История развития делопрозводства в России

История развития делопроизводства в России

Делопроизводство в Древнерусском государстве

До конца XV в. единая система делопроизводства в Древнерусском государстве не была востребована самой системой управления. Функция управления выполняли отдельные должностные лица. Но в целом культура написания документов существовала (договоры с Византией 911 и 945г.)

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; житейные записи – при срочном найме работников; полные грамоты – при продаже в рабство и т.д.

Жалоба прогнанной мужем жены

Дело о покупке краденой рабыни

Документ об отдаче вещей на хранение

Документ о расчете по бессудной грамоте

С увеличением числа документов обозначились места для безопасного их хранения - центральные храмы. В крупных городах существовали хранилища документов. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри. Происходило формирование круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими делопроизводство.

В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, несанкционированного доступа и подделки, формировался профессиональный цех специалистов по работе с информацией.

Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство на Руси существовало на рубеже XV – XVII вв.

Система органов государственного           

        управления:

            Царь

    Боярская дума

           Приказ

Структура приказов:

    Приказной судья

              Дьяк

          Подьячие

Основные формы документации:

       Столбец (столп, столпик) - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Текст в столбцах имелся только с одной стороны, оборотная использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.

       Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги.

Основные виды документов

       Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям;

       Приговоры

       Наказы

       Доклады

       Памяти - имели хождение между приказами и затем переправлялись в нижестоящие инстанции

       Отписки - направлялись из местных учреждений, от воевод в приказы

       Челобитные - письменное обращение частных лиц в государственные учреждения

Столбец

Указная грамота

Челобитная грамота

              Процедура подготовки 
                  документов:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка документа к «докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

Коллежское делопроизводство

Становлением системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I.

1699г. -  ввод в обращение гербовой бумаги.
1700г. -  указ об отмене столбцовой формы документа и переходе к тетрадной форме.
1720 г. - утвержден "Генеральный регламент", который вводил систему коллежского делопроизводства.

Коллегии

       Иностранных дел

       Военная

       Адмиралтейская

       Камер-коллегия

       Штатс-контор-коллегия

       Ревизион-коллегия

       Берг-коллегия

       Мануфактур-коллегия

       Коммерц-коллегия

       Юстиц-коллегия

       Вотчинная

       Главный магистрат

Процедура рассмотрения и решения дел:

       вступление дела;

       подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению);

       слушание дела и принятие решения;

       оформление решения и доведение его до исполнителя;

       контроль за исполнением решения;

       архивное хранение дел (чего не было прежде).

Система документации:

ЗАМЕНА

       Приговоры, указные грамоты, наказы -

указами, регламентами, инструкциями, резолюциями;

       Челобитные – прошениями;

       Памяти и отписки – предложениями, сообщениями, рапортами, доношениями.

НОВОВВЕДЕНИЯ

       Финансовая сфера - термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;

       Военная сфера – реляции, предписания, диспозиции;

       Договорная международная сфера – ноты, меморандумы, депеши;

       Судебная сфера – допросы, показания, приговоры;

       Статистическая сфера – подушные переписи («ревизские сказки»), губернские сводки.

Использующиеся реквизиты:

       дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года»;

       наименование документа: в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа;

       подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. (отражали различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов).

Грамота

Указ

Министерская система управления и делопроизводства

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Но Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.

Первые министерства:

       Военно-морских сил

       Иностранных дел

       Внутренних дел

       Коммерции

       Финансов

       Народного просвещения

       Юстиции

       Государственное казначейство

Виды дел, поступающих в министерства:

       Текущие дела (на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

       Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

       Срочные, по обнаруженным злоупотреблениям – «не терпящие времени».

Виды документов, создающихся в процессе «производства дел»:

       документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

       документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Виды отчетов:

       отчеты в суммах;

       отчеты в делах;

       отчеты в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части

Использующиеся реквизиты:

       Наименование учреждения;

       Наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол);

       Дата документа;

       Регистрационный индекс документа;

       Заголовок к тексту документа(располагался непосредственно под реквизитами бланка);

       Ссылка на поступивший документ.

Советская эпоха государственного делопроизводства (1917-1941 гг.)

       30 октября 1917 г. - Декрет "О порядке утверждения и опубликования законов".

       8 декабря 1918 г. - Постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".

       1923 г. -  образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ)

       Январь 1925 г. - Государственное бюро организационного строительства  (Оргстрой), февраль 1926 г. - Государственный институт техники управления (ИТУ).

       1931г. - проект "Общих правил документации и документооборота"

История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

       1958 г. - утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" ;

       1964 г. – в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства;

       1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

       1973 г. – разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);

       1988 г. – вторая редакция  ЕГСД – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);

       70-80-х гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы;

       1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации

С начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов