Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

– п'ята істотна властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі й у просторі спосіб організації внутрішніх зв'язків і відносин системи [26, с. 34].

Усяка система має різні види структур. Структура є кінцева сукупність еле­ментів і відносин між цими ж елементами. Елементи розрізняються між собою своїми властивостями. Кожен елемент може виявити властиві йому властивості, лише вступивши у взаємодію з іншими придатними елементами.

Умови і способи реалізації елементами своїх властивостей називаються відносинами.

Ті відносини, що реалізуються в процесі функціонування системи (якщо елементи взаємодіють між собою й обмінюються продуктами своєї діяльності), переходять у зв'язки, а інші зберігаються як відносини. Наприклад, відносини між структурними підрозділами переходять у зв'язки, якщо вони обмінюють­ся інформацією.

Під елементом системи розуміється самостійне (відособлене) утворення системи (частина системи), що має свої специфічні риси, властивості й особливе значення.

Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв'язками між її елементами. Відомі три типи зв'язків:

– функціонально необхідні – за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад, соціально-економічні): відносини управління, підпорядкованості, соціальні відносини і т. ін.;

– синергетичні (спільної дії) – при спільних діях деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих частин, що діють незалежно;

– надлишкові – зайві чи суперечливі [26, с. 36].

Коли мова йде про стан системи, то ми маємо на увазі її організованість, тобто наявність визначеного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні.

Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених та функціонуючих сис­тем будь-якого виду. Тому організувати – значить створити нову систему або поліпшити стан колишньої в процесі її функціонування відповідно до мінли­вих внутрішніх і зовнішніх умов.

Організація як форма суспільної діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об'єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.

Організація як процес здійснюється людьми. Вона сформувалася у величезний самостійний об'єкт, тому виділилася також особлива група професій­них працівників, яких називають фахівцями з організації виробництва, праці та управління. У своїй практичній діяльності вони широко використовують організаційні методи, що забезпечують реалізацію організаційних впливів. За­стосування заходів організації як засобу удосконалення систем припускає наявність загальних організаційних основ. Такими є об'єктивні закони органі­зації.

Організація процесу управління, як і всяка організація взагалі, припускає розподіл і закріплення робіт по етапах, регламентування і нормування їхньої послідовності і термінів, установлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління.

Організація процесу управління – це всебічне його упорядкування, що виз­начає чіткість, послідовність і припустимі границі його здійснення. Інакше кажучи, це доцільна побудова процесу управління в часі й у просторі відповід­но до потреб узгодження спільної праці в соціально-економічній системі з за­дачами підвищення ефективності управління виробництвом.

Організація процесу управління припускає встановлення:

– необхідної послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і операцій, а також можливої і необхідної у певних умовах паралельності виконання різних робіт;

– тимчасових меж виконання робіт визначеного виду і їхнє групування за факторами інтенсифікації управління;

– чіткого порядку надходження необхідної і достатньої інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного з етапів процесу управління і всіх його операцій;

– порядку участі різних ланок системи управління в етапах процесу управління;

– процедур процесу управління як обов'язкових операцій для визначеного виду робіт (операцій узгодження, обговорення, візування, затвердження, інформування й ін.) [20, с. 41].

Суб'єкт і об'єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв'язку, по яких проходять потоки інформації. Ці потоки представляють собою керуючі впливи і повідомлення щодо стану керованого об'єкта. Управління можна представити як процес обміну видами діяльності, в результаті якого система нор­малізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.

Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень до норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, що комплектують, кредитів і т.ін.), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів у готову продукцію.

Інформація про відповідні дії надходить по каналах зворотного зв'язку.

Зв'язок, що обслуговує апарат управління (суб'єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив), і забезпечує передачу останніх на об'єкт управлін­ня, називають прямим зв'язком. Зворотні зв'язки, що несуть інформацію про стан об'єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою форму­вання коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв'язок між «входом» (цілями, нормами, ресурсами) і «виходом» системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).

Основний закон організації – закон синергії, який полягає в тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує «арифметичну» суму властивостей кожного з окремих елементів. При цьому під властивістю елемента розуміється склад параметрів, що характеризують його, їхня взаємозалежність, зміни в часі.

Закон єдності аналізу і синтезу полягає в тому, що процеси поділу, спеціалі­зації, диференціації, з одного боку, необхідно доповнюються протилежними процесами – з'єднання, універсалізації, інтеграції – з іншої.

Організація має відносно визначені границі, що можуть змінюватися згодом. Члени організації, на яких покладаються визначені обов'язки, вносять свій вне­сок у досягнення встановлених цілей. Перевага організованих груп полягає в тому, що людина, входячи до складу колективу, може більш успішно досягти своїх цілей, ніж індивідуально. Тому для досягнення своїх цілей вона створює інтегровані, кооперативні системи поведінки.

Визначення організації передбачає необхідність формального координуван­ня взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені задачі, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми і моделі взаємодії. Для неї характерна комплексність, формалізація і визначене співвідношення централізації і децентралізації [20, с. 43].

Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації чи поділу праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.

1.2. Принципи системного підходу в управлінні організацією

Системний підхід варто сприймати як зведення більшої частини складних задач до одержання проектного результату, що може бути використане для підвищення якості вирішення одного чи декількох основних завдань. Він доз­воляє зосередити увагу на найбільш істотних сторонах проблеми. Теорія сис­тем вперше була застосована в точних науках і в техніці, особливо в кіберне­тиці. Наприкінці 50-х років наступило століття систем. Організації, що існу­ють сторіччя, перетворилися з закритих у відкриті і одержали назву систем.

Відомо, що система – це деяка цілісність, що складається з визначеної кінце­вої кількості обов'язково взаємозалежних частин, кожна з яких вносить свій внесок у характеристику цілого.

Системний підхід – це не є набір якихось посібників чи принципів для керу­ючих. Це спосіб мислення стосовно організації і управління.

Системний підхід допомагає керівнику побачити організацію в єдності скла­дових її частин, що нерозривно переплітаються з зовнішнім світом.

Основною концепцією системного підходу до організації і управління як процесу є взаємозв'язок частин чи підсистем підприємства. Такий підхід пе­редбачає встановлення цілей і зосередження уваги на побудові цілого на відміну від побудови компонентів чи підсистем. У його основі лежить принцип розг­ляду проблем як єдиного цілого, як системи.

Сутність системного підходу допомагає зрозуміти раніше розглянуте поло­ження про те, що система – це не тільки сума складових її елементів, а щось більше: організована сума складових її елементів. Тому, розглядаючи будь-який об'єкт як систему, необхідно враховувати і вивчати зв'язки між елементами, вплив елементів один на одного, складні залежності усередині системи, а та­кож системи з зовнішнім середовищем.

Системний підхід стосовно до вирішення практичних проблем охоплює тео­рію та методику побудови систем, що забезпечують вирі­шення проблем.

Теоретична системна концепція передбачає розгляд проблем та її компо­нентів у їхній взаємозалежній єдності замість аналізу їх як окремих частин. Його можна охарактеризувати в такий спосіб. Системний підхід – це упорядкова­ний спосіб оцінки складних людських потреб з точки зору об'єктивного розг­ляду цих потреб [42, с. 53].

Оскільки при системному підході зосереджується увага на побудові цілого, то усі компоненти розглядаються в їхньому взаємозв'язку до того, як уточнюєть­ся їхня сутність.

Системний підхід – це напрямок методології спеціально-наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об'єктів як систем. Системний підхід сприяє адекватній постановці проблем у конкретних науках і розробці ефективної стратегії їхнього вивчення. Найважливіші принципи системного підходу (системного аналізу) наступні:

– процес прийняття рішень повинний починатися з виявлення і чіткого формулювання конкретних цілей;

– необхідно розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки і взаємозв'язки кожного приватного рішення;

– необхідні виявлення й аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення мети;

– цілі окремих підсистем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми);

– сходження від абстрактного до конкретного;

– єдність аналізу і синтезу, логічного й історичного;

– виявлення в об'єкті різноякісних зв'язків і їхньої взаємодії й ін.

При визначенні поняття системи необхідно враховувати найтісніший взаємозв'язок її з поняттями цілісності, структури, зв'язку, елемента, відносини, підсистеми тощо. Основні системні принципи:

– цілісності (принципове поєднання) властивостей системи до суми властивостей складових її елементів і неможливість виводу з останніх властивостей цілого; залежність кожного від його місця, функцій і т.д. усередині цілого;

– структурності (можливість опису системи через установлення її структури, тобто мережі зв'язків і відносин системи; обумовленість поведінки системи не тільки поведінкою її окремих елементів, скільки властивостями її структури);

– взаємозалежності структури і середовища (система формує і виявляє свої властивості в процесі взаємодії із середовищем, будучи при цьому ведучим активним компонентом взаємодії);

– ієрархічності (кожен компонент системи у свою чергу може розглядатися як система, а досліджувана в даному випадку система являє собою один з компонентів більш широкої, глобальної системи);

– множинності опису кожної системи (у силу принципової складності кожної системи її адекватне пізнання вимагає побудови безлічі різних моделей, кожна з яких описує лише визначений аспект системи) [42, с. 54-55].

Існують різні методи класифікації складних систем, які визначаються за загальними критеріями. Підсистеми повинні бути:

– такими, щоб вони могли впливати на досягнення кінцевих результатів системи;

– створені за певними ознаками, що чітко виявляють необхідний фун­кціональний зв'язок між ними і з системою в цілому;

– відповідно пов'язані з поведінкою всіх елементів системи і відбивати постійне функціонування взаємних зв'язків, встановлених для окремих елементів системи через її підсистеми з навколишнім середовищем.

Функціонування системи відбувається нормально лише у випадку органічної і гармонічної взаємодії всіх її елементів, незважаючи на те, що кожен з них відіграє самостійну роль у реалізації цілей системи.

Тому, елемент чи підсистема – це деяка відособлена частина системи, і саме структуроутворююча її частина, оскільки всі елементи знаходяться у певній ієрархічній залежності.

Специфічні властивості підсистем знаходять своє вираження в їх функціях, що представляють собою певні дії, які можуть проявлятися лише при наявності іншого елемента, здатного в силу сумісності з ним сприймати і перетворювати цей вплив. Тільки на цій основі можлива взаємодія елементів і підсистем.

Свою функцію та призначення елемент чи підсистема може виконати тільки за умови взаємодії з іншими елементами. Ефективність цієї взаємодії буде підвищуватись при збільшенні упорядкованості та організованості взаємо­зв'язків елементів.

Отже, впорядкований взаємозв'язок елементів, підсистем і системи із середо­вищем на основі функціональної інтегративності також є системною ознакою виділення підсистем.