История делопроизводства

- механизация труда "канцелярских" работников;

- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг.

Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного офиса".

Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г.

ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Заключение

Из  всего выше изложенного мы можем сделать некоторые выводы.

Различные виды документов были известны человечеству с древнейших времен. Документы возникли вместе с письменностью – сначала как средство учета имущества и отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Собственно, первые письмена и были документами – бюрократическими записями, учетом имущества храмов и царей.

Первые русские письменные документы, сохранившиеся до наших дней, доказывают, что уже в Х веке на Руси существовали определенные правила написания официальных документов. В то время в основном фиксировались правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания). Также создаются документы, которые фиксировали конкретные частные правоотношения (закладные, заемные, отпускные грамоты и т. д.).

Первые деловые документы назывались грамотами. Главным образом это были акты правителей и письма, как официального, так и частного происхождения, на Руси 10 - 17 вв. Термин заимствован из Византии, где grammata обозначала послания, указы, письменные документы вообще. При Петре слово "грамота" в значении "деловой документ" перестало употребляться, так как Петр ввел западноевропейские принципы делопроизводства. Ныне термин "грамота" сохранился за некоторыми видами документов: верительные грамоты послов, похвальные грамоты, почётные грамоты.

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых, повторяемых образцов обращений и концовок в текстах документов, то есть типовых форм часто употребляемых документов. Из них составлялись прообразы современных пособий по делопроизводству, так называемые формулярники.

Важнейшим этапом развития отечественного официально-делового письма стало приказное делопроизводство (от слова «приказ» - так назывались первые государственные учреждения) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного аппарата и системы государственного делопроизводства.

Список использованной литературы

1.      Алексеев, Ю. Г. Псковская Судная грамота и ее время: Развитие феодальных отношений на Руси XIV–XV вв.[Текст]/ Ю. Г. Алексеев. - Л., 1980.

2.      Амосов, А. А. Лицевой летописный свод Ивана Грозного: Комплексное кодикологическое исследование [Текст]/ А. А. Амосов. - М., 1998.

3.      Голиков А. Г. Источниковедение отечественной истории [Текст]/ А. Г. Голиков.- М., 2000.

4.      Гуркова, И. Л. История делопроизводства/ И. Л. Гуркова. – М.,2006

5.      Данилевский, И. Н., Источниковедение: Теория. История. Метод. [Текст] / И. Н. Данилевский. – М.,2005.

6.      История развития делопроизводства в России[Текст] / под ред. Н. А. Никольской. – М.,2005

7.      Источники российской истории[Текст]: учеб. пособие.- М., 1998.

8.      Илюшенко, М. П. История делопроизводства [Текст]: учеб. пособие / М. П. Илюшенко.- М., 1974.

9.      Источниковедение истории[Текст] / Под ред. И. Д. Ковальченко.- М., 1981.

10. Источниковедение истории XIX – начала XX в. [Текст] / Под ред. И. А. Федосова.- М., 2000.

11. Кабанов В. В. Источниковедение российского общества[Текст] / В. В. Кабанов.- М., 1997.

12. Медушевская, О. М. История источниковедения [Текст]: учеб. пособие/ О. М. Медушевская.- М., 1988.

13. Медушевская О. М. Современное источниковедение [Текст]: учеб. пособие / О. М. Медушевская. М., 2003.

14. Медушевская, О. М. Теоретические проблемы источниковедения [Текст]: учеб. пособие/ О. М. Медушевская.- М., 1977.

15. Николаева, А. Т. Основные этапы развития отечественного источниковедения XV–XX вв. [Текст]: учеб. пособие/ А. Т. Николаева.- М., 2001.

16. Шмидт, С. О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI–XVII вв. [Текст]: учеб. пособие / С. О. Шмидт. - М., 1985.

17. Янин, В. Л. Очерки комплексного источниковедения: Средневековый Новгород [Текст]: учеб. пособие / В. Л. Янин. - М., 1977.