Электронный документ

 

ВВЕДЕНИЕ

Проблема возрастания  объёмов документов сегодня актуальна  для всех. Все чаще из-за сложности  доступа к архивам увеличивается  время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным  решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Именно электронные  архивы стали необходимым условием эффективной работы современной  организации.

Цель курсовой работы: исследование проблем долговременного  хранения электронных документов.

В рамках достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:

1. Понятие «электронный документ»;

2. Этапы формирования  электронных документов в архиве;

3. Хранения электронных  документов в архиве;

4. Проблемы долговременного  хранения электронных документов.

Объектом  исследования в данной курсовой работе является электронный документ.

Предметом  -  рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования и анализ условий долговременного хранения электронных документов.

Методы исследования:

1. эмпирический метод, включающий в себя наблюдение и классификацию исследуемого материала;
2. сравнительно-сопоставительный анализ для выявления универсальных признаков электронных документов и проблем их долговременного хранения.

Материалом изучения послужили различные типы текстов производственных, торговых, коммерческих предприятий и организаций, статьи периодических изданий: Делопроизводство, Кадровое делопроизводство, интернет – ресурсы.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы «Проблемы долговременного хранения электронных документов».

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы

Работа  имеет традиционную структуру и  включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, четырех параграфов, заключение, список литературы. В первом разделе курсовой работы проанализированы основные понятия, этапы формирования и проекты по оцифровке документов; во втором разделе исследуются сроки хранения документов и проблемы долговременного хранения электронных документов.

 

1.ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.  ЭТАП ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

1.1 Понятие электронный  документ

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Федеральный Закон «об электронном документе»

Настоящий Федеральный  закон регулирует отношения, связанные  с формированием и использованием электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые  к электронным документам в электронном  документообороте.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.

Правовое регулирование  отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации”, настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.

Для целей настоящего Федерального закона применяются следующие  основные термины и определения: 

- электронный  документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; 

 

 

- реквизит электронного  документа – обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

- подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа; 

-электронный  документооборот – процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

- средства электронного документооборота– программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте; 

- участники  обмена электронными документами – физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами; 

- отправитель электронного документа-участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника; 

- получатель  электронного документа -участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

- посредник  в обмене электронными документами  (информационный посредник)-юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

- электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Основные требования, предъявляемые к электронному документу:

 

Электронный документ должен соответствовать следующим  требованиям:

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Юридическое значение электронных документов

1. Все экземпляры  электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона.

2. Электронный  документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.

3. Копия электронного  документа на бумажном носителе  имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

 

 

 

1.2 Этапы формирования электронных документов в архиве

Все операции, осуществляемые с электронными документами при  передаче на архивное хранение, должны быть документированы.

Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций  осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут  храниться в архиве организации  или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями  архивного хранения электронных  документов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

- обеспечение доступа  к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

- обеспечение  режима хранения электронных  документов, исключающих их утрату  или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать  поддержание оптимальных режимов  хранения технических носителей  электронных документов. Технические  параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения»; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. «Правила учета и хранения»; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД «Правила дублирования, учета и хранения»; ГОСТ 24.402-80 «Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение».

Отбор электронных  документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном  этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза  электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.

Отбор электронных  документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.

Электронные документы  поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

Подготовка  электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих  этапов:

- запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

-   проверка технического состояния;

- подготовка  сопроводительной документации (сопроводительная  документация электронного документа  должна быть достаточной для  обеспечения сохранности и использования  электронных документов);

- непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Сроки временного архивного хранения электронных  документов государственной части  архивного фонда Российской Федерации  в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства  Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

1.3 Проекты по  оцифровке документов

 

Потребности общества в ретроспективной информации имеют  межгосударственное значение, так как  в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.