Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления

1. Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления

Слово "документ" происходит от латинского documentum, что означает "поучительный пример, способ доказательства". Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

документ представляет собой результат отображения  фактов, событий, предметов, явлений  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Документ - это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:

- планирование - посредством  подготовки различных планов;

- учет - в виде  составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической  документации;

- инструктирование - в виде издания инструкций, методических  указаний;

- контроль - путем  сбора сведений в письменном  виде и дачи указаний и т.д.

Документирование  во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины. Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа  соответствующим руководителем (утверждение  отдельных видов документов может  осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют  свою юридическую силу до момента  их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. 

2.Организация  документооборота в органах государственной  власти и местного самоуправления

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.  
 
Различают три основных потока документации:  
 
·        документы, поступающие из других организаций (входящие),  
 
·        документы, отправляемые в другие организации (исходящие),  
 
·        документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.  
 
Движение входящих документов включает:  
 
·        первичную обработку,  
 
·        предварительное рассмотрение,  
 
·        регистрацию,  
 
·        рассмотрение руководством,  
 
·        передачу на исполнение,  
 
·        исполнение,  
 
·        контроль за исполнением,  
 
·        списание исполненного документа в дело. 

Табель форм документов - перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого  документа, его юридического статуса  и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется. В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и о Граждане реализуют свое право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно и подлежит обязательному рассмотрению. Федеральный закон оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантия его безопасности в связи с обращением формления документа. Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, также подлежит рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом.  
 
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит, решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо согласно Федеральному закону (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, принимает необходимые меры, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью.

Гражданин в том случае, если по существу поставленных в обращении  вопросов по каким-либо причинам ответ  не был дан, имеет право на повторное  обращение. Согласно статье 12 Федерального закона письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица - осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения, обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Лица, виновные в нарушении данного Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения дел с обращениями  обычно колеблются от 5 до 10 лет. Это зависит от степени важности документов, отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно. Дела, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив соответствующего органа управления, а затем в государственный архив.  
 
Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Существуют типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения и справочной работы с обращениями граждан.