В пределах своей компетенции организации  всех  уровней   управления могут  направлять  письма при осуществлении  оперативных   связей с  вышестоящими  отраслевыми  и  функциональными  органами,   подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

       Письма, как правило,  должны  составляться  в  том  случае,  когда   невозможен или затруднен бездокументный  способ обмена информацией:   устные разъяснения,   указания   (личные   или    по    телефону),   инструктирование и др.

           При необходимости  срочной   передачи  информации  составляются   телеграммы и телефонограммы.

    Организации на  основании  положений  о  них  и  других   актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы   работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила   и др.,  перечень  которых  содержится в Общесоюзном классификаторе   управленческой документации   (ОКУД)    и    отраслевых    табелях   применяемых форм документов.

    Проект   управленческого   документа    должен    быть   согласован с   исполнителями   (авторами  текста),  руководителями   заинтересованных структурных подразделений или  организаций.

           Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в   следующей    очередности:    с    отраслевыми,    функциональными, территориальными подразделениями,  совещательными органами, и, при   необходимости,    общественными    организациями;     работниками,   ответственными  за  разрешение  функциональных  вопросов (главные,   старшие специалисты и т.д.);  с финансовым  подразделением  или   главным бухгалтером (бухгалтером);  с юридической службой; службой   документационного   обеспечения;   с   заместителем   председателя   коллегиального органа или с заместителем руководителя организации,   ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

           Внешнее согласование  в  зависимости   от  содержания документа   должно осуществляться в следующей  очередности:

           с подчиненными и неподчиненными  организациями, когда последние   выступают обязанной  стороной   в   правоотношениях,   возникающих   вследствие издания правового  акта,  или когда содержание  документа   затрагивает их  непосредственные интересы;       с организациями   и   научно-производственными  объединениями,   занимающимися исследованиями  в  той  области,  в  которой   имеет   отношение содержание документа;

      с общественными организациями  - в  случаях  необходимости   или   предусмотренных документами этих органов;

           с органами,  осуществляющими  государственный  надведомственный   контроль (надзор)     в    определенной    области    (санитарный,   противопожарный  и т.д.);

           с вышестоящими  органами  общей  или отраслевой компетенции – в случаях, когда  законодательством  предусматривается   возможность   совершения управленческих   действий,  только  с  разрешения  этих   органов.

           Управленческий документ    подписывается    или   утверждается  руководителем организации или замещающим его должностным лицом в   соответствии  с его компетенцией,  установленной правовыми актами   (устав или положение об  организации,  структурном подразделении,   должностная инструкция,  приказ  о распределении обязанностей и   др.).

           Две или более подписи проставляются   в  том  случае,  если  за   содержание документа   ответственны   несколько  должностных  лиц.

       Документы денежного,  материального   или   кредитного   характера,   служащие основанием     для     приема     и     выдачи     денег,   товарно-материальных  и  других  ценностей,  а   также   изменяющие   кредитные  и   расчетные  обязательства  с  другими  организациями,   подписывают руководитель организации и гл.  бухгалтер (бухгалтер);

       совместные документы     нескольких     организаций    подписывают   руководители всех  организаций.

           Документы, составленные   комиссией,   подписывают  все  члены   комиссии. Решения    (постановления)     коллегиальных     органов   подписываются председателем и секретарем.

           Распоряжения, издаваемые руководителем  коллегиального органа в   единоначальном  порядке, имеют одну подпись.

           Право подписи распорядительных  документов в форме указаний  или   распоряжений может   предоставляться   заместителю   руководителя,   главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

           Утверждаемые документы (инструкции,  положения,  уставы и др.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

           Протокол подписывает    председательствующий    на   заседании   коллегиального  органа (совета,  коллегии,  собрания,  совещания) и   секретарь.

           Доклады, докладные  записки,  справки   и   другие   документы   информационного, справочного  или  аналитического  характера могут   быть подписаны исполнителем,  если разрешаемые в  них  вопросы  не   выходят за   пределы   его   прав   и  компетенции,  установленных   должностной инструкцией.

    Документы - приложения могут быть трех видов:

           - утверждаемые  или  вводимые   в   действие   соответствующим   распорядительным документом (приложения  к правовым актам,  имеющие   самостоятельное значение);

           - поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

           - направляемые с письмом в  другие организации.

           На приложениях  к  распорядительным  документам и приложениях,   дополняющих или поясняющих содержание  другого документа,  в правом   верхнем углу печатают:

                                           Приложение к решению исполкома

    Свердловского областного

                                                Совета народных депутатов

                            . . . . . . . N . . . . . .

           При наличии нескольких приложений они нумеруются.       При рассылке приложений  без  распорядительных  документов  на   приложениях проставляется    гриф    утверждения    с    указанием   наименования   распорядительного    документа,    его    даты    и   номера (см. п. 2.3.2.4).

           Состав реквизитов и порядок  оформления документов – приложений должен соответствовать    требованиям    унифицированной   системы   документации, к которой относится документ - приложение.

    В   целях   сокращения   количества  применяемых  форм   документов министерства  и ведомства   разрабатывают   отраслевые   табели документов,   необходимых   и достаточных для реализации   функций и задач организаций.  В табель  включаются  документы как   традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.   Табель подписывается   ответственным   за   его   составление    и   утверждается руководителем ведомства.       Ведение табеля,  внесение  в  него  изменений   осуществляется   службой документационного обеспечения.  Составление документов, не   указанных в табеле, запрещается.

 

    Унификация и стандартизация управленческих документов.

 

    Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

    Стандартизация  документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

         Унификация документов проводится  в целях сокращения количества применяемых документов,  типизации их  форм,  повышения  качества,   снижения трудоемкости   их  обработки,  достижения  информационной   совместимости различных  систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управления,  более  эффективного  использования   вычислительной техники.

    Работа  по унификации включает:   

• разработку УСД,  которая   осуществляется   министерствами   и   ведомствами, ответственными     за     соответствующие     системы   документации;
• внедрение межотраслевых      (межведомственных)      УСД     в   республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД  и  ОКТЭИ  с   целью   поддержания   достоверности   информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов    отраслевых    унифицированных    форм документов, отражающих  специфику  отрасли и не вошедших в УСД,  а   также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых   классификаторов  технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

    Организационное  и методическое руководство унификацией   и стандартизацией  документов,  координацию   работ   и   контроль   осуществляет головная   организация  по  координации  внедрения  и   ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту работу   ведет головная организация по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли.

 

    Список литературы.

1. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.
2. Типовое   положение   о   ведении   делопроизводства    по   предложениям, заявлениям   и жалобам граждан в государственных   органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено   Постановлением  ГКНТ  СССР,  Госстандарта  и Главархива  СССР  от   30 ноября 1981 г. N 463/162/298.

 

3. Почтовые правила. - М.: Министерство связи СССР, 1985.
4. Указ  Президиума  Верховного  Совета   СССР   от  31.03.80   N 1812-х.
5. Указ  Президиума  Верховного  Совета  РСФСР  от  29.01.81 N 173.
6. Основные   правила   работы   государственных   архивов  с   кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.