Экспертиза ценности документов

     Экспертная  комиссия имеет право:

     1 В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям и отдельным сотрудникам  учреждения по вопросам разработки  номенклатуры дел и формирования  дел в делопроизводстве, экспертизы  ценности документов, розыска недостающих  дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

     2 Запрашивать от руководителей  структурных подразделений: 

      - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

      - предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

     3 Заслушивать на своих заседаниях  руководителей структурных подразделений  о ходе подготовки документов  к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

     4 Приглашать на заседания комиссии  в качестве консультантов и  экспертов специалистов структурных  подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

     5 ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря  комиссии имеет право не принимать  к рассмотрению и возвращать  для доработки некачественно  и небрежно подготовленные документы.

     6 Информировать руководство учреждения  по вопросам, относящимся к компетенции  комиссии.

     7 В установленном порядке представлять  свое учреждение в органах  Государственной архивной службы  России.

     Экспертная  комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

     ЭК  работает по годовому плану, утвержденному руководством.

     Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания  комиссии протоколируются. Поступающие  на рассмотрение ЭК документы рассматриваются  на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

     Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются  правомочными, если в голосовании  приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют  только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

     Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании  членов. При разделении голосов поровну  решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

     Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование  ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений  возлагаются на секретаря комиссии. 

                        2.2 Этапы экспертизы ценности документов

     Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение  сроков хранения документов, отбор документов, научно-техническая обработка документов и оформление результатов экспертизы ценности.

     При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

     Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности  при документировании общих для  всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

     Раздел  Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников[9].

     Сроки хранения документов, указанных в  Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы  к передаче на государственное или  муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

     Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать  его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи  документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

     Если  организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

     Применяя  Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

     Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

     Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты  надбавки за выслугу лет» Перечня  срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

     Исчисление  сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

     Например, исчисление срока хранения дел, завершенных  в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

     Исчисление  сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

     Отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел[10]. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

     При полистном просмотре дел изымаются  копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

     По  итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала[11].

     Отбор документов к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению  производится только после составления описей дел постоянного или длительного хранения.

     Описи и акт рассматриваются на заседании  экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

     Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

     И только после этого отобранные к  уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

     Отобранные  к уничтожению и включенные в  акт документы передаются в организации  для их утилизации. Передача дел  для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

     Погрузка  и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

     В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.

     Научно-техническая  обработка предусматривает целый  комплекс работ по оформлению дела:

     1.Полистный просмотр документов дела;

     2.Формирование дела в соответствии с правилами;

     3.Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

     4.Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела;

     5.Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола);

     Дела  постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед  за обложкой, верхняя часть обложки  не подшивается. На первый лист накладывается  тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

     6.Нумерация листов в деле;

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно[12].

     7.Составление листа-заверителя;

     В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

     Лист-заверитель подшивается в конце дела (в  случае, если дело уже прошито или  переплетено, лист-заверитель можно  наклеить на внутреннюю сторону обложки).

     8.Оформление обложки дела.

     Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной форме:

     полное  название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

     индекс  дела – переносится из номенклатуры дел;

     заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;