Функции документа

Как и всякая система, документ создается обществом  лишь постольку, поскольку он выполняет  те или иные необходимые обществу функции. Функция документа - это  его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: 

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это  хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;  

б) общие функции  документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная  функция - это способность документа  удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием  информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция - это способность документа  быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную  коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

документы, ориентированные  в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные  записки, заявления, жалобы);

документы двустороннего  действия, взаимосвязанные между  собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

кумулятивная  функция - это способность документа  накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;  

в) специальные  функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными  потребностями общества. К ним  относятся:

управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция - это способность документа служить  средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета  дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка  в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная  или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная  функция - способность документа  содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления  и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция - способность документа  служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая  функция - способность документа  служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).  

К специальным  функциям документа можно также  отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций  документа, как и потребностей общества, неисчислимо. 

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько  функций, которые тесно переплетены  между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная). 

Знание функций  документа позволяет уяснить  целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. 

Знание функций  документа позволяет:

определить подлинную  ценность документа, социальную значимость его содержания;

правильно понять роль документной информации (в отличие  от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

осуществить научную  классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

определить наиболее оптимальные пути и средства его  изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;

разработать теоретические  основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.  

Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном  документальном массиве.