Документ как основной носитель информации

                                              Содержание

Введение ……………………………………………………….………………… 2

1.  Документ как основной носитель информации ……………………………. 3

2. Формуляр управленческого (делового) документа ………………………… 6

3. Заключение …………………………………………………………………... 14

4. Список используемой литературы  …………………………………………. 15

 

 

 

                                      Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  “документ” как “способ доказательства”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия  из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов! Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. 
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. 
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Цель  этой работы – описать виды бланков и принципы их построения.  
Задачи: 
 
1)     выявить перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа; 
2)     описать правильное оформление этих бланков; 
 
3)     описать общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков  

1. Документ как основной носитель информации.

Информация  – важнейшая сущность нашего мира. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

В бытовом смысле под информацией  обычно понимают те сведения, которые  человек получает из окружающей природы  и общества с помощью органов  чувств. Информация – совокупность сведений, циркулирующих в природе, обществе, а также в созданных  человеком системах. Информацию собирают, хранят, передают, обрабатывают и используют. Для этих целей используются разработанные  информационные технологии (системы  методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации).

С понятием «информация» теснейшим образом  связано понятие «документ». Слово  «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ  доказательства». Документ – это  материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ  представляет собой результат отображения  фактов, событий, предметов, явлений  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. В качестве такого носителя может служить бумага, фото-, кинопленка и т.д.

Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых  и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и  передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную  составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и  заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как  известной системы.

Отличительными  признаками документа являются:

1.  наличие смыслового семантического содержания;

2.  стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

3.  завершенность сообщения;

4.  предназначенность использования в социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому  содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Однако, и термин "документ", также  как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. История  документов и делопроизводства тесно  связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

 

2. Формуляр управленческого  (делового) документа.

Формуляр-образец - модель формы документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации (ЕЭК; ИСО ПМС 6422).

Деловые (управленческие) документы выполняются  на чистых листах бумаги или на бланках.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором  воспроизводится постоянная информация документа и отводится место  для переменной информации.

Для деловых документов действующими стандартами  установлены следующие форматы  бумаги:

основные:

А4 (210 ´ 297 мм);

А5 (148 ´ 210 мм);

вспомогательные:

А3 (297 ´ 420 мм);

А6 (150 ´ 148 мм).

Бланки  документов и документы, выполненные  на листах бумаги, должны иметь поля (не менее), мм:

левое – 20;

верхнее – 20;

правое  – 10;

нижнее  – 20.

Постановлением  Госстандарта России № 9-ст от 21 января 2000 г. допускается величина верхнего поля 15 мм.

Для документов долговременного и постоянного  хранения, которые будут переплетены  или подшиты, можно устанавливать  левое поле 35 мм.

1. Бланки документов изготавливаются с учетом ряда требований:

2. использование белой или светлых тонов бумаги;

3. выполнение типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники (исключение – гербовые бланки);

  установление двух вариантов  расположения реквизитов (угловой  и продольной) заголовочной части  на бланках (рис. 1, 2).

Для предприятий, их структурных подразделений, должностных лиц установлены  следующие виды бланков документов:

общий бланк (рис. 3);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме  письма (образец приказа рис. 4).

Бланки  структурного подразделения организации  или должностного лица проектируются  в том случае, если руководитель подразделения или должностное  лицо имеют право подписи исходящих  документов (рис. 5).

Бланки  для писем рекомендуется изготавливать  на форматах А4 или А5 с угловым или продольным расположением реквизитов.

Герб (эмблема) располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа  по центру относительно реквизита 08 «Наименование  организации». Размер изображения герба (эмблемы) – 2 см. Герб (эмблема) отделяется от реквизита 08 «Наименование организации» одним межстрочным интервалом. Рекомендации по используемым шрифтам при выполнении заголовочной части бланка приведены в табл. 1.

 

Рис. 1. ГОСТ 6.30-2003. Образец  продольного бланка для писем

РОСАРХИВ Государственное  учреждение Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495)718–78–74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770803311140/771001001    ______________№ ____________________ На № ____________ от ________________

Рис. 2. ГОСТ 6.302003. Образец углового бланка для писем

РОСАРХИВ Государственное  учреждение Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД)    ______________                                                             № ____________________ Москва

 

Рис. 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец общего бланка предприятия

РОСАРХИВ Государственное  учреждение Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД)    ПРИКАЗ    ______________                                                             № ____________________ Москва

Рис. 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка приказа

РОСАРХИВ Государственное  учреждение Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД)    Заместитель директора    Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718–78–74 Е-mail: mail@vniidad/ru http: //www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770803311140/771001001    ______________№ ____________________ На № ____________ от ________________

 

 

 

 Рис. 5. ГОСТ Р 6.30-2003. Образец бланка должностного лица предприятия

Таблица 1

Оформление реквизитов заголовочной части бланков

Наименование реквизита	Слова и отметки, составляющие реквизит	Шрифт	Размер шрифта	Примечание
08 – наименование организации	Наименование организации + наименование структурного подразделения	Times New Roman (прописные буквы)	14	Наименование структурного подразделения выделяется полужирным шрифтом
09 – справочные данные  об организации	Полный почтовый адрес + номера телефонов + номера факсов, телексов + номера счетов в банке + адрес электронной  почты + официальный сайт и др.)	Times New Roman	11
11 – дата документа	Ограничительные отметки  для реквизита	Times New Roman	14
12 – регистрационный номер  документа	№ + ограничительные отметки  для реквизита	Times New Roman	14	Располагается на одном уровне с датой документа
13 – ссылка на регистрационный  номер и дату инициативного  документа при составлении ответного	«На»№___________ + ограничительные  отметки для реквизита; от_______________ + ограничительные  отметки для реквизита	Times New Roman	14	Располагаются на одном уровне

Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба или эмблемы).

Все реквизиты центруются относительно реквизита 08 «Наименование  организации».

На предприятиях должен быть утвержден порядок изготовления, учета и хранения бланков, который  утверждается руководителем службы ДОУ. Такой раздел может входить  в инструкцию по делопроизводству.

Особое внимание должно уделяться  способам изготовления и хранения бланков  с изображением Государственного герба  Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или эмблемы  предприятия.

Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и  гербов субъектов Российской Федерации  – являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Они изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-графическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических  возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на службу ДОУ организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования  и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя организации.

 

О проведенных проверках  делают отметки в учетно-регистрационных формах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

Допускается тиражирование  средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  Заключение

Бланк документа – это  стандартный лист бумаги с нанесенными  на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности. 
 
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу. 
 
Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. 
 
На бланках кроме постоянных реквизитов при изготовлении их типографским способом могут наноситься ограничительные отметки («уголки», отрезки прямой линии, «крестики») для обозначения мест расположения отдельных реквизитов. 
 
Требования к оформлению бланков ОРД, а также требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003. 
 
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.