Делопроизводство в России

 

Содержание

 

Введение 3

1 Государственное делопроизводство в советскую эпоху 4

1.1 Организация делопроизводства в 1917-1941 гг. 4

1.2 История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг. 10

Заключение 13

Список  использованных источников 14

 

 

 

Введение

 

В истории делопроизводства России выделяют два периода: история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

События октября 1917 года в  корне изменили систему государственных  учреждений в России.

Организация деятельности советской  администрации потребовала установления новых правил документирования. Был  издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования  и вступления в силу; использования  печатей с государственным гербом.

Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными  проблемами. Было решено начать с форм документов. В марте 1918 года Совет  Народных Комиссаров выпустил специальный  декрет от 2 марта 1918 года «О ФОРМЕ БЛАНКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ».

 

1 Государственное делопроизводство  в советскую эпоху

1.1 Организация делопроизводства  в 1917-1941 гг.

 

Новый государственный  аппарат, созданный в результате Октябрьского переворота 1917 г., по структуре кардинально отличался от старого.

Необходимо  было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 02 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 08 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная  деятельность в сфере управления в 20-е гг. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении Народного Комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР (НК РКИ СССР) был создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В частности, секция делопроизводства занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников; секция административной техники (АТС), также созданная на базе отдела нормализации в июле 1923 г., продолжала и расширяла исследования своего предшественника, обследуя государственный аппарат с использованием хронометража и анкетирования, консультируя по вопросам улучшения деятельности «низовых» органов управления, оказывая методическую помощь и т. д.

Для координации  работ по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). В соответствии с Положением о Совете, утвержденным 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления и, в частности, документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются  две новые крупные организации: 01 января 1925 г. - Оргстрой, а в феврале 1926г. - Государственный институт техники управления при НК РКИ СССР (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте, причем если деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), то ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений осуществлялась Оргстроем или самим институтом, имевшим тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

В это же время формируются крупные  научные школы. Например, школа Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), крупного исследователя НОТ и управления, предложившая оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок. Керженцев П.М., создавший в 1923 г. и руководивший самой кассовой общественной организацией - Лигой «Время» (в 1924 г. переименованной в Лигу «НОТ»), обосновал в своих исследованиях целесообразность перенесения универсальных организационных принципов деятельности из одной сферы в другую: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационное методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.».

Значительный круг ученых объединяла научная школа Розмирович Е.Ф., руководившей ИТУ.

Наиболее интересные и перспективные  разработки проблем делопроизводства велись именно в ИТУ.

Работа  велась по следующим направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документов;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Движение  основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работы с документацией, сокращалось количество инстанций прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по регистрации документов предлагалось по возможности отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Однако «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям, себя не оправдывала.

ИТУ занимался  и рационализацией систем делопроизводства учреждений. На основе детального обследования учреждения создавался проект реорганизации делопроизводства, состоящий из двух частей: характеристика существующего положения дел и конкретные пути улучшения деятельности. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документ: прием, регистрация, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте  «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались общие принципы оптимизации деятельности учреждений, которые во многом актуальны и сейчас:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме, по возможности необходимо отказываться от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, должно быть минимальным;

- справочная работа должна осуществляться с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не формальной;

- организация, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В «Правилах  постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», подготовленных ИТУ и Центрархивом РСФСР и изданных в 1928 г., давались рекомендации по составлению перечней дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Специальное подразделение ИТУ - Кабинет стандартизации - занималось вопросами упорядочения документации, ее унификации и стандартизации на общесоюзном уровне. Кабинет разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. Стандартизировались также материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага, чернила, ленты для пишущих машин и другие средства конторского труда, включая «офисную» мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги на основе германских стандартов DIN.

Важным  этапом в совершенствовании делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ в 1931 г. проект «Общих правил документации и документооборота». Этот документ предполагалось ввести в качестве типового для всех учреждений - в нем устанавливались функции делопроизводственного подразделения - секретариата, определялись обязанности его работников, последовательно и полно была представлена вся технология выполнения делопроизводственных операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение.

Разработанные составителями этого  документа признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) используются и в настоящее время. К сожалению, «Общие правила документации и документооборота» не были утверждены, так как в апреле 1932 г. ИТУ был ликвидирован, а его специалисты репрессированы.

Особое внимание в 20-е гг. было уделено  документированию функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка общехозяйственного плана перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Центральное статистическое управление (ЦСУ) и местные органы статистики занимались упорядочением статистической документации, в первую очередь, форм периодической отчетности, совершенствовались формы бухгалтерской документации.

В 30-е гг. формируется и укрепляется  жесткая централизованная командная система управления. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишались Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов.

Система органов по рационализации управления и делопроизводства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основную работу вели крупные ведомства, издававшие отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки усовершенствовать работу с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями).

Отсутствие  единого методического центра, координирующего  работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. проводится 1-е межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражение вопросы документационного обеспечения управления:

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда «канцелярских» работников;

- проведение унификации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Фактически  предлагалось восстановить разрушенную  систему, дополнив ее некоторыми новыми элементами. Сделать этого, однако не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны.

 

1.2 История управления  и делопроизводства в 1945-1990 гг.

 

Необходимость восстановления народного хозяйства  после окончания войны оттеснила  на второй план вопросы документационного  обеспечения управления. Интерес  к проблеме рационализации делопроизводства вновь возник лишь в начале 60-х  гг.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимость исследования в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков.

Определенной  вехой в области оптимизации  работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г. «Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В этот период усиливается влияние  Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовавали упорядочению их деятельности.

Важным  этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.

Реализация  этой идеи началась с подготовки в  1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. – проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки, в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и техие и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.