Документально-информационные потоки на предприятии

    Документально-информационные потоки на предприятии, в организации  являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и  качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.

    Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся  как движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.

    В свою очередь, само движение документов — прежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

    Перемещение документов в организации не может  быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами, контролю за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению. Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

    Практика  управления выработала основные требования к реализации документооборота: перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.

    Избирательность доставки документной информации руководителям  и специалистам в соответствии с  их потребностями и функциональными  обязанностями. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов.

    Простота  и однообразие маршрутов и  состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).

    Указанные требования сохраняют свою правомочность  и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

    Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

1. нисходящий (входящий, входной) документопоток;
2. восходящий (исходящий, выходной) документопоток;
3. горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.

    Функционирование  указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного  структурного подразделения или  автоматизированной системы. Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов.

    Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя:

1. документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.);
2. документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.

    Восходящий  документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.

    Горизонтальный  документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной багровой величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники, определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению.

    На  практике ежедневный количественный учет осуществляется для всех без исключения документов: входящих, исходящих (как регистрируемых, так и нерегистрируемых). При этом следует иметь в виду, что внутренние документы регистрируются по месту их составления.

    Сам подсчет документов фиксируется по групповым признакам (документов и корреспондентов) в виде простой дроби, числителем которой является количество основных документов, а знаменателем — количество копий. Подсчет количества машиночитаемых документов выполняется по учетным карточкам и журналам вычислительного центра (ВЦ) или соответствующего АРМ.

    Технологический процесс обработки и перемещения  нисходящего документационного  потока целесообразно оптимизировать в виде следующих типовых процедур:

1. прием и первичная обработка документов;
2. предварительная экспертиза и селекция документов;
3. регистрация документов с синхронным ведением справочно-информационного фонда (СИФ), баз данных и баз знаний (БД, БЗ);
4. ознакомление руководителя и отправка документов в структурные подразделения;
5. выполнение заданий и поручений, отраженных в документной информации;
6. контроль исполнения документов (реализация обратной связи).