью сайта. Термин «контент» использовался (и продолжает использоваться) в интернет-сообществе как синоним слова «информация», обозначающий информационное наполнение сайта, т.е. все то, что выложено на нем, – тексты, рисунки, фотографии. Слово «контент» уже употребляется в русском языке (например, контент-анализ – метод изучения прессы), поэтом вполне уместно использовать его без перевода, подразумевая информацию, которая содержится в документе, или ее отдельные фрагменты.

Слово enterprise как  часть названия означает принятие технологии корпоративными заказчиками, ее способность решать задачи, стоящие перед крупными организациями. Технология ЕСМ стала применяться для работы со всей корпоративной информацией, а не только для поддержания сайта.

Enterprise Content Management (ЕСМ) — это умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией. Такая формулировка отражает суть и более логична, чем определение «управление корпоративным содержанием». Еще точнее называть подобные системы системами управления информационными ресурсами предприятия, так как они помогают «управляться» с информацией — быстро в ней ориентироваться, а не командовать ею.

Информационный  корпоративный портал — это приложение, которое помогает организациям открыть  внутренние и внешние хранилища  информации и обеспечить пользователям единый вход для доступа к персонализированной информации, чтобы принимать обоснованные бизнес-решения.

Портал объединяет все источники информации (внутренние и внешние, структурированные и  неструктурированные), а также все корпоративные приложения, включая системы ERP, CRM и ЕСМ. Он формально не является частью ЕСМ, однако без него нельзя себе представить систему завершенной. Портал обеспечивает представление информации, ее персонализацию, единство рабочей среды и политики безопасности, разграничение доступа.

Важнейшие технологии ЕСМ представлены в табл. 1.

Таблица 1

Важнейшие технологии ЕСМ

Технология	Назначение
Document Мanagement (управление  документами)	Снабжает документы  метаданными (атрибутами), что позволяет  связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
Imaging (массовый  ввод и обработка сканированных  документов)	Обеспечивает  технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
Records Мanagement (управление  записями)	Обеспечивает  работу с архивами документов длительного  хранения (как электронных, так и  бумажных). Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения.
Knowledge Management (управление знаниями)	Предоставляет возможности поиска и анализа  информации. Обязательным является наличие  средств автоматической категоризации  документов
Web Content Management (управление информацией согласования, публикации и постоянного на веб-сайтах)	Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована  с системой управления документами
Workflow (автоматизация деловых процедур)	Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.
Collaboration (коллективная  работа)	Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно ориентированные методы взаимодействия
Enterprise Information Роrtal (информационный портал предприятия)	Единая точка  доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств

   

Долгое время  управление записями Records Management (RM) прочно ассоциировалось с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Теперь же этой технологии отводится одно из ключевых мест в концепции ЕСМ. Процедуры, разработанные для учета и хранения официальных документов, идеально подходят для поддержки всего жизненного цикла любой информации – от ее создания до уничтожения. Это актуально не только для бумажных, но и для электронных документов, в частности переписки по электронной почте, в которой часто содержится важная деловая информация. Распространение отлаженной технологии на новые типы объектов,которые играют ту же роль, неся в себе информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, возможно имеющих юридические последствия, очевидно.

Секрет нынешней популярности систем управления записями заключается в том, что с их помощью можно поддерживать актуальность информации на веб-сайте или в системе электронной коммерции, определять, какие данные ERP следует хранить, а какие нет, и т. д. Из сугубо вспомогательного компонента информационной системы управление записями превратилось в стратегически важное решение, от успешной реализации которого зависит бизнес организации.

Программные средства ЕСM помимо систем Document Мanagement (DМ) включают также технологии имиджинга (совместного  использования бумажных и электронных  носителей информации), управления веб-контентом (Web Content Management), цифровыми активами (Digital Asset Management), корпоративными отчетами (Enterprise Report Management), а также записями (Records Мanagement).

Предпосылкой  объедения средств работы с различными типами контента стало осознание  того, что для управления всеми видами неструктурированной информации требуется набор одинаковых с технологической точки зрения функций (хранение контента, библиотечные службы, workflоw и поиск). В общем случае архитектура приложения такого рода включает уровни контента/данных, проектирования и выполнения бизнес-процессов, а также бизнес-сервисов, обеспечивающих взаимодействие с внешними системами.

ЕСМ – новая  область, применяемая в которой  терминология окончательно не определена. Даже эксперты порой расходятся во мнениях.

Концепция ЕСМ – результат конвергенции систем управления документами, информацией на веб-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Некоторые аналитики  включают в ЕСМ средства интеграции приложений (Enterprise Application Integration — EAI), получения данных, управления хранением, агрегирования и синдикации контента и ряд других технологий.

Для ЕСМ фундаментом  является DМ, потому что прежде чем  что-то делать с документами, нужно  научиться их хранить и систематизировать, поэтому организациям, решившим строить систему ЕСМ, следует начать именно с управления документами. Это позволит навести порядок в документах и сразу позволит получить положительный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.

Невзирая на автоматизацию, бумажные документы все еще используются и будут существовать еще довольно продолжительное время, поэтому в составе ЕСМ-решения обязательно присутствуют средства ввода бумажных документов путем сканирования.

Таким образом, современная концепция ЕСМ охватывает автоматизацию всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов.

Стоит отметить, что система ЕСМ выходит за рамки одной организации и  применяется также внешними консультантами, партнерами, поставщиками и клиентами компании, поэтому сегодня в ее составе обязательно присутствует компонент, обеспечивающий групповую работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизированные  системы управления документами  в кадровом делопроизводстве

 

Любая компания – и маленькая, и большая, независимо от организационно-правовой нормы - нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.

Кадровое делопроизводство –  рутинная, но совершенно необходимая  деятельность, которая требует безупречной  точности и соответствия изменяющимся требованиям трудового законодательства.

В процессе развития систем автоматизации кадрового  делопроизводства сменилось несколько  их поколений: был пройден путь от отдельных расчетных программ (РМ) к их комплексам, автоматизации РМ и комплексам АРМов и, наконец, интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции.

Системы управления документами в кадровом делопроизводстве делятся на четыре группы.

Первую  группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций. Авторы не осуществляют их сопровождение.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами организации с целью экономии средств.

Третья  группа включает бухгалтерские системы. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, присутствие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Кадровые модули в составе бухгалтерской системы иногда не только не помогают менеджеру по персоналу, но и мешают, так как бухгалтерия и отдел кадров имеют слишком разные задачи.