Документальные базы данных и информационно-справочные системы в решении управленческих задач

 

3. Атрибуты документов

 

 

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую  часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

1. Основные атрибуты документов (9, с. 112):

Регистрационный номер  документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура  регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и  внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя  организация, для внутренних и исходящих  документов это или подразделение  или конкретное лицо из руководства предприятия.

Ответственный исполнитель  документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного  документа или который разработал данный документ (для исходящих и  внутренних). Исполнитель документа  всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия). (2, с.120).

Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут  относит документ к тому или иному  кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

2. Атрибуты, зависящие от типов документа.

В документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Так, входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно  из входного документа (где он может  быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного  исполнителя документа, и ставить резолюцию "Об исполнении доложить". Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы в свою очередь, помимо стандартных атрибутов, могут обладать следующими:

- Список подразделений предприятия для ознакомления.

- Контрольный срок ознакомления или исполнения.

- Список исполнителей документа.

- Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

- Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

- Список рассылки.

- Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные  наименования или добавляться дополнительными  атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что  большинство из них ссылается  на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых  могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи  как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве  случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

 

4. Формы документов

 

 

Существует три основных формы документов:

1. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время  она используется только в том  случае, когда учет документов выступает  на первое место, предотвращая претензии  со стороны граждан и конфликтные  ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации  имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать  записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется  составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

2. При карточной форме  регистрации документов создаются  регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа  и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. (7, с.112).

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

- справочные, контрольно-справочные;

- картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; 

- тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки  делятся на две части: по неисполненным  и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в  процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

3. Автоматизированная (электронная)  форма регистрации документов  ведется с помощью специального  программного обеспечения, которое  устанавливается на персональный  компьютеры (или на сервер и  персональные компьютеры, объединенные  в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль за исполнением документа;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие".

 

Заключение

 

 

Подводя итог работы, можно сделать следующие выводы.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. В связи с этим предъявляют особые требования к оформлению деловых бумаг.

Долгое время автоматизация  учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной  обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В последнее время  в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу Workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, что информационные технологии управления в деловом  процессе в документальной базе системы управления формализуются как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия.

 

 

Список использованной литературы:

 

 

1. Андреева В.И. Сущность документальной базы системы управления. М.: «Гардарики», 2009г., 245 с.;

2. Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией. М.: «Интел-Синтез», 2010г., 156 с.;

3. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. М.: «Книжный мир», 2009г., 233 с.;

4. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2011г., 198 с.;

5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: «ЭКСМО», 2009г., 331 с.;

6. Гагин А.А. Документирование управленческой деятельности. М.: «Инфра-М», 2010г., 221 с.;

7. Галахов В.В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.: «Проспект», 2009г., 112 с.;

8. Гундарев Р.Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2011 г., 228 с.;

9. Демин Ю.М. Делопроизводство в информационных технологиях управления. М.: «Поиск», 2010 г., 302 с.;

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2009 г.,115 с.;

11. Корнеев И.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2009 г., 229 с.;

12. Кузнецова Т.В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2011г., 234 с..