Информационная безопасность и архивы

      - метрах - для копий кинодокументов;

      - времени звучания - для копий фонодокументов;

      - мегабайтах - для копий электронных  документов⁷⁴.

      При этом отдельно учитываются страховые  копии уникальных документов и особо  ценных документов и копии фонда  пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

      Учет  ведется по книгам учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

      Описи страхового фонда составляются в 4-х  экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и  третьи остаются в архиве⁷⁵.

      По  мере копирования и передачи страховых  копий уникальных документов и особо  ценных документов в специальный  архив к описям страхового фонда  составляются новые итоговые записи в установленном порядке.

      В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма⁷⁶.

      В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования  на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

      На  все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ»⁷⁷.

      За  единицу учета страхового фонда  документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько  микрофиш, отснятых с одного дела и  помещенных в один конверт, за единицу  хранения – микрофиша.

      По  книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

      Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

      Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования  документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром – соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса «СФ» – для страхового фонда и «П» (Позитив), «Д» (Диазокопия) - для фонда пользования⁷⁸.

      Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.

      Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются  независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и  описях страхового фонда и фонда пользования.

      Страховые копии фонодокументов на магнитной  ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются  в разных книгах учета поступлений  и описях⁷⁹.

      В итоговых записях книг учета поступлений  и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов⁸⁰.

      В итоговых записях к описям страховых  копий кинофотофонодокументов указывается  также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

      Номер единицы учета страхового фонда  кинофотофонодокументов переносится  в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

      Учет  копий архивных документов, созданных  в процессе их использования и  включенных в фонд пользования, ведется  в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.

      Основным  носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая  пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно  использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

      В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они  примерно 50-60% и расположены в  основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140 – 200 тысяч кадров в год⁸¹.

      В архиве организации, где документы  интенсивно используются в различны целях, рекомендуется создавать  фонд пользования, который может  быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

     Страховой фонд создается на случай утраты или повреждения оригинала документа, так как любой документ может быть поврежден или потерян.

§ 2.3. Перспективы совершенствования  системы информационной безопасности архивных учреждений.

     В Доктрине информационной безопасности ⁸² обозначаются в качестве угрозы информационной безопасности Российской Федерации, представляющей наибольшую опасность в сфере духовной жизни общества, ухудшения состояния и постепенный упадок объектов российского культурного наследия, включая архивы, музейные фонды, библиотеки, памятники архитектуры ввиду недостаточного финансирования.

     Для реализации государственной политики информационной безопасности Российской Федерации разрабатывается ряд федеральных программ, где архивы займут свое место.

     Защита  информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических  мер, направленных на:

     1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

     2) соблюдение конфиденциальности  информации ограниченного доступа,

3) реализацию  права на доступ к информации.

     Государственное регулирование отношений в сфере  защиты информации осуществляется путем  установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение  законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации. Обладатель информации, оператор информационной системы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить:

     1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;

     2) своевременное обнаружение фактов  несанкционированного доступа к  информации;

     3) предупреждение возможности неблагоприятных  последствий нарушения порядка  доступа к информации;

     4) недопущение воздействия на технические  средства обработки информации, в результате которого нарушается  их функционирование;

     5) возможность незамедлительного  восстановления информации, модифицированной  или уничтоженной вследствие  несанкционированного доступа к ней;

     6) постоянный контроль за обеспечением  уровня защищенности информации.

     Требования  о защите информации, содержащейся в государственных информационных системах, устанавливаются федеральным  органом исполнительной власти в  области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий. При создании и эксплуатации государственных информационных систем используемые в целях защиты информации методы и способы ее защиты должны соответствовать указанным требованиям. Федеральными законами могут быть установлены ограничения использования определенных средств защиты информации и осуществления отдельных видов деятельности в области защиты информации.⁸³

     Самой влиятельной и представительной международной неправительственной  организацией в области архивного  дела, объединяющей специалистов более 140 стран мира, является Международный  совет архивов (МСА). К числу основных его целей и задач относятся: развитие всех аспектов управления архивами и документацией, профессиональная подготовка архивистов, совершенствование исследований в области архивной теории и практики, разработка и внедрение стандартов.⁸⁴

     Росархив  действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов а области архивного дела и ДОУ.

     Росархив  ведет подготовку проекта постановления  Правительства РФ «О неотложных мерах  по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования  архивных документов», которое находится  на согласовании в соответствующих министерствах и ведомствах. Рассмотрение этого вопроса на правительственном уровне во многом должно помочь и в решении проблем развития архивного дела в регионах.⁸⁵

     Обеспечение информационной безопасности в архивах, в т.ч. режима секретности для  закрытых документов, может быть значительно повышено при условии решения вопроса о снятии необоснованных ограничений на использование документов, их рассекречивание в соответствии с российским законодательством. Высвободившиеся при этом средства могли бы быть использованы для повышения уровня обеспечения безопасности тех документов, которые в настоящее время действительно содержат информацию, относящуюся к государственной тайне.

      Экономия  средств на обеспечение режима закрытого  хранения документов, расширение возможностей использования рассекреченных документов позволят привлечь дополнительные внебюджетные средства и для соблюдения условий хранения документов, и для поддержания в рабочем состоянии старого и приобретения нового оборудования, обеспечения физической сохранности документов.⁸⁶

     В целях сдерживания негативных тенденций  и дальнейшей адаптации архивных учреждений к условиям и объективным  трудностям Росархива совместно  с архивными учреждениями наметил  и реализует комплекс мер по максимальной экономии и снижению расходования бюджетных ассигнований, привлечению дополнительных внебюджетных источников финансирования.

      Проведено совершенствование сети и структуры  федеральных архивов, принимаются  меры по расширению платных работ  и услуг, заключению соглашений с  зарубежными партнерами по совместной разработке открытых архивных фондов.⁸⁷