Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Федеральное агентство по образованию

федеральное государственное образовательное учреждение

  высшего профессионального  образования

«Сибирская  академия государственной  службы» 

Институт  переподготовки специалистов

Государственного  и муниципального управления

     (кафедра)

   Документоведение  и делопроизводство

     (дисциплина) 
 
 

      Контрольная работа 
 
 

 
 
 

Новосибирск 2009

 

 

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

4. В чем суть унификации  и стандартизации документов?

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных  документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Разработка  системы осуществляется соответствующими министерствами и ведомствами. По мере необходимости в них могут вноситься изменения и дополнения.

Организация и управление характеризуются большим  разнообразием документов, которые необходимо унифицировать. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия  документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Основная  цель унификации управленческой документации заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации.

Основная  цель унификации и стандартизации –  создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

- термины  и определения, используемые при  работе с управленческой информацией;

- организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

-  классификаторы  управленческих функций;

-  управленческая  документация. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 2. Общие правила  оформления документов.

2.Оформление  отметки о наличии  приложения.

Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях.     

 

     

При наличии  нескольких приложений их нумеруют. Под слово «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом.

Слово «Приложение» пишется с заглавной  буквы прямо от поля всегда

в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных  интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если  при направлении документа в  несколько адресов приложение отправляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

 

           

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается.             

 

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме: 
      

 

  

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: 
      

Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Госархива от 05.05.2009 № 125 и приложение к нему, всего на 3 л. в 2 экз.

Приложения  должны иметь все необходимые  для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, дату, отметку о согласовании и др.)

Если  к сопроводительному письму прилагается  большое количество приложений, то на отдельном листе составляют опись приложений в произвольной форме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 3. Система организационно-правовой документации

2. Основные разделы  положения о структурном  подразделении.

Организации, состоящие из нескольких структурных  подразделений, обязаны разработать Положение о структурном подразделении, в котором определены  задачи, функции, права и обязанности подразделения. Структура текста Положения о подразделениях выработана практикой и нормативно нигде не закреплена. Положения включают следующие разделы:

1.Общие  положения (полное и официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует подразделение; нормативно-правовая и законодательная база; кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; кем утверждается структура и штаты подразделения; наличие у подразделения печати).

2.Цель  и основные задачи (перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения).

3.Функции (указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач; функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения).

4.Права  и обязанности  (устанавливает какие действия, имеет право осуществлять подразделение в лице руководителя в целях выполнения возложенных на него функций).

5.Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя за невыполнение или некачественное выполнение управленческих функций).

6.Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; взаимодействие с другими подразделениями и организациями; рассмотрение разногласий).

При составлении  Положения о подразделениях важно правильно распределить информацию по разделам документа и проследить, чтобы все функции, выполняемые подразделением, были обусловлены поставленными задачами, а права позволяли обеспечить реализацию всех функций. После согласования с юристом и с другими должностными лицами, Положение утверждается руководителем организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 4. Система распорядительной документации

2. Перечислите реквизиты  распоряжения.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

1.Наименование министерства или ведомства.

2.Эмблема  и наименование организации (с  указанием организационно-правовой  формы).

3.Название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ).

4.Дата.

5.Индекс (номер)-представляет собой валовой порядковый номер распоряжения в пределах календарного года.

6.Место составления или издания.

7.Заголовок к тексту.

8.Текст  состоит из распорядительной  части.

9.Подпись.

10.Визы согласования документа.

11.Отметка  об исполнителе.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

3.Виды  докладных записок.  Реквизиты внутренней  докладной записки.

Докладная записка  - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.                                

Докладные записки  бывают внутренними и внешними.

Внешняя докладная  записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Реквизиты внутренней докладной записки (на общем бланке):

- наименование  структурного подразделения - автора;

- название вида  документа;

- дата;

- индекс (в случае  необходимости);

- заголовок к  тексту;

- адресат;

- текст;

- подпись. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 6.Организация работы с документами