Документоведение

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.[3] Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления.

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации)

функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной  для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа.

Несомненно, что для организации ООО «Русский модерн» в целом актуальны, в первую очередь, управленческая, правовая, учетные функции.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Глава 2. Классификация документов в организации ОП ООО Русский модерн

В ОП ООО «Русский модерн» выделяют две основные группы документов: документы по организации работы обособленного подразделения, документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения.

К первой группе документов относятся организационно-правовые документы, такие как, положение об отделе, приказы, распоряжения, указания руководства организации, регламентирующие структуру обособленного подразделения.

ООО «Русский модерн» - строительная организация, существующая на рынке уже более пяти лет, занимающаяся строительством, отделочными работами, установкой натяжных потолков. В декабре 2005 года было создано обособленное подразделение ООО «Русский модерн», которое взяло на себе полностью обслуживание населения натяжными потолками, т.е. ОП ООО «Русский модерн» является филиалом, специализирующимся на установке натяжных потолков.

Секретариат ООО «Русский модерн» является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляет функцию документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиняется непосредственно руководителю организации. Располагается секретариат в головном офисе. В ООО «Русский модерн» функцию службы секретариата выполняет главный бухгалтер и по совместительству секретарь. То есть офис-менеджер обособленного подразделения занимается только документационным обеспечением своего филиала.

Таким образом, вторую группу документов составляют документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения, такие как группа документов, сопровождающих процесс оформления заказов (договора, расчеты, заказы для дилеров, для клиентов и др.), группа документов учетного характера (ведомости, отчеты и др.).

Автор рассмотрит вторую группу документов подробнее.

При поступлении на работу офис-менеджер заполнил разработанную секретарем организации анкету (см. Приложение №1), прошел собеседование и, прежде чем приступить к работе, подписал трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн» (см. Приложение №2).

В ООО «Русский модерн» не разработаны должностные инструкции.

В ОП ООО «Русский модерн» работает два человека – директор обособленного подразделения и офис-менеджер (секретарь).

В обособленном подразделении ООО «Русский модерн» не используется ни одна классификация документов в чистом виде. Возможно, это происходит от того, что филиал работает только в одной достаточно узкой сфере, устанавливает натяжные потолки. Но и данная деятельность должна обеспечиваться документами.

Для установки потолков необходима бригада рабочих. В ОП ООО «Русский модерн» работает две бригады рабочих, специализирующихся на установке натяжных потолков. Бригада состоит из двух рабочих, каждый из них заключил трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн».

При поступлении конкретного заказа на установку натяжного потолка от клиента, между ОП ООО «Русский модерн» и бригадой заключается договор подряда (см. Приложение №3). Так же, в свою очередь, между клиентом и ОП ООО «Русский модерн» заключается договор подряда. (см. Приложение №4) и рассчитывается смета (см. Приложение №5)

Бригада выезжает на замеры и на месте оформляет бланк заказа для клиента, как правило, от руки. Задачей офис-менеджер является перевод рукописного вида в электронный. Необходимо этого для того, чтобы в дальнейшем осуществить заказ полотна у дилеров, как правило, заказ офис-менеджер отправляет факсом или с помощью электронной почты. (см. Приложение №6).

После того как потолок установлен, оформляется акт сдачи-приемки выполненных работ. (см. Приложение №7).

Оформлением всех документов занимается офис-менеджер, говорить о какой-то конкретной классификации при такой организации документов, практически не приходится. Частично используется видовая классификация. Например, договора, заключаемые между рабочими и клиентами, являются организационными документами, а, к примеру, акт сдачи-приемки выполненных работ, как и гарантийные письма (см. Приложение №8) являются организационно-информационными документами, впрочем, как и получаемые от дилеров факсы и электронные письма. Используется классификация по способу документирования: в работе приветствуются и рукописные и электронные документы.

Таким образом, можно сделать вывод, что в обособленном подразделении ООО «Русский модерн» существует классификация, образованная на основе видовой классификации и классификации по способу документирования, в целом же документы ОП ООО «Русский модерн» условно классифицируются на две группы: документы, организующие работу обособленного подразделения и документы, образованные в процессе деятельности обособленного подразделения.

Заключение