Автоматизированный учет документов

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и - особенно - специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).

4.Основы информационного обеспечения.

Основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выполняя курсовую работу, я ставила перед собой цель, описать  систему ведения учета документов, рассмотреть плюсы и минусы электронного учёта, внедрение компьютерных технологий.

Я пришла к выводу, что внедрение компьютерных технологий открывает новые перспективы для высокопроизводительного документационного обеспечения в сфере управления. Внедрение ПК не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами. С помощью ПК происходит сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой момент руководитель организации может получить по ПК любую деловую информацию, касающуюся документационного обеспечения управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.              Автоматизация регистрации документов новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. - 2003 г. - №1.

2.              Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.

3.              Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

4.              Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2001. - №1.

5.              Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. - М.: Изд.-во Экмос, 2004 г.

6.              Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М. Технология, 2004 г.

7.              Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

8.              Электронный документооборот. - М. Новый век, 2001 г.

1.              Документальное обеспечение управления и технология создания документов. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm

2.              Документационное обеспечение управления: Методические указания к практическим занятиям. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620

3.              Современное деловое письмо. http://delopro.info/?%0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO

4.              Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df

5.              Делопроизводство + http://delpro.narod.ru/index.html

6.              Основы делопроизводства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161

7.              PRO-Секретариат объединяет профессионалов. http://www.sekretariat.ru/

8.              Секретарь-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/

9.              Энциклопедия делопроизводства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php

10.              Нормативные документы по делопроизводству. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php

ПРИЛОЖЕНИЕ

Рис.1 Регистрация входящего документопотока.

Рис.2 Регистрация внутреннего документопотока.