Документирование управленческой деятельности

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.      Информационно-справочная документация. Правила составления и оформления документов…………………………………………………...4

2.      Общие правила составления и оформления информационно-справочной документации………………………………………………...7

2.1. Акт…………………………………………………………………………8

2.2. Протокол…………………………………………………………………11

2.3. Докладная записка………………………………………………………14

2.4. Служебная записка………………………………………………………16

2.5. Объяснительная записка…………………………………………………17

2.6. Письмо……………………………………………………………………19

2.7. Справка……………………………………………………………………22

2.8. Телеграмма……………………………………………………………….24

Заключение………………………………………………………………………26

Список использованной литературы…………………………………………...27

Введение

Информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. К информационно-справочным документам относятся:

Акт – справочно-информационный документ.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Письмо – распространенный способ обмена информацией, оно объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

1. Информационно-справочная документация. Правила составления и оформления документов

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

                    Акт;

                    Протокол;

                    Докладная записка;

                    Объяснительная записка;

                    Служебная записка;

                    Письмо;

                    Справка;

                    Заключение;

                    Отзыв;

                    Телеграмма и т.д.

Все эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, или инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий.

Документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. С изменениями №1, утверждены Госстандартом России 21.01.2000 № 9, подразделяют на три группы:

                    Организационные;

                    Распорядительные;

                    информационно-справочные.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами. Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Распорядительные документы – документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х годах.

В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов. Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего.

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители).

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Более подробно рассмотрим составление и оформление информационно-справочных документов в процессе работы.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Общие правила составления и оформления информационно-справочной документации

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Информационно-справочная документация – это процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. Теперь мы знаем, как оформлять информационно-справочные документы, следовательно, теперь узнаем поподробнее о некоторых из них.

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие более важное значение для кадровых вопросов.

2.1. Акт

Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц (преимущественно комиссией), для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях (при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д.) его составляет одно должностное лицо.

Акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Все акты оформляются по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание для его издания, состав комиссии, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). В ней указываются название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. В вводной части перечисляют фамилии (в именительном падеже) с указанием должностей лиц, составивших акт (их приводят в алфавитном порядке в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.