Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский национальный технический университет

Автотракторный факультет

Кафедра «Экономика и управление на транспорте»

Контрольная работа

по дисциплине

«Информатика»

На тему: «Электронный документооборот и делопроизводство»

Выполнила

студентка гр. 101851

Зуенок Т.М.

Приняла: ст. преподаватель

Стефанович Н.В.

                      Минск, 2011г.

Оглавление

Введение              3

Современное делопроизводство :задачи и основные принципы              4

Документооборот в мире безбумажных технологий. Структура и компоненты системы электронного документооборота.              6

Ключевые особенности систем электронного документооборота на примере СЭД iTs-Office              10

Заключение              12

Список использованной литературы.              13

Введение

      Основной целью данной контрольной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота и основ делопроизводства». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

        Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций. 

       С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Современное делопроизводство :задачи и основные принципы

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основными  задачами делопроизводства можно назвать:

       Создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

       Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

       Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

       Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Принципы делопроизводства:

       Оперативность в составлении и прохождении документа;

       Высокое качество документов;

       Оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

       Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно

Существует три формы организации делопроизводства:

       централизованная,

       децентрализованная

       смешанная. 
 

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). 

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. 

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций;  улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;  обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;  использовать прогрессивные и производительные технические средства;  обеспечить единство организационного и методического руководства.  В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. 

              В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. 

              Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении .

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения. В мире компьютерных технологий делопроизводство стало терять свою популярность и на смену ему пришло делопроизводство.

Документооборот в мире безбумажных технологий.                                          Структура и компоненты системы электронного документооборота.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует некой реакции со стороны информационных технологий. Общество расходует огромное количество бумаги, да и информация, поступающая на бумажных носителях, менее динамична, чем электронная.

Идея безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.

И здесь есть некоторые причины:

               Получение информации в электронном виде требует привычки (это можно назвать скорее психологическим аспектом);

        Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

          Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в Беларуси на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.). 

Система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. 

Основные принципы электронного документооборота.

                Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

                Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

                Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

                Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

                Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

                Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Задача документооборота не может быть представлена некой изолированной ветвью в общем бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно связано с другими задачами, решаемыми информационной системой предприятия. Кроме того, задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями, зависит от технической оснащённости и пр.

СЭД может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями и т. п. Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:

       OPTIMA-WorkFlow

       DMS (Document Management System);

       Groupware.

Рассмотрим каждый из них в отдельности:

OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow— это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

        документационного обеспечения управления;

        контроля исполнительской дисциплины;

        архивного хранения бумажных и электронных документов;

        управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

        преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

        межтерриториального и межведомственного обмена документами;

        формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

        защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 350 клиентами.

Заложенный в основу разработки продукта подход, основанный на применении готовых к использованию и проверенных в ходе длительной эксплуатации программных компонентов, позволяет в ходе эксплуатации применять возможности программных решений и информационных технологий, обеспечив себе репутацию лидирующих в своем классе.

Document Management System

              DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

Функции Document Management System

Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;

Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);

Навигация и организация представления учётной информации о документах;

Свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;

Описание жизненного цикла обработки документа;                                              

Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
 

              Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.

GroupWare

Данная концепция зародилась где-то в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.

Функции системы:

       хранение и поиск документов;

       поддержка канцелярии;

       маршрутизация и контроль исполнения документов позволяют управлять документопотоками на предприятии и контролировать исполнение работ по документам.

       аналитические отчеты;

       информационная безопасность;

       управление проектами. Работа разбивается на отдельные этапы, назначаются исполнители, сроки, ресурсы и контролируется ход выполнения;

       создание электронного архива. Создание долговременного хранилища документов и управление электронным архивом с учетом процедур списания и уничтожения документов. Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, к которому работники и клиенты фирмы имели бы удобный доступ повсеместно и в любое время;

       многоязычная поддержка, локализации решения для любой страны.

Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Эти приложения, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

Таким образом, наличие в общей информационной среде организации комплексной системы автоматизации документооборота, объединяющей функции Workflow, DMS и Groupware, позволяет повысить прозрачность процессов, оптимизировать структуру организации, качество принятия решений и гибкость управления, скорость процессов формирования и обработки документов, качество услуг и производительность работы персонала и пр

Большинство современных СЭД рассчитаны на применение в условиях одновременного функционирования бумажного документооборота. Это несколько задерживает развитие отрасли, однако позволяет организациям внедрять такие системы постепенно, не нарушая установленный режим работы. Обновления также происходят «прозрачно» за счет совместимости различных версий. Важной особенностью всех СЭД является открытость: все АР1-интерфейсы открытые, что позволяет добавлять новые функции, а также подстраивать работу всей системы под конкретные бизнес-процессы. Это весьма существенно, поскольку количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, очень велико. При внедрении СЭД в определенную организацию речь может идти фактически о двух исполнителях: первый предоставляет платформу (Lotus Notes/Domino, Oracle Workflow), второй (интегратор) — расширяет эту платформу в соответствии с требованиями заказчика и внедряет ее. 

Ключевым элементом СЭД является наличие интеграционных возможностей: решения могут действовать «в связке» с различными программными приложениями и технологиями работы с документами. В процессе движения документов нет необходимости использовать непосредственно утилиты СЭД: необходимые функции появляются в стандартных приложениях. Кроме того, в некоторых СЭД предусмотрены возможности интеграции с наиболее распространенными ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), что позволяет системам электронного документооборота выступать в качестве связующего звена между элементами информационной системы организации.

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами.

Первая проблема: «Что выбрать?»:

При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:

       Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;

       Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;

       Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;

Вторая проблема: «Как внедрить»— также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором — недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы — это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД — это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы.

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.

Ключевые особенности систем электронного документооборота              на примере СЭД iTs-Office

               Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений – бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

                  Но у всех их присутствовал один существенный недостаток – работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.     

                    Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Рассмотрим системы электронного документооборота на примере СЭД iTs-Office.
iTs-Office – система электронного документооборота, обеспечивающая создание единого пространства для работы с документами на предприятии. Позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба. СЭД iTs-Office построена на платформе Lotus Notes/Domino от IBM и является полноценной системой класса ECM (Enterprise Contetnt Management system).

В виду своей функциональности, данная СЭД может стать единой стратегической инфраструктурой для поддержки всего жизненного цикла плохо структурированной информации в организациях любого масштаба. iTs-Office позволяет обеспечить всех сотрудников организации возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Ключевые особенности СЭД iTs-Office:

Масштабируемость.

Рассматриваемая СЭД позволяет обеспечивать одновременный доступ к системе неограниченному числу пользователей и поддержку распределенных хранилищ любого объема. iTs-Office обладает возможностями настройки и доработки, учитывая специфику организации любого масштаба, также она позволяет обеспечивать работу организаций с географически распределенной структурой.

Безопасность информации.

Безопасность информации обеспечивается характерными особенностями платформы Lotus Notes/Domino. Общепризнанный факт, что Lotus Notes/Domino является самой оптимальной платформой, которая обеспечивает защиту информации наилучшим образом, среди всех возможных аналогов. Не известны случаи взлома данной системы и утечки или утраты информации.
Используется многоуровневая защита доступа к документам, существует возможность подключения внешних средств электронной подписи. Система безопасности защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования, до утверждения, публикации, архивации или удаления.

Открытость.

Система обеспечивает простую интеграцию с различными приложениями и информационными системами. СЭД iTs-Office поддерживает большое количество ведущих стандартов и форматов электронного представления информации.

Автоматизация бизнес-процессов.

iTs-Office позволяет управлять и контролировать контент на протяжении всего его жизненного цикла. Мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей.
Для обеспечения оперативной и простой связи между сотрудниками компании, привлечению их к участию в совместных бизнес-процессах, используется разработка IBM Sametime, а также почтовый сервер самой платформы Lotus Notes/Domino. Пользователи системы iTs-Office могут выполнять различные действия прямо из карточек документов (выслать закладку на документ любому пользователю, переслать документ и т.д.). Система электронного документооборота работает в различном аппаратном и программном окружении – поддержка различных операционных систем и серверного программного обеспечения (Microsoft, Linux, Mac и др.).

Заключение

              В данной работе  ознакомилась с понятием системы электронного документооборота и делопроизводства. определила характерные особенности хранения информации в современных организациях и узнали о разделении информации на структурированную и неструктурированную.

Узнала о существовании трех форм организации современного делопроизводства.

              Я узнала, что существуют системы для работы только со структурированной информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной информацией. Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами

Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера мною была выбрана популярная СЭД iTs-Office. На ее примере, я рассмотрела ключевые показатели качества электронного документооборота, особенностями, которыми должны обладать современные системы электронного документооборота.  
С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

                Многофункциональной;

                Удобной;

                Легкой в освоении:

                Стабильной;

                Надежной;

                Быстрой.

Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности. 

В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

Список использованной литературы.

1.              Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.

2.              Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник .-Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 375 с.

3.              Кирсанова М.В. Современное делопроизводство учебное пособие 3-е изд. – Москва—Новосибирск: ИНФРА-М—Сибирское соглашение, 2003.

4.              Саттон, Майкл Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж.Д. Саттон. – СПб. : Азбука : БМикро, 2002. – 448 с.

5.              Смирнова, Г.Н. Учебное пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Г.Н. Смирнова. – М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. – 168 с.

2