История развития служб делопроизводства 1-ая пол. XIX в

История развития служб делопроизводства 1-ая пол. XIX в. 

       Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.

     В ежедневной практической деятельности приходиться решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

     Термин  «делопроизводство» появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX веков одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI–XVII веках в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

     В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует  термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» — так в XV–XVIII веках в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло, связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем, который, приняв решение, давал указанию писарю или секретарю, находившемуся при нем, составить соответствующий документ. «Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно ограничивалось. По этой причине не возникло в XV–XVIII веках на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса. Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.

     Термин  «справаводства» появился в белорусском  языке лишь в 20 – ые годы XX века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белоруссизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

     Многие  исторические факты свидетельствуют  о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX–X веках).

     В рамках Полоцкого княжества (в X–XIII веках) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X века уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII веке появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

     В XIII–XIV веках бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрессии и отстаивание торговых интересов белорусских земель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства — Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.

     В конце XIV века документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

     В XIV–XV веках была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII века. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

     Высшим  проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского — 1529, 1566, 1588 годов. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.

     В XV–XVI веках складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй — решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры — образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

     Наиболее  важным в плане утверждения системы  делопроизводства явился XVI век, когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потребностям государственной и общественной жизни, с другой — застоем в экономической, хозяйственной и политической жизни государства.

     В середине XVII века в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 году был заменен польским, который стал официальным делопроизводственным языком.

     Раздел  Речи Посполитой в конце XVIII века привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

В первой половине XX века стало очевидным, что некоторые черты исполнительного делопроизводства все в меньшей степени удовлетворяли потребностям государственного управления. Однако обновление системы делопроизводства осуществлено лишь после 1917 года и было связано с созданием новых органов законодательной и исполнительной власти.

     После октябрьской революции 1917 года начался  советский период в развитии делопроизводства. В 1917 – 1919 годах был разработан и  принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения  процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации».

     С 1972 года в СССР начали действовать  единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец» В 1973 году были введены в действие основные положения Единой государственной  системы делопроизводства. В 1975 году был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система  организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил  основные требования к унифицированным  формам организационно-распорядительных документов.

     Общее методическое и научное руководство  работами по унификации и стандартизации документов осуществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 года было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на унифицированные системы документации.

     В Беларуси после Октябрьской революции 1917 года наблюдается новый виток  развития национального делопроизводства. В 20-ые годы развернулась интенсивная  разработка и упорядочение белорусской  национальной терминологии. Большинство  терминов права и обществоведения  закрепилось в языковой практике, например: ахова здароўя, шляхі зносін, выканаўчы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн., 1926).

     Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство», образцы официальных бумаг, «Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926).

     Основы  современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-ые годы. В 1928 году был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем  приведено 1642 русских термина и  соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем — интернациональная.

     Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 года в республике были созданы  самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического  обеспечения делопроизводственных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет   по  архивам   и  делопроизводству   Республики Беларусь,   а  на  базе Института  историко-политических  исследований  был  создан  Белорусский научно-исследовательский   центр  документоведения, археографии и архивного дела (БелНИЦДААД), впоследствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БЕЛНИИДАД).

     В марте 1995 года Белорусским государственным  институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 года стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Затем с 1 июля 1996 года был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАД.

     Современное белорусское делопроизводство находится  на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и  поиск собственных языково-стилевых средств.