Документация по созданию организации

Стандарт обычно рекомендует несколько методик  контроля применительно к одному показателю качества продукта. Это нужно для того, чтобы одна из. методик была выбрана в качестве арбитражной, если возникает необходимость. Правда, надо иметь в виду, что не всегда методики полностью взаимозаменяемы. Для таких случаев стандарт приводит либо четкую рекомендацию по условиям выбора того или иного метода, либо данные по их отличительным характеристикам.

Чтобы результаты были достоверны и сопоставимы, следует  пользоваться рекомендациями стандартов относительно способа и места  отбора пробыот партии товара с ее количественными характеристиками, схемами испытательных установок, правилами, определяющими последовательность проводимых операций и обработку полученных результатов.

В 1996 г. внесено  изменение в основополагающий стандарт ГОСТ Ρ 1.0-92, согласно которому к перечню нормативных документов, применяемых в России, добавляется технический регламент.

Полное соответствие международным правилам в данном вопросе может быть достигнуто тогда, когда в России появятся законы, устанавливающие обязательные к выполнению требования и нормы, подобно действующим в Европейском Союзе Директивам. В ЕС технический регламент становится обязательным документом, если на него есть ссылка в соответствующей Директиве.

Отличие российского  подхода к техническим регламентам прослеживается и в самом тексте указанного выше изменения: "к техническим регламентам следует относить законодательные акты и постановления правительства Российской Федерации, содержание требования, нормы и правила технического характера; государственные стандарты Российской Федерации в части устанавливаемых в них обязательных требований; нормы и правила федеральных органов исполнительной власти, в компетенцию которых в соответствии с законодательством Российской Федерации входит установление обязательных требований.

Технический регламент  содержит технические требования либо непосредственно (например, обязательные требования государственных стандартов), либо путем ссылки на стандарт, либо путем включения в себя содержания стандарта". 
 

3 Охрана труда

3.1 Организация рабочего места секретаря

      Офис  – это помещение, где мы проводим большую часть времени.

      Компьютер – это первая опасность для  секретаря. Что же опасного в компьютере и от чего следует защищаться?

      Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм. Считается, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, а также к серьезной нагрузке на глаза.

        Во-вторых, это заболевания, вызванные  травмами повторяющихся нагрузок.

      В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих  мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.

      В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места.

      Самочувствие  человека, его работоспособность  во многом зависит от освещения. При  этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости.

      Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.

      Компьютеры  должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.

      Также встречаются и другие опасности  современного офиса. Это ненатуральные  отделочные материалы, тонер в копировальных  аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала. 

 

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Слово "документ", как это ни печально, ассоциируется у них с понятием "бюрократия", следовательно, с "образом  врага", а не помощника. Поэтому многие руководители и персонал полагают, что внедрение СМК сводится к созданию огромного количества "бумажек", которые не понадобятся, никогда и никому, кроме аудиторов, при проведении сертификационных и надзорных аудитов. Именно поэтому внедрение документированной СМК чаще всего вызывает недовольство и сопротивление персонала.  
     Как мы постараемся показать ниже, внедрение эффективной СМК требует создания относительно небольшого числа (по отношению к уже имеющимся) дополнительных документов, причем именно тех, которые необходимы для комплексного системного управления организацией.  
     Итак, любая организация имеет организационную структуру, и в зависимости от того, какие проблемы решаются на том или ином ее уровне, можно выделить соответствующие уровни управления: в малой - как минимум, два (руководящий и оперативный); в средних и крупных - не менее четырех (руководящий, стратегический, тактический и оперативный). На каждом из этих уровней протекают свои внутриуровневые процессы . Управление всеми этими процессами осуществляется, как правило, по вертикали. 

На примере  крупной промышленной организации  рассмотрим, какие процессы сегодня  протекают на каждом уровне и какие  документы используют при этом ее руководство и персонал.  
     На руководящем уровне генеральный директор принимает стратегически важные управленческие решения по развитию и совершенствованию деятельности организации на основе анализа информации, представляемой его заместителями.  
     На стратегическом уровне (уровне заместителей генерального директора) осуществляется процесс планирования жизненного цикла продукции. Каждый заместитель планирует работы по своему направлению деятельности, организует, контролирует и анализирует их выполнение на основе информации, представляемой начальниками подчиненных подразделений, принимает решения по совершенствованию своего вида деятельности и представляет соответствующие отчеты генеральному директору.  
     На тактическом уровне (уровне подразделений) под руководством начальников подразделений (или лидеров команд-исполнителей) идет выполнение запланированных работ - осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки (обеспечения). Начальники анализируют ход работ на основе информации, получаемой от исполнителей, и представляют отчеты заместителю директора, которому подчиняются.  
     На оперативном уровне исполнители выполняют конкретные под процессы и операции и информируют начальников своих подразделений о результатах работ.  
     Для выполнения своих процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные и технические.  
     Следовательно, основная часть документов, необходимых для той или иной деятельности, имеется в любой организации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК. Заметим, что ни в одной из многочисленных публикаций, посвященных документации СМК и ее структуре, не уделяется достойного внимания этим документам, позволяющим организациям работать и при отсутствии у них системы менеджмента качества.  
     Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе и т.д.  
     Давайте упорядочим (классифицируем и систематизируем) документы, имеющиеся в любой организации, т.е. создадим из них прочный фундамент - "базовый уровень" единой структуры документации, а затем, проследив взаимосвязи документов и поняв, чего еще не хватает, попробуем построить единую структуру документации - каркас системы менеджмента организации.  
     Итак, любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация "закладывает фундамент" организации - формирует "нулевой цикл" в структуре документации.  
 
 
 

 

       СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Вялова  Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004. – 224с
2. Галахов В.В., Корнева И.К. Делопроизводство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. – 456с
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003. – 359с
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006. – 192.
5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007. – 158с

 

 

      ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1 

      (справочное)

      Образец документа, регламентирующего структуру  и штатную численность организации. 

      Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА

      «ИНФО-БАНК» Советом директоров

      СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ АКБ «ИНФО-БАНК»

      ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол № 5 от 12.06 2007)

      Москва 

 

       Приложение 2 

      (справочное)

      Пример  оформления учредительного договора 
 

      Регистрационная палата

      при Правительстве Ростовской области

      16.02.2007 № 1930006 
 
 

      УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

      ОБЩЕСТВА  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МИЛЕДИ» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Г.Минск 
Приложение 3 

      (справочное)

      Образец оформления устава организации 
 

      НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 

      ЗАРЕГИСТРИРОВАНО УТВЕРЖДЕНО

      наименование  организации                                  протоколом общего

      __________№________                                       собрания учредителей

                                                                  дата__________№___________

      МП  организации                                                                МП организации 
 

      УСТАВ

      акционерного  общества открытого (закрытого) типа

      НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 
 

      ТЕКСТ 
 
 
 
 
 
 

      Город - год

 

       Приложение 4 

      (справочное)

      Образец Положения о структурном подразделении 

      Открытое  акционерное общество

      Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК» 
 

      УТВЕРЖДАЮ

      Председатель

      Правления банка

      Подпись А.И.Морозов

      10.12.2007 

      ПОЛОЖЕНИЕ

      о Секретариате 

      1.Общие  положения