Использование БОСС-референт в документообороте

 

 

Использование БОСС-референт в документообороте.

Данная тема была выбранной  мной по причине моей заинтересованности в данном, актуальном как я считаю, вопросе, рассмотренном на примере отдельно выбранной системы электронного документооборота (СЭД). Значимость электронного документооборота обуславливается постоянно нарастающим количеством потоков информации и трудностями управления ими. В век развития электронно-цифровых технологий остро встают задачи соответствия прогрессу способов работы с информацией, чтобы такие направления деятельности, как Документоведение, делопроизводство и документационное обеспечение управление шагали в ногу со временем.

На сегодняшний день эффективное  управление организацией требует варианты решения проблемы управления потоками документации, и наилучшим из которых  является применение информационных технологий в организации делопроизводства и максимально использовать электронные  документы, то есть перейти к электронному документообороту.

Проблеме внедрения систем работы с электронными документами все больше уделяют внимание в нашей стране. На правительственном уровне рассматриваются вопросы административных регламентов в электронно-цифровом формате, объединение информационных ресурсов государства и создание электронного правительства. Были предприняты попытки решения задач внедрения электронного документооборота в деятельность органов власти в рамках административной реформа, что проводится в настоящее время.

Хочется немного сказать о нормативно-правовых актах составляющих правовую основу электронного документооборота. Информационное законодательство, регламентирующее использование информационно-цифровых и других электронных технологий в документообороте относится к активно развивающейся отрасли современного права.

Конституция РФ, как наиважнейший законодательный акт Российской Федерации, представляет собой своеобразный фундамент правового регулирования информационных правоотношений.

Также вопросы, касающиеся работы с электронными документами,, затрагиваются  в правовых актах отдельных сфер правового регулирования: административное, гражданское, уголовное, трудовое и  другое законодательство Р.Ф. Например, в Гражданском кодексе информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса говорится о возможности заключения сделок в электронной форме.

Федеральный закон «Об  информации, информатизации и защите информации» является основным  законодательным актом в структуре  информационного права. Он регулирует отношения, возникшие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение  информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации».

Теперь, возвращаясь к  теме данной работы, о самое системе «БОСС-Референт». «БОСС-Референт» — система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время «БОСС-Референт» является лидирующей СЭД на российском рынке.

«БОСС-Референт» используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Автоматизированное управления документооборотом с помощью «БОСС-Референт» повышает продуктивность работы сотрудников, облегчает доступа к информации для принятия управленческих решений и улучшает исполнительскую дисциплину, что приводит к повышению качества управления.

Использование СЭД «Босс-референт»  помогает в решении следующих  задач управления:

-организация эффективной работы с договорами;

-создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

-автоматизировать документооборот  органов власти федерального  или регионального уровня;

-обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;

-повысить эффективность  работы с заявками и обращениями;

-реализовать проектный  документооборот и возможность  более сплоченной коллективной работы;

-наладить управление  документами в рамках системы  выского качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

-поддержку процессов согласования задач:

-контроль исполнения поручений руководства:

-работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД «БОСС-Референт» обладает рядом  уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Можно выделить следующие некоторые отдельные преимущества:

1. Удобный интерфейс

Немаловажным фактором, влияющим на то, как скоро сотрудники смогут включиться в работу с новым приложением, и насколько оперативно будут реализовываться в системе электронного документооборота типовые операции, является usability — пользовательский интерфейс, который ориентирован на обеспечение максимального удобства работы пользователя с различными приложениями БОСС-Референт. Интерфейс сделан таким образом, чтобы различные группы пользователей могли работать быстрее и с большим удобством: им предоставляются только те инструменты и данные, которые им необходимы.

2. Полноценный web-доступ

БОСС-Референт имеет полнофункциональную web-версию, что способна поддерживать все требуемые пользовательские функции. Таким образом, данная СЭД предоставляет полноценную работу пользователем через какой-либо web-браузер, тем самым упрощая взаимодействия и сложенную работу пользователей.

3. Автоматизация процесса.

В любой организации должны существовать правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента или положения учитывающийся при автоматизации бизнеса. Такой регламент определяет работу с документом на разных этапах его жизненного цикла. При внедрении системы автоматизации документооборота регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа).

В «БОСС-Референт»  ЭАР называется «процессом принятия решений» «Процесс принятие решения» создается из карточки документа и маршрута движения документа.

Карточка документа —  это экранная форма, настраиваемая администратором, которая содержит необходимые атрибуты документа и сам документ в виде отсканированного электронного образа или же проекта документа, как пример, в формате M. Word.

Маршрут документа — это  последовательность стадий обработки  документа, которая настраивается  для каждого типа документов администратором системы. Маршрут включает в себя такие стадии обработки документов как:

-подготовка;

-согласование;

-подписание;

-утверждение;

-регистрация;

-исполнение;

-передача в архив.

В базовую версию системы  «БОСС-Референт» включены уже 5 настроенных «Процессов принятия решений» для типовых документов, которые используются в большинстве организаций, пользующихся данной системой. Это для:

-договоров;

-организационно-распорядительных  документов;

-проектов исходящих документов;

-служебных записок;

-заявок.

3. Защита данных.

Система «БОСС-Референт» поддерживает сертифицированные ФСБ России средства криптографической защиты информации. С помощью чего реализуется:

-использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это позволяет обеспечить подтверждение авторства и юридическую значимость электронных документов;

-шифрование данных, обеспечивающее дополнительную защиту информации, что содержится в электронном документе.

Хоть СЭД «БОСС-Референт» и является одной из самых востребованных систем электронного документооборота, всё же она, как и любая СЭД, имеет свои недостатки:

Босс-референт отличается своего многомодульнустью в интерфейсе, что можно посчитать как положительным, так и отрицательным качество. Например, несогласованность некоторых приложений. Так, создав поручения, согласование будет создать уже сложнее, приходится проводить через отдельный модуль, что доставляет своего рода неудобства.

Следующее - это раздача прав доступа пользователей. Данный процесс приходиться выполнять вручную почти для каждого отдельного доступа. Это требует большого затрата времени. 

Так же нуждаются в доработке механизмы почтовой передачи документов между организациями, без использования иных электронных «почтовых ящиков».

В целом, хочется сказать, СЭД «БОСС-Референт» отличается простотой и надежностью в использовании, почему ей и доверяют огромное количество организаций.