Форма документа. Композиционные особенности текста документа

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

КГБОУ СПО  ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

Заочное отделение 

Специальность 032002 «Документационное обеспечение  управления и архивоведение»

Группа: 

Шифр 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине  Редактирование служебных документов

 

Тема  Форма документа. Композиционные особенности текста документа

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил 

 

 

Проверил 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение	3
1. Форма документа	4
2. Композиционные особенности текста документа	5
Заключение	9
Практическая работа	10
Список использованной литературы	12
Приложение	13

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Служебные документы  – весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке  – это синтаксические, лексические  и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

Главной особенностью композиции служебных  документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Композиция официально-деловых  текстов унифицирована и подчинена  комплексу государственных стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»), устанавливающих общие требования к содержанию и форме документов, используемых на всех уровнях управления. Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием.

К элементам содержания документа относятся распоряжения, обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д., к элементам оформления – реквизиты (наименование, адрес, дата, регистрационные номера и т.д.). Служебный документ, как правило, составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

 

 

1. ФОРМА ДОКУМЕНТА

 

Форма служебного документа  – это совокупность элементов  его оформления и содержания, оцениваемых  с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания – это структурные части основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его  назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым  формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Элементы, из которых состоит любой  документ, называются реквизитами. Правила  их составления и оформления, а  также место расположения на документах организации должны соответствовать            ГОСТу Р 6.30-2003. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа – 30 (см. в приложении). Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно  разделить на 3 основные части:

1. Заголовочную часть  (в нее входят реквизиты, расположенные  до текста);

2. Основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3. Оформляющую часть  (реквизиты, расположенные ниже  текста и приложения).

 

 

2. КОМПОЗИЦИОННЫЕ ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТА  ДОКУМЕНТОВ

 

Специфика изложения в документах заключается в том, что изложение  ведется по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики.

По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.

В описании характеризуется явление  путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство. Доказательство бывает двух типов: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное – то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики

Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов.

Кроме строгой последовательности изложения материала и его  расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ.

Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически  разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем, факсов и др. документов не превышают одной страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей.

1. Вводной, содержащей основания  или мотивы составления документа;

2. Основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся порядок  составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше  всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения  существа вопроса: предложения, просьбы  и т.д.

Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое  отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики и назначения.

 

Абзац – это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац»  также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования – часть, раздел, глава, которые также нумеруются.

В настоящее время  в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая  понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.

Текст служебного документа  может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном  объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего  применяются в документах по личному  составу организации, в документах по маркетингу, аудиту и т.п.

Тексты в форме таблицы  применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы  используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может  быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную  с особенностями канцелярской и  законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, «официальный» характер.

Стандартизация композиционной структуры текстов документов, обусловленная спецификой коммуникации в официально-деловой сфере, значительно упрощает работу с документацией. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу и затрудняет использование документа. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств.

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

Отредактируйте текст  и оформите документ.

 

Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Подольску  Московской области подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнение Указа президента Российской Федерации « Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих» от 19.07.2001 № 876

В приказе содержались  следующие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции В.Р. Горенской было дано указание внести соответствующие изменения в штатное расписание инспекции до 10 августа 2004 года.