Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота

Министерство образования РФ

Государственный Университет Управления

Институт информационных систем управления

Кафедра Документоведения и Документационного Обеспечения  Управления

 

 

 

Курсовой проект на тему:

«Использование  электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота».

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил   студент группы ДиДОУ II-1

С.Г.Бежанишвили

Проверили  к.и.н., доцент А.В.Пшенко

ст.преп. Л.А Доронина

 

 

 

Москва

2000

 

Содержание

 

Введение

Задача накопления, обработки и  распространения информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого  времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем  – c изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного обмена произошел с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были административные системы обработки  данных. По мере своего дальнейшего  развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления  соответствующими объектами, где, как правило, несколько ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

Первые  проекты применения компьютерных средств  не как вспомогательный, а как  основной элемент системы документооборота, появились в начале 80ых годов. В то время камнем преткновения их развития стали недостаточный уровень развития материально-технической базы и отсутствие четких стандартов на электронные документы.

В 90ые годы, в связи со скоростным развитием вычислительной техники, появились системы управления документооборотом, построенные по принципу "клиент-сервер", приспособленные для работы в рамках небольшой локальной сети. Параллельно с этим, шло развитие всемирной компьютерной сети Internet. К середине 90ых годов стало возможным использовать ее в целях создания принципиально новых систем управления документооборотом.

Обзор литературы

Поиск литературы по данной теме был  в значительной мере затруднен. Ввиду  технологического отставания России описываемому вопросу было посвящено малое количество публикаций. Основой исходной информацией явились статьи из периодической литературы, посвященной информационным технологиям.

Первым рассмотренным источником были "Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97". В разделе 8.4, касающемся использованию Internet, дана информация о том, что такое электронное сообщение, электронная почта, и другие базовые понятия. Раздел отличается лаконичностью описания вопроса использования Internet, минимальное количество предоставленной информации говорит о том, что в момент написания ГОСТа не рассматривалось широкое использование электронных средств документооборота. В описании формирования адреса имеется некоторая неоднозначность. Написано: "Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным номером пользователя, и домена, который описывает место компьютер или локальную систему, где этот почтовый ящик находится." Первой неточностью является то, что адрес выбирается абонентом независимо от регистрационного номера, более того, их совпадение представляет собой уязвимое место с точки зрения безопасности информации. Вторая неточность заключается в том, что, во-первых, не каждый домен определяет физическое положение сервера (это относится к доменам первого уровня COM, ORG и т.д.), и, во-вторых – месторасположение пользователя никак не зависит от месторасположения сервера. В общем, впечатление о книге положительное, но ее ценность, как и ценность любого набора определений, с практической точки зрения минимальна.

Вторым предполагаемым источником оказался учебник "Организация работы с документами". В разделе об автоматизации делопроизводства дана классификация средств автоматизации  с описаниями особенностей и возможностей. В других разделах кратко описываются технологии электронной почты, гипертекста, построения компьютерных сетей.

Более объемными и содержательными  объектами, отобранными при поиске, стали статьи из специальных изданиях, посвященных компьютерным технологиям. Значительная часть из них имеют один большой общий недостаток – избыточность информации коммерческого характера ввиду использования в качестве источников материалы западных периодических изданий. Каждую излагаемую мысль авторы статей считают должным подтвердить двумя-тремя ссылками на данные экспертов.

Наиболее полное и конкретное рассмотрение проблемы встретилось в статье "Системы  управления документами на основе web-технологий", опубликованной в журнале Computer Week #07'97. Статья подробно описывает суть дела, определяя преимущества и недостатки применения Internet в целях создания системы управления документами. Излагается концепция использования web-технологии, без применения посторонних программных продуктов. В том же номере журнала имеется еще одна статья, описывающая вопросы безопасности использования глобальной сети. Оба эти источника, за исключением насыщенности экономическими данными, заслуживают хорошей оценки.

Статья "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet" из журнала "Сети" #04'2000 рассказывает о реализации подхода к использованию web-технологии, отличного от описанного в предыдущем источнике. Не вдаваясь в подробности, можно сказать, что речь идет об использовании программных продуктов, основой которых является интеграция с Internet.  Недостатком статьи, с точки зрения рассматриваемой проблемы, является чрезмерный акцент на специфические возможности приложений, работающих под управлением Lotus Domino/Notes, используемые в системе Госстандарта, но абсолютно бесполезные для иных пользователей.

Для организации электронного документооборота в рамках большой организации  мало одной лишь системы управления, а нужны еще и средства хранения электронных документов. Информация по этому вопросы была найдена в статье "Концепция построения электронного архива" , журнал "Открытые системы"#01'97. В отличие от многих других, в ней отсутствовали финансовые данные. Статья отличается четкостью анализа проблемы, ясной формулировкой предлагаемых решений и выводов. Большое внимание уделено технической стороне вопроса.

Также в качестве источника была взята  статья "Концепция системы автоматизации  отечественного документооборота", журнал "Открытые системы" #01'97. В  ней в доступной форме описана  суть проблемы автоматизации документооборота в российских условиях, дана классификация систем автоматизации работы с документами. коммерческая направленность статьи не является препятствием корректному изложению существа рассматриваемого вопроса. К недостаткам можно отнести ее некоторую неактуальность ввиду наличия устаревших данных, что сказывается в форме недостаточного внимания к web-технологиям по причине их недоразвитости на момент написания статьи.

 

Классификация средств  электронного документооборота,

Когда говорят об автоматизации  делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:

• центрального приложения, расположенного на сервере
• клиентских приложений, расположенных  на рабочих станциях
• программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных
• собственно документов, представленных в виде файлов различных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.

Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

 

Принципы технологии электронного документооборота.

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными  технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму  готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе  подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.

К объектам системы управления документооборотом  относятся структуры данных, над  которыми производятся операции. К  ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные  карточки, файлы документов, сообщения  и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения  организации. Собственно документ может  существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного  сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.