Деловое письмо международного образца

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального  образования 

«Краснодарский технический  колледж»

Краснодарского края

 

 

 

Реферат по дисциплине:

«Документацинное обеспечение управления»

на тему:

 

 

«ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО МЕЖДУНАРОДНОГО ОБРАЗЦА»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      г. Краснодар

2013г.

1.1 ОСНОВНАЯ СТРУКТУРА  ОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА

Каждое  правило по отдельности  может  казаться произвольным, но собранные  и примененные вместе они придают  письму особенную четкость.

 Официальное письмо содержит следующие  реквизиты:

1. Обратный адрес  и  дата (в правом верхнем углу, именно  здесь Ваш адресат будет искать  дату и Ваш адрес);

2. Адрес получателя (Левый  верхний угол, одной строкой ниже  по уровню, чем ваш адрес). Этот  реквизит может содержать название  конкретного отдела или указание  конкретного лица-получателя;

3. Приветствие (двумя строками  ниже адреса получателя или  на 1/3 страницы от верха). Лучше обращаться к конкретному человеку, избегать общих обращений “Dear Sir/Madam” и особенно “To Whom it May Concern” (“Тому, кого это может касаться”), потому что никому конкретно – это значит никому;

4. Текст письма. Текст письма имеет три части: введение, которое должно объяснить, кто вы и почему вы пишете, средняя часть, котрая проясняет и представляет детали, а также пытается в чем-то убедить адресата или побудить к действию, завершающая часть, которая говорит, что именно вы от получателя хотите, какое действие или какой результат;

5. Прощание. (Начинается двумя  строками ниже текста письма, выравнивается по левому краю, находится за строку до вашей подписи.) Для людей, чье имя известно, используется “Faithfully yours” (“Искренне ваш”), но следует избегать писать письма, не узнав имени получателя. Если имя получателя известно, то используется “Sincerely yours” или просто “Sincerely”. Не следует писать более вежливого или дружелюбного, если: а) не достаточно хорошо знаете получателя лично; б) пишете письмо от лица компании или торговой марки, заканчивая его фирменной фразой, являющейся частью корпоративного имиджа;

6. Подпись имя и фамилия. Подпись дает минимальную гарантию, что вы имеете отношение к написанному. Если подпись неразборчива или сложна, разборчиво пишется имя двумя строками ниже;

7. Вложения. (Реквизит располагается  под подписью.) Если вы прилагаете  к письму какие-либо материалы:  визитную карточку, брошюру, прайс-лист и т.д. - перечисляются все приложения. Например: Enclosures (2): brochure, price sheet (Вложения (2): брошюра, прайс-лист).   

1.2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Существуют  международные  стандарты  на основные коммерческие документы, в том числе на реквизиты  делового письма. Деловое письмо международного образца имеет чёткую структуру, отдельный набор реквизитов и  стабильное расположение каждого из них.

  Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия неясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д. В  самом конце всего письма указывается адрес офиса, содержащий  почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты  письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: 

Reference:101;

• Ref:MS/;
• Ref:MS/101;
• Ref:MS/AP/101,

 где Reference (Ref) — ссылка;

MS — инициалы  автора,

АР — инициалы секретаря или исполнителя,

101 — порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий  номер инициативного письма, например: Your reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу ), например: 

17 Аugust 2012.

 Дата может проставляться  у границы левого или правого  поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы; 

- города, почтового округа (индекса), страны.

Если  в адресе не указана  фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться  в отметке  — указании конкретного  лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемой после  адреса. При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов “Dear…” В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут  использоваться следующие фразы:

Dear Sir — если имя получателя  неизвестно;

Dear Madam — если имя получателя  неизвестно;

Dear Mr Neit — господину, имя  которого известно;

Dear Mrs Fella — замужней женщине; 

Dear Miss Jones — незамужней  женщине; 

Dear Ms Morrison — замужней  или незамужней женщине. 

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

RE: — сокращение слова  “regarding” (относительно);

In re: — сокращение сочетания  “In regard to” (касательно);

Subject: — предмет, тема, вопрос;

 Например: 

Re: “Информтехника 2004”

 или 

Paying for order № 345/128

Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается  главным  образом в официальной  переписке  по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца — с красной строки (классический вариант).

  Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным междустрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчёркиванием и т.п.

  В переписке с иностранными партнёрами часто используются следующие обороты:

Мы только что вышли  на рынок  с новой продукцией…  - We have just launched a new product…

 Мы являемся ведущими  производителями данного товара…  - We are the leading manufacturers for this article…

 В течение последних  лет мы специализировались…  - For the last years we specialized in…

Текст письма, как и в  российской деловой переписке, не должен превышать одной страницы.

Через два межстрочных  интервала после  текста письма указывается  «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма. Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш). Если в приветствии слова: Dear Sir/Sits/Madam, то окончание: Yours Faithfully (преданный Вам). Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.  В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: Yours truly (искренне ваш) и Best wishes (наилучшие пожелания).

После «заключительной формулы  вежливости»  делается не менее пяти межстрочных  интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается её расшифровка: имя, фамилия, на следующей строке — должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.  Перед подписью может стоять отметка “p.p.” (от имени) или “Per pro” (по доверенности) в том случае, если подчинённые подписывают документ по поручению руководителя.

Если  к письму имеются  приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order №  34

 или 

Encl: Contract № 11/Si15.

При направлении копий  письма (“carbon copy” или “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии  лиц или компании, которым они  отправлены (реквизит 12).

 

 

 

~ ~