История создания ООО «ДИН» и структура делопроизводственной службы

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

- слово УТВЕРЖДАЮ;

- должность лица, утвердившего документ;

- личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

- дата утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________И.О.Ф.

«___»__________2000г.

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово
УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО приказом генерального директора

№__от_________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными
(заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адресат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:
Редакция журнала "Новый Мир"
123456, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.
Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

320045, г. Москва, ул. Карасева , 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример:

462351, г. Тула, ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес.
Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.
3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример: Приложение:
1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1 к приказу генерального директора

00.00.00. №__
3.14. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).
3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:
- слово СОГЛАСОВАНО;
- должность лица, согласовавшего документ;
- личная подпись и ее расшифровка;
- дата согласования.

4. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями
Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой
"лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя
Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация – отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания
«Дружба», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов.
Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем
ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Строительная
Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО
«Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:
01 – Генеральное управление;
02 – Управление по работе с персоналом;
03 – бухгалтерия;
04 – финансовый отдел;
05 – отдел развития бизнеса;
06 – отдел заказчика;
07 – архитектурно-планировочная мастерская;
08 – отдел информационных технологий;
09 – юридическая служба;
10 - филиал «Окна «Дружба»

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления.
Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация – получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела.
Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор
ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря
Генерального директора.

4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.
Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с
Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.