Документ: понятие и классификация

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По форме изложения различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования. По содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами, для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в персональные компьютеры. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

Анкета  – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

 

2.4. Типологическая классификация документов

Одним из важных дискуссионных вопросов теории документоведения является проблема соотношения  понятий «классификация» и «типологизация» документов, «вид» и «тип» документа. Сущность классификации и типологизации документов состоит в дифференциации объектов изучения по определённым признакам. Классификация представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определённому признаку в вид. Типологизация является частным случаем классификации документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой обобщённой модели, именуемой типом. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков.

Типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.

Наиболее  существенные типообразующие признаки для классификации документов — это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений, как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя и т.п.

В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым установкам:

• обеспечение управления обществом (официальный документ);
• обеспечение научной информацией общества (научный документ);
• обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);
• обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ);
• обеспечение производства (производственный документ);
• обеспечение общества справочными данными (справочный документ);
• обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации (информационный документ);
• обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений (литературно-художественный документ).

Целевое назначение — важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т.п.

Тесно связан с целевым назначением читательский адрес документа. Читательское назначение документа — это предназначенность документа читателю (потребителю) определенного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так, научный документ рассчитан преимущественно на научных работников, учебный — на учащихся, студентов и т.д.

Важный  признак, позволяющий выделить типологические черты документа — это характер информации, включающий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообщения, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т.п.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов, по которым строится общая, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому  существуют трудности в их четком разграничении.

Однако  только этими признаками классификации  не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается  около 300. Среди них: классификация  документа по степени плотности  информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т.д.

Классификация документов является одним из методов познания. Без неё невозможно изучить многообразие существующих видов документов, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Поэтому очень важно научиться определять вид того или иного документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Классификация имеет большое значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Заключение

 

Большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Документирование является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиография

 

1. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб.пособие. / А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Эксмо, 2007. – 560 с. – (Образовательный стандарт XXI).
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
3. ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании»). – М.: Книга сервис, 2006. – 192 с.
4. Зиновьева, Н.Е. Документоведение: Учеб. пособие. / Н.Е. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 207 с.
5.   Каширин, С.В. Документоведение: Учеб-метод. пособие. / С.В. Каширин. – М.: . Моск. Финанс.-юрид.акад., 2004. – 116 с.
6. Крюкова, Н.П. Документоравание управленческой деятельности: Учеб. пособие. / Н.П. Крукова. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с. – (Высшее образование).
7. Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления. / Т.В. Кузнецова, П.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с.
8. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник. / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008. – 352 с. (Новая университетская библиотека).
9. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник. – 8-е изд., стер. / Н.Н.  Кушнаренко. – К.: Знания, 2008. – 459 с.
10. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие. / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 432 c.
11. Организация работы с документами: Учебник. / Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.
12. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: МарТ; Ростов н/Д: МарТ, 2005. – 304 с.
13. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ МарТ, 2004. – 308 с.
14. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 с.
15. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. / А.В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.
16. Швецова-Водка, Г.М. Определение документа в документационно-информационной науке. / Г.М. Швецова-Водка. – Л.: БАН, 1991. – 42 с.

 

Стандарты, утратившие силу

ГОСТ

17.  ГОСТ 16487-70. Документоведение и архивное  дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1970.

18.  ГОСТ 16487-83. Документоведение и архивное  дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1983.

19.  ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования технико-экономической  информации. Основные положения.  М.: Изд-во стандартов, 1987.

 

Международные стандарты (ISO)

20.     ИСО 5127-83. Документация и информация. Словарь.