Документационное обеспечение управления

 

проводится диагностика  действующей системы делопроизводства компании, включая:

 

- подготовку и оформление  служебных документов;

 

- обработку и передачу  документов на рассмотрение и  исполнение;

 

- учет и регистрацию  документов;

 

- рассмотрение и согласование  документов;

 

- ведение контроля сроков  исполнения документов;

 

- обеспечение хранения  и уничтожения документов;

 

анализируется состав документов и принципы их систематизации;

 

изучаются другие документированные  процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

 

проводится анализ соответствия фактического состояния работы с  документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы  делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы  ДОУ, формы организации документооборота компании;

 

рассматриваются возможности  оптимизации документооборота и  внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

 

выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

 

На этапе проектирования ДОУ:

 

формулируются стратегия, политика и принципы компании в области  управления документами; требования к  управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию  документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей  и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры  взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

 

формулируются требования к  документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава  документов;

 

разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов  документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

 

проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

 

оптимизируются структура, функции, должностной и численный  состав службы документации.

 

На этапе регламентации  ДОУ:

 

происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них  конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных  и распорядительных документов;

 

осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

 

В заключение

 

Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

 

создать рациональную систему  ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных  локальных нормативных документах;

 

повысить эффективность  системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых  управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

 

обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные  условия для создания единого  информационного пространства в  компании;

 

повысить корпоративную  культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического  и нормативно-методического обеспечения  участников этих процессов.

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

Примерный перечень

 

законодательных актов и  нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и  документации, документационного обеспечения  управления, управления документами  и архивного дела

 

 

 

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

 

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

 

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

 

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

 

Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации».

 

Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

 

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

 

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной  тайне» (с изм. и доп., вступившими  в силу с 15.12.2007).

 

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня  сведений, отнесенных к государственной  тайне» (в ред. от 24.12.2007).

 

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня  сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

 

Постановление Правительства  РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

 

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

 

 Положение о порядке  обращения со служебной информацией  ограниченного распространения  в федеральных органах исполнительной  власти, утвержденное постановлением  Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

 

Положение о порядке и  сроках хранения документов акционерных  обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

 

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

 

Примерное положение о  постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

 

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в  ред. от 21.02.2008).

 

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов  исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).

 

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры  России от 08.11.2005 № 536.

 

Правила подготовки нормативных  правовых актов федеральных органов  исполнительной власти и их государственной  регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в  ред. от 07.07.2006).

 

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

 

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

 

Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

 

Положение о Федеральном  архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

 

Регламент Федерального архивного  агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

 

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

 

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур  дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

 

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

 

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

 

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов  и подведомственных организаций, с  указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

 

Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по документационному  обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

 

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению  органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

 

Нормы времени на работы по документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.